Il budget per voci, non sul totale
Un finanziatore non chiede quanto avete speso, ma quanto avete speso su ciascuna voce approvata. In 4ong il budget del progetto si inserisce per voci di spesa — ad esempio risorse umane, trasferte, attrezzature, subappalti, costi indiretti, come le ha approvate il finanziatore — e ogni spesa registrata viene assegnata a una voce. Il consumo si vede per ogni voce, rispetto all'importo pianificato, così gli sforamenti si notano nel mese in cui avvengono, non alla rendicontazione finale, quando si correggono con difficoltà o per nulla.
Le scadenze di rendicontazione, in evidenza
Ogni contratto di finanziamento ha il proprio calendario: rapporto intermedio a sei mesi, rapporto finanziario a fine progetto, richieste di rimborso a intervalli fissi. Quando l'organizzazione ha cinque progetti con cinque finanziatori diversi, il calendario diventa la fonte più frequente di urgenze. In 4ong le scadenze stanno nel calendario di rendicontazione del progetto e un avviso nell'applicazione vi segnala quando si avvicina la scadenza di un rapporto. Gli avvisi sono nell'applicazione — 4ong non invia e-mail né SMS.
Le cifre per il rapporto, a portata di mano
Per il rapporto finanziario avete già le cifre: le spese assegnate alle voci di budget, rispetto al budget approvato. Ogni spesa porta un riferimento al documento giustificativo — un testo o un URL verso il luogo in cui lo conservate — così, a un controllo o a una verifica del finanziatore, sapete subito dove si trova l'originale. 4ong non ha il caricamento di file e non genera il rapporto narrativo o finanziario: il testo lo redigete voi, partendo dalle cifre del pannello.
Che cosa rientra nel modulo e che cosa resta fuori
Il modulo progetti tiene la pipeline, il budget per voci, le spese con riferimento al documento e il calendario di rendicontazione, e il numero di progetti aperti dipende dal piano. Non tiene indicatori di progetto, non riceve file caricati, non genera rapporti per il finanziatore e non sostituisce la contabilità: la partita doppia resta al commercialista o al suo programma di contabilità. Se vi serve solo un'evidenza chiara di budget e scadenze, è esattamente quello che fa.
