Domande frequenti

Inizi in pochi minuti: crei l'organizzazione, attivi i moduli che ti servono (donatori, campagne, volontari, progetti) e inviti i colleghi. La configurazione di una piccola associazione — import dei donatori, apertura di una campagna ed elenco dei volontari — richiede di solito una giornata di lavoro.

Sì. Esporti il file in CSV e lo carichi in 4ong, dove mappi le colonne sui nostri campi (nome, e-mail, telefono, tipo di donatore, importo, data). L'import rileva i duplicati per e-mail e codice fiscale, così la stessa persona non finisce tre volte in archivio. Prima di confermare puoi eseguire un import di prova su poche righe.

Al posto di un blocco di ricevute, un foglio di calcolo dei volontari e una cartella di contratti hai un unico archivio in cui ogni donatore, socio e volontario ha uno storico completo. I moduli Google restano utili per le iscrizioni rapide — importi le risposte in 4ong, dove emetti le ricevute, segui le quote associative e rendiconti le ore di volontariato senza ricopiare nulla a mano.

Ogni donatore ha una scheda con i contatti, lo storico delle donazioni, le campagne che ha sostenuto e i documenti emessi a suo nome. Vedi subito il totale donato, la data dell'ultima donazione e se è attivo un impegno ricorrente. I donatori si segmentano — persone fisiche, aziende, donatori ricorrenti, donatori inattivi — e si lavorano per liste.

Registri un impegno ricorrente (mensile, trimestrale o annuale) con importo e data di inizio, e 4ong segue ogni scadenza mostrando che cosa è stato incassato e che cosa resta aperto. Quando una donazione ricorrente si interrompe, il donatore compare nell'elenco di recupero, così sai chi contattare.

Sì. Per le donazioni delle persone fisiche generi ricevute numerate, mentre per il sostegno delle aziende conservi i contratti di sponsorizzazione stipulati ai sensi della legge rumena 32/1994. Le aziende hanno bisogno di questi documenti per la deduzione prevista dal Codice fiscale (legge 227/2015, art. 25 comma (4) lettera i)), e tu li hai raggruppati per donatore e per anno fiscale.

Sì. Registri i moduli 230 ricevuti — su carta o raccolti online — raggruppati per anno fiscale e per la persona che li ha portati, e segui quanti sono stati depositati e quali somme sono effettivamente arrivate. Gli importi vengono versati solo se l'organizzazione è iscritta nel registro degli enti/unità di culto (iscrizione con il modulo 163), e 4ong tiene a portata di mano i dati necessari a quel fascicolo e alla relazione per il consiglio direttivo.

Crei la campagna con un obiettivo di raccolta, un periodo e uno scopo chiaro, poi vi colleghi donazioni, eventi e volontari coinvolti. La pagina della campagna mostra in tempo reale quanto è stato raccolto rispetto all'obiettivo, quanti donatori hanno contribuito e qual è la donazione media.

Sì. Ogni campagna ha il proprio obiettivo, il proprio budget di costi e i propri report, e le donazioni vengono assegnate a una campagna già al momento della registrazione. Confronti che cosa ha funzionato — la campagna di Natale, una raccolta d'emergenza o la campagna per la destinazione del 3,5% — e decidi dove vale la pena investire l'impegno del team l'anno successivo.

Un report di campagna con il totale raccolto rispetto all'obiettivo, il numero di donatori nuovi e ricorrenti, la provenienza delle donazioni e il costo della campagna. Puoi esportarlo per il consiglio direttivo o per la relazione annuale di attività dell'associazione.

Ogni volontario ha una scheda con contatti, disponibilità, competenze e attività a cui ha partecipato. Puoi raggrupparli per squadra o per progetto e vedere a colpo d'occhio chi è attivo, chi non si presenta da mesi e chi ha il contratto di volontariato scaduto.

Sì. Per ogni volontario registri il contratto di volontariato e la scheda di attività richiesti dalla legge rumena 78/2014, con data di inizio, durata e attività. Alla fine della collaborazione hai tutto quello che serve per il certificato di volontario e per la relazione di attività allegata.

