Dalla registrazione alla prima attività
Il volontario si registra indicando i dati di contatto, le competenze e le fasce orarie in cui può essere disponibile. Il coordinatore crea l'attività — una giornata di pulizia, una distribuzione di aiuti, un laboratorio — con data, luogo, numero di volontari necessari e responsabile. L'assegnazione avviene dall'elenco dei disponibili e i volontari ricevono la conferma. Nulla di tutto questo dipende più da chi custodisce la lista giusta sul proprio telefono personale.
Registrare le ore e perché è importante
Le ore si registrano per ogni attività, non in modo globale a fine anno. Così si sa esattamente quante ore ha contribuito ciascun volontario, quante ore ha assorbito un progetto e quanto vale, come apporto, il lavoro volontario dell'organizzazione. Nei rapporti per i finanziatori, il lavoro volontario viene spesso riconosciuto come cofinanziamento — e un registro tenuto per attività è l'unico che regge a un controllo, a differenza di una cifra tonda stimata alla fine.
Accordi e certificati di volontariato
In 4ong l'accordo viene generato dalla scheda del volontario e resta allegato lì, insieme alla registrazione delle formazioni e ai consensi firmati. Il certificato viene emesso in base alle ore già registrate e alle attività a cui il volontario ha partecipato, quindi non va più ricostruito a memoria quando uno studente lo richiede.
I volontari nel quadro completo dell'organizzazione
Molto spesso la stessa persona è volontario, donatore e socio. Tenuti in file separati, questi tre ruoli non si vedono mai insieme e l'organizzazione finisce per chiedere denaro a chi ha appena dedicato quaranta ore. Nella piattaforma la persona è una sola, con i suoi ruoli, e la comunicazione può tenerne conto.
