De l’inscription à la première activité
Le bénévole entre dans le registre numéroté avec ses coordonnées. On conclut pour lui la convention de bénévolat avec la fiche de tâches ; s’il est mineur, l’accord du représentant légal est nécessaire. Ce n’est que lorsque la convention est active que le coordinateur peut l’affecter à une activité et saisir des heures — le système refuse l’affectation et les heures pour un bénévole sans convention active, et une alerte dans l’application vous signale un tel cas. Plus rien de tout cela ne dépend de qui tient la bonne liste sur son téléphone personnel.
Les heures : saisies par l’organisation, validées
Les heures de bénévolat sont saisies par l’organisation, pas par le bénévole — 4ong n’a pas de portail bénévole et les bénévoles ne pointent pas eux-mêmes leurs heures. Chaque saisie est ensuite validée, et seules les heures validées comptent pour le total et l’attestation. Pour les rapports aux financeurs, un suivi tenu à jour, avec des heures validées par bénévole, est bien plus crédible qu’un chiffre rond estimé à la fin. Le nombre de bénévoles actifs simultanés dépend de l’offre.
Conventions et attestations
Une convention de bénévolat écrite et une attestation de l’activité exercée font partie d’une documentation correcte. Dans 4ong, la convention est enregistrée dans la fiche du bénévole, avec la fiche de tâches. L’attestation est numérotée et générée à partir des heures validées, à la demande du bénévole — il n’est donc plus nécessaire de la reconstituer de mémoire quand quelqu’un la réclame pour un dossier. Les documents imprimés sont pour l’instant conçus selon le droit roumain et rédigés en roumain.
Les bénévoles dans la même base de contacts
Très souvent, la même personne est à la fois bénévole, donatrice et membre. Tenus dans des fichiers séparés, ces trois rôles ne se voient jamais ensemble. Dans 4ong, les personnes sont des contacts dans une base unique, avec étiquettes et rôles, et le consentement RGPD est enregistré par canal, avec historique. Les messages aux bénévoles, c’est vous qui les envoyez, en dehors de la plateforme : 4ong n’envoie ni e-mails, ni SMS, ni notifications aux bénévoles.