Le ore si imputano a un'attività, a un progetto o a un evento — dal coordinatore o dal volontario stesso, con validazione successiva. I totali si sommano automaticamente per volontario, per progetto e per periodo, il che serve sia ai certificati sia alla rendicontazione del contributo in natura ai finanziatori.

Ogni progetto contiene il finanziatore, il contratto di finanziamento, il periodo di attuazione, il budget per voce e le attività previste. Le spese vengono imputate a una voce di budget, così vedi in qualsiasi momento quanto è stato consumato su ogni voce e quanto resta fino alla fine del progetto.

Hai l'esecuzione del budget per voce, l'elenco delle spese con i giustificativi allegati, le ore di volontariato imputate al progetto e gli indicatori di risultato. Da lì escono la relazione finanziaria e quella narrativa, invece di ricostruirle da estratti conto e faldoni pochi giorni prima della scadenza.

Sì. Contributi a fondo perduto, sponsorizzazioni, donazioni e quote associative restano separati, ciascuno con la propria destinazione, così puoi dimostrare che i fondi vincolati sono stati usati secondo il contratto. Vedi anche la situazione consolidata dell'organizzazione su tutte le fonti di entrata.

Hai il registro dei soci con data di adesione, tipo di qualifica (socio fondatore, socio, socio onorario), stato attuale e storico delle delibere dell'assemblea generale che li riguardano. La struttura segue gli obblighi di tenuta di un'associazione costituita secondo l'ordinanza governativa rumena 26/2000.

Definisci la quota per categoria di socio e per periodo, e 4ong mostra chi ha pagato, chi è in ritardo e da quanto. Puoi inviare solleciti prima della scadenza ed estrarre l'elenco dei soci con diritto di voto per l'assemblea generale senza controllare gli estratti conto a mano.

Perché in un ente non profit il numero di persone coinvolte cambia di mese in mese e un prezzo per utente ti spingerebbe a tenere volontari e coordinatori fuori dal sistema. Con 4ong paghi un abbonamento con tutti i moduli inclusi e aggiungi quanti colleghi e volontari ti servono, senza costi extra. Pagamento con carta o bonifico, mensile o annuale con sconto.

Sì, inizi con una prova senza carta, in cui puoi importare i dati reali e configurare le prime campagne. Se decidi di continuare, i dati restano esattamente dove li hai messi — non rifai la configurazione da capo.

Sì. Se hai un'associazione e una fondazione, o filiali locali, le gestisci dallo stesso account e passi dall'una all'altra, ciascuna con i propri donatori, campagne, volontari e progetti. Definisci ruoli e permessi per utente — un coordinatore dei volontari, per esempio, non ha bisogno di vedere gli importi donati.

Ricevi supporto in-app e assistenza nella migrazione dei dati. 4ong fa parte dell'ecosistema 4b2b insieme a 4invoices (fatturazione), 4notify (SMS e WhatsApp), 4appointments (appuntamenti) e 4hosting — così puoi inviare i ringraziamenti ai donatori tramite 4notify o emettere le fatture per i servizi dell'organizzazione tramite 4invoices.

I dati sono ospitati nell'Unione Europea e si possono esportare in qualsiasi momento, senza vendor lock-in. Per ogni persona in archivio sono registrati consenso e preferenze di comunicazione, quindi una richiesta di accesso o cancellazione si evade dalla sua scheda, con registro delle operazioni. L'accesso si assegna per ruolo, così i dati sensibili di donatori e beneficiari li vede solo chi ne ha bisogno.

Esporti in qualsiasi momento donatori, soci, volontari, donazioni e progetti in un formato aperto, per portarli altrove o archiviarli secondo la tua politica di conservazione. Non blocchiamo l'export e non lo nascondiamo dietro un piano superiore. I backup sono giornalieri e l'organizzazione mantiene il controllo dei propri dati.