Questions fréquentes

Vous démarrez en quelques minutes : vous créez l'organisation, activez les modules dont vous avez besoin (donateurs, campagnes, bénévoles, projets) et invitez vos collègues. La mise en place d'une petite association — import des donateurs, ouverture d'une campagne et liste des bénévoles — prend en général une journée de travail.

Oui. Vous exportez le fichier en CSV et le chargez dans 4ong, où vous faites correspondre les colonnes à nos champs (nom, e-mail, téléphone, type de donateur, montant, date). L'import détecte les doublons par e-mail et par numéro fiscal ou personnel, pour que la même personne ne figure pas trois fois dans la base. Vous pouvez lancer un import de test sur quelques lignes avant de valider.

À la place d'un carnet de reçus, d'un tableur de bénévoles et d'un classeur de contrats, vous avez une seule base où chaque donateur, membre et bénévole possède un historique complet. Les formulaires Google restent utiles pour les inscriptions rapides — vous importez les réponses dans 4ong, où vous émettez les reçus, suivez les cotisations et déclarez les heures de bénévolat sans rien recopier à la main.

Chaque donateur dispose d'une fiche avec ses coordonnées, l'historique de ses dons, les campagnes qu'il a soutenues et les documents qui lui ont été délivrés. Vous voyez immédiatement le total donné, la date du dernier don et si un engagement récurrent est actif. Les donateurs se segmentent — particuliers, entreprises, donateurs récurrents, donateurs inactifs — et se travaillent par listes.

Vous enregistrez un engagement récurrent (mensuel, trimestriel ou annuel) avec un montant et une date de début, et 4ong suit chaque échéance en indiquant ce qui a été encaissé et ce qui reste dû. Lorsqu'un don récurrent s'arrête, le donateur apparaît dans la liste de reconquête, pour savoir qui contacter.

Oui. Pour les dons de particuliers, vous générez des reçus numérotés ; pour le soutien des entreprises, vous conservez les contrats de mécénat conclus au titre de la loi roumaine 32/1994. Les entreprises ont besoin de ces documents pour la déduction prévue par le Code fiscal (loi 227/2015, art. 25 al. (4) lettre i)), et vous les avez regroupés par donateur et par exercice fiscal.

Oui. Vous enregistrez les formulaires 230 reçus — sur papier ou collectés en ligne — regroupés par exercice fiscal et par personne qui les a apportés, et vous suivez combien ont été déposés et quelles sommes sont réellement arrivées. Les montants ne sont versés que si l'organisation est inscrite au registre des entités/unités de culte (inscription via le formulaire 163) ; 4ong garde à portée de main les données nécessaires à ce dossier et au rapport au conseil d'administration.

Vous créez la campagne avec un objectif de collecte, une période et une finalité claire, puis vous y rattachez les dons, les événements et les bénévoles impliqués. La page de campagne affiche en temps réel la part de l'objectif atteinte, le nombre de donateurs et le don moyen.

Oui. Chaque campagne a son objectif, son budget de coûts et ses rapports, et les dons sont affectés à une campagne dès leur enregistrement. Vous comparez ce qui a fonctionné — l'appel de Noël, une collecte d'urgence ou la campagne de redirection des 3,5 % — et décidez où l'effort de l'équipe vaut la peine l'année suivante.

Un rapport de campagne avec le total collecté par rapport à l'objectif, le nombre de donateurs nouveaux et récurrents, l'origine des dons et le coût de la campagne. Vous pouvez l'exporter pour le conseil d'administration ou pour le rapport annuel d'activité de l'association.

Chaque bénévole a une fiche avec ses coordonnées, ses disponibilités, ses compétences et les activités auxquelles il a participé. Vous pouvez les regrouper par équipe ou par projet et voir d'un coup d'œil qui est actif, qui n'est plus venu depuis des mois et de qui le contrat de bénévolat a expiré.

Oui. Pour chaque bénévole, vous enregistrez le contrat de bénévolat et la fiche d'activité exigés par la loi roumaine 78/2014, avec la date de début, la durée et l'activité. À la fin de la collaboration, vous disposez de tout ce qu'il faut pour le certificat de bénévole et le rapport d'activité qui l'accompagne.

