De l’inscription à la première activité
Le bénévole s’inscrit avec ses coordonnées, ses compétences et les créneaux où il peut être disponible. Le coordinateur crée l’activité — une journée de nettoyage, une distribution d’aide, un atelier — avec la date, le lieu, le nombre de bénévoles nécessaires et le responsable. L’affectation se fait à partir de la liste des personnes disponibles, et les bénévoles reçoivent leur confirmation. Rien de tout cela ne dépend plus de la personne qui garde la bonne liste sur son téléphone personnel.
Le pointage des heures, et pourquoi il compte
Les heures sont pointées par activité, et non globalement en fin d’année. Vous savez ainsi exactement combien d’heures chaque bénévole a apportées, combien d’heures a consommées un projet et ce que vaut, en tant qu’apport, le travail bénévole de votre organisation. Dans les rapports aux financeurs, le travail bénévole est souvent reconnu comme cofinancement — et seul un pointage tenu par activité résiste à un contrôle, contrairement à un chiffre rond estimé à la fin.
Conventions et attestations de bénévolat
Dans 4ong, la convention est générée à partir de la fiche du bénévole et y reste rattachée, avec le dossier de formation et les consentements signés. L’attestation est émise à partir des heures déjà pointées et des activités auxquelles le bénévole a participé, de sorte qu’elle n’a plus à être reconstituée de mémoire lorsqu’un étudiant la demande.
Les bénévoles dans la vision d’ensemble de l’organisation
Très souvent, la même personne est à la fois bénévole, donateur et adhérent. Consignés dans des fichiers séparés, ces trois rôles ne sont jamais vus ensemble, et l’organisation finit par demander de l’argent à quelqu’un qui vient de donner quarante heures de son temps. Dans la plateforme, la personne est unique, avec ses rôles, et la communication peut en tenir compte.
