Un budget par ligne, et non un total
Un financeur ne demande pas combien vous avez dépensé, mais combien vous avez dépensé sur chaque ligne approuvée. Dans 4ong, le budget du projet se saisit par ligne de dépense éligible — frais de personnel, déplacements, équipements, sous-traitance, frais indirects — et chaque dépense enregistrée est affectée à une ligne. La consommation est visible en temps réel, avec le montant restant sur chaque ligne : les dépassements sont repérés le mois où ils surviennent, et non lors du rapport final, quand ils sont difficiles, voire impossibles, à corriger.
Échéances de reporting, avec un responsable
Chaque convention de financement arrive avec son propre calendrier : un rapport intermédiaire à six mois, un rapport financier à la fin, des demandes de remboursement à intervalles fixes. Lorsque l’organisation mène cinq projets avec cinq financeurs différents, ce calendrier devient la source la plus fréquente d’urgences. Dans la plateforme, les échéances sont rattachées au projet, avec un responsable et une alerte avant l’échéance, et le tableau de bord indique le prochain rapport à rendre.
Rapports pour les financeurs, construits à partir des données
Le rapport financier se construit à partir des dépenses déjà affectées aux lignes budgétaires, et le rapport narratif part des activités réalisées et des indicateurs engagés, avec leur état d’avancement. Comme les deux proviennent de la même source, le chiffre du rapport narratif et celui du rapport financier ne se contredisent plus. Les justificatifs restent attachés aux dépenses : lors d’un audit ou d’un contrôle du financeur, le dossier se reconstitue en quelques minutes.
Cofinancement et travail bénévole
De nombreuses subventions exigent une contribution propre, dont une partie peut être couverte par un travail bénévole reconnu comme contribution en nature. Comme les heures de bénévolat sont pointées sur des activités liées au projet, la contribution est calculée à partir de données réelles plutôt que d’une estimation faite à la fin. Le reste du cofinancement — dons affectés au projet, mécénat, ressources propres — est suivi séparément, afin de toujours savoir ce qui reste à couvrir.