Les heures sont saisies sur une activité, un projet ou un événement — par la coordination ou par le bénévole, avec validation ensuite. Les totaux se cumulent automatiquement par bénévole, par projet et par période, ce qui sert aussi bien aux certificats qu'à la déclaration de la contribution en nature aux financeurs.

Chaque projet contient le financeur, le contrat de financement, la période de mise en œuvre, le budget par ligne et les activités prévues. Les dépenses sont affectées à une ligne budgétaire, ce qui permet de voir à tout moment ce qui a été consommé sur chaque ligne et ce qui reste jusqu'à la fin du projet.

Vous avez l'exécution budgétaire par ligne, la liste des dépenses avec les justificatifs joints, les heures de bénévolat imputées au projet et les indicateurs de résultat. Le rapport financier et le rapport narratif en découlent, au lieu d'être reconstitués à partir des relevés bancaires et des classeurs quelques jours avant l'échéance.

Oui. Les subventions, le mécénat, les dons et les cotisations sont tenus séparément, chacun avec son affectation, afin de prouver que les fonds affectés ont été utilisés conformément au contrat. Vous voyez également la situation consolidée de l'organisation, toutes sources de revenus confondues.

Vous disposez du registre des membres avec la date d'adhésion, le type de qualité (membre fondateur, membre, membre d'honneur), le statut actuel et l'historique des décisions de l'assemblée générale les concernant. La structure suit les obligations d'enregistrement d'une association constituée selon l'ordonnance gouvernementale roumaine 26/2000.

Vous définissez la cotisation par catégorie de membre et par période, et 4ong montre qui a payé, qui est en retard et depuis quand. Vous pouvez envoyer des rappels avant l'échéance et sortir la liste des membres ayant droit de vote à l'assemblée générale sans vérifier les relevés à la main.

Parce que dans une organisation à but non lucratif le nombre de personnes impliquées varie d'un mois à l'autre, et un tarif par utilisateur vous pousserait à laisser les bénévoles et les coordinateurs hors du système. Avec 4ong vous payez un abonnement avec tous les modules inclus et ajoutez autant de collègues et de bénévoles que nécessaire, sans coût supplémentaire. Paiement par carte ou virement, mensuel ou annuel avec remise.

Oui, vous commencez par un essai sans carte, pendant lequel vous pouvez importer vos données réelles et configurer vos premières campagnes. Si vous continuez, les données restent exactement là où vous les avez mises — vous ne refaites pas la configuration.

Oui. Si vous avez une association et une fondation, ou des antennes locales, vous les gérez depuis un seul compte et basculez entre elles, chacune avec ses donateurs, ses campagnes, ses bénévoles et ses projets. Vous définissez des rôles et des permissions par utilisateur — un coordinateur de bénévoles, par exemple, n'a pas besoin de voir les montants donnés.

Vous bénéficiez d'un support in-app et d'une assistance à la migration des données. 4ong fait partie de l'écosystème 4b2b aux côtés de 4invoices (facturation), 4notify (SMS et WhatsApp), 4appointments (rendez-vous) et 4hosting — vous pouvez ainsi envoyer les remerciements aux donateurs via 4notify ou émettre les factures des services de l'organisation via 4invoices.

Les données sont hébergées dans l'Union européenne et exportables à tout moment, sans verrouillage propriétaire. Chaque personne de la base porte son consentement et ses préférences de communication, si bien qu'une demande d'accès ou d'effacement se traite depuis sa fiche, avec journal des actions. L'accès est accordé par rôle, pour que les données sensibles des donateurs et des bénéficiaires ne soient visibles que par ceux qui en ont besoin.

Vous exportez à tout moment donateurs, membres, bénévoles, dons et projets dans un format ouvert, pour les emporter ailleurs ou les archiver selon votre propre politique de conservation. Nous ne bloquons pas l'export et ne le réservons pas à un forfait supérieur. Les sauvegardes sont quotidiennes et l'organisation garde la maîtrise de ses données.