Il budget per voci, non per totale
Un finanziatore non chiede quanto ha speso, ma quanto ha speso su ciascuna voce approvata. In 4ong il budget del progetto si inserisce per voci di spesa ammissibili — personale, trasferte, attrezzature, subappalti, costi indiretti — e ogni spesa registrata viene allocata a una voce. Il consumo è visibile in tempo reale, con l'importo residuo su ciascuna voce, così gli sforamenti si notano nel mese in cui si verificano e non in fase di rendicontazione finale, quando sono difficili o impossibili da correggere.
Scadenze di rendicontazione, con responsabile
Ogni contratto di finanziamento ha il proprio calendario: un rapporto intermedio a sei mesi, un rapporto finanziario alla fine, richieste di rimborso a intervalli fissi. Quando l'organizzazione gestisce cinque progetti con cinque finanziatori diversi, quel calendario diventa la fonte più frequente di emergenze. Nella piattaforma le scadenze sono collegate al progetto, con un responsabile e un avviso prima della scadenza, e il cruscotto mostra quale rapporto è in arrivo nel periodo successivo.
Rapporti al finanziatore, costruiti dai dati
Il rapporto finanziario si costruisce dalle spese già allocate alle voci di budget, mentre quello narrativo parte dalle attività svolte e dagli indicatori assunti, con il loro stato di avanzamento. Poiché entrambi provengono dalla stessa fonte, la cifra nel rapporto narrativo e quella nel rapporto finanziario non si contraddicono più. I documenti giustificativi restano allegati alle spese, quindi in caso di controllo o di verifica da parte del finanziatore il fascicolo si ricompone in pochi minuti.
Cofinanziamento e lavoro volontario
Molti finanziamenti richiedono un contributo proprio, e una parte di esso può essere coperta dal lavoro volontario riconosciuto come contributo in natura. Poiché le ore di volontariato si registrano sulle attività collegate al progetto, il contributo si calcola da dati reali e non da una stima finale. Il resto del cofinanziamento — donazioni destinate al progetto, sponsorizzazioni, entrate proprie — viene monitorato separatamente, così si sa sempre quanto manca ancora da coprire.
