Spenderverwaltung für Vereine und Stiftungen

Eine Akte für jeden Unterstützer mit der Historie der vom Team erfassten Spenden, einem Register wiederkehrender Zusagen und nummerierten Quittungen aus dem Panel – statt einer Tabelle, die nur eine Person pflegt.

In einem Verein oder einer Stiftung verteilen sich die Spenderdaten: eine Tabelle mit den Beträgen vom Bankkonto, eine zweite mit den Sponsoren und dazu ein Ordner mit handgeschriebenen Quittungen. Wenn die Person geht, die die Dateien geführt hat, verliert die Organisation ihr Gedächtnis. 4ong führt alles im Panel zusammen: die Kontaktakte (Person oder Organisation) mit Einwilligung je Kanal, die vom Team erfassten Spenden, ein Register wiederkehrender Zusagen mit nächstem Fälligkeitstermin und Rückständen sowie nummerierte Quittungen. Wichtig zu wissen: 4ong verarbeitet keine Zahlungen und versendet keine Nachrichten – es ist ein Register und ein Rechenwerk für Ihre Spendenarbeit.

Kontaktakte für Personen und Organisationen – Daten, Schlagwörter und Rollen, Einwilligung je Kanal (E-Mail, SMS, Telefon, Post) mit Historie.
Manuell erfasste Spenden – Spende, Mitgliedsbeitrag, Sponsoring; eine Spende wird nie gelöscht, sondern nur storniert. 4ong verarbeitet keine Zahlungen.
Wiederkehrende Zusagen als Register – Betrag, Rhythmus, nächster Fälligkeitstermin, Rückstände markiert; nichts wird automatisch eingezogen (ab dem Tarif Plus).
Nummerierte Quittungen (Muster CH-2026-000001, ohne Lücken) und eine jährliche Spendenbescheinigung je Spender, erstellt aus der Spendenakte (ab dem Tarif Plus).
Sponsoringverträge mit Nummer, Raten und vereinbarten Gegenleistungen sowie eine Jahresliste der Sponsoren.
CSV-Import der Kontakte mit Probelauf vor dem Speichern und Erkennung von Dubletten (gleiche E-Mail-Adresse oder gleiche Steuernummer).
Rollenbasierter Zugriff je Bereich und DSGVO-Anonymisierung auf Anfrage.

So sieht eine Spenderakte aus

Die Kontaktakte führt an einer Stelle die Daten der Person oder Organisation, ihre Schlagwörter und Rollen sowie die Einwilligung für jeden Kanal – E-Mail, SMS, Telefon, Post – mit Änderungshistorie zusammen. Daneben stehen die erfassten Spenden mit Datum und Art: Spende, Mitgliedsbeitrag oder Sponsoring. Weil eine Spende nie gelöscht, sondern nur storniert wird, bleibt die Historie vollständig nachvollziehbar. Die Beträge trägt Ihr Team ein, wenn sie auf dem Konto oder in der Kasse eingehen; 4ong liest keine Kontoauszüge.

Wiederkehrende Zusagen: Register, kein Einzug

Wiederkehrende Spenden sind die stabilste Einnahmequelle einer gemeinnützigen Organisation und zugleich die am schlechtesten verfolgte: Ein Dauerauftrag wird gestoppt, und die Organisation erfährt es erst nach Monaten. In 4ong hat jede Zusage Betrag, Rhythmus und nächsten Fälligkeitstermin. Ist eine erwartete Zahlung nicht erfasst, erscheint die Zusage mit Rückstand und in den Hinweisen im Programm. 4ong zieht nichts automatisch ein – kein Lastschrifteinzug, keine Karte –, die Zahlung tragen Sie selbst ein. Das Register ist ab dem Tarif Plus verfügbar.

Nummerierte Quittungen und Jahresbescheinigung

Aus der Spendenakte erstellen Sie die Quittung in einer lückenlos fortlaufenden Serie (zum Beispiel CH-2026-000001) und für jeden Spender die jährliche Spendenbescheinigung – ab dem Tarif Plus. Das Ausstellen ist eine Handlung von Ihnen: Es wird nichts automatisch an den Spender gesendet. Die gedruckten Dokumente sind derzeit nach rumänischem Recht gestaltet und in rumänischer Sprache.

Schutz der Unterstützerdaten

Spenderdaten sind personenbezogene Daten, und in vielen Organisationen kursieren sie noch als E-Mail-Anhänge. 4ong führt sie an einem Ort mit Zugriff nach Rollen und Bereichen: Wer eine Veranstaltung vorbereitet, muss die Beträge nicht sehen, die Buchhaltung sieht, was sie braucht. Die Einwilligung wird je Kanal mit Historie erfasst, und auf Anfrage der Person lassen sich die Daten anonymisieren. 4ong versendet selbst keine Nachrichten an Spender: Die erfasste Einwilligung ist ein Register, das Sie beachten, wenn Sie außerhalb der Plattform kommunizieren.

Häufige Fragen

Kann ich meine Kontaktliste aus einer Tabelle importieren?

Ja, als CSV-Import der Kontakte: bis zu 1.000 Zeilen pro Anfrage, mit einem Probelauf vor dem Speichern und der Erkennung von Dubletten – gleiche E-Mail-Adresse oder gleiche Steuernummer. Der Import umfasst die Kontakte; Spenden erfasst das Team anschließend in der Akte des jeweiligen Spenders.

Woran erkenne ich, dass eine wiederkehrende Zusage offen geblieben ist?

Jede wiederkehrende Zusage hat einen nächsten Fälligkeitstermin. Ist die Zahlung bis dahin nicht erfasst, wird die Zusage mit Rückstand markiert und erscheint in den Hinweisen im Programm. 4ong zieht nichts automatisch ein: Sie tragen die Zahlung ein, wenn sie auf dem Konto eingeht.

Stellt die Plattform Spendenquittungen aus?

Ja, ab dem Tarif Plus: Die Quittung wird aus der Spendenakte in einer lückenlos nummerierten Serie erstellt, die jährliche Spendenbescheinigung je Spender. Das Ausstellen ist Ihre Handlung, es geht nichts von selbst an den Spender. Die gedruckten Dokumente sind derzeit nach rumänischem Recht gestaltet und auf Rumänisch.

Kann 4ong Spenden online einsammeln?

Nein. 4ong hat keine öffentlichen Spendenseiten, keine Spendenformulare und keine Zahlungsabwicklung. Spenden, die auf dem Konto, in der Kasse oder bei einer Veranstaltung eingehen, trägt Ihr Team in das Register ein.

Wer in der Organisation sieht die gespendeten Beträge?

Der Zugriff wird nach Rollen und Bereichen vergeben. Ein Ehrenamtlicher kann nur Zugriff auf Kontaktdaten haben, während Spenden und Finanzdokumente nur für die Rollen sichtbar bleiben, die sie benötigen.

Ersetzt das Spendermodul die Buchhaltungssoftware?

Nein. 4ong führt die operativen Spenderdaten. Die vorhandenen Exporte sind der CSV-Export aus dem Spenderregister und die druckbaren Dokumente – es gibt keinen Export in Buchhaltungsprogramme. Die doppelte Buchführung bleibt bei Ihrer Buchhaltung oder deren Software.

Alle Spender in einer einzigen Akte zusammenführen

Importieren Sie die Kontakte per CSV, und jeder Unterstützer erhält eine Akte mit Einwilligung je Kanal; Spenden und nummerierte Quittungen führen Sie im selben Register.

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