Verwaltung Ehrenamtlicher und Stundenerfassung

Das Register der Ehrenamtlichen, die Vereinbarung mit Aufgabenblatt, die von der Organisation erfassten und bestätigten Stunden und die nummerierte Ehrenamtsbescheinigung.

Ehrenamtliche sind für viele Organisationen die wertvollste Ressource und meist die am schlechtesten dokumentierte: eine Telefonliste in einer Messenger-Gruppe, ein Anwesenheitsblatt auf Papier und eine in Eile geschriebene Bescheinigung, wenn jemand sie für eine Bewerbung braucht. 4ong führt ein nummeriertes Register der Ehrenamtlichen mit Ehrenamtsvereinbarung und Aufgabenblatt, erfasst die geleisteten Stunden (durch die Organisation, nicht durch den Ehrenamtlichen), lässt sie bestätigen und erstellt aus den bestätigten Stunden die nummerierte Bescheinigung. Das System setzt Regeln durch: Für Minderjährige ist die Einwilligung des Erziehungsberechtigten nötig, und ohne aktive Vereinbarung können weder Einsätze zugeordnet noch Stunden erfasst werden.

Nummeriertes Register der Ehrenamtlichen mit Kontaktdaten.
Ehrenamtsvereinbarung mit Aufgabenblatt, beim Ehrenamtlichen hinterlegt.
Minderjährige benötigen die Einwilligung des Erziehungsberechtigten; ohne aktive Vereinbarung lassen sich keine Einsätze zuordnen und keine Stunden erfassen.
Die Stunden werden von der Organisation erfasst – Ehrenamtliche tragen ihre Stunden nicht selbst ein – und anschließend bestätigt.
Summe der bestätigten Stunden je Ehrenamtlichem als Grundlage der Bescheinigung.
Nummerierte Ehrenamtsbescheinigung, erstellt aus den bestätigten Stunden, ohne Lücken in der Nummerierung.
Grenze aktiver Ehrenamtlicher je nach Tarif: 10 bei Start, 50 bei Plus, 200 bei Pro, 800 bei Premium.
Hinweis im Programm, wenn ein Ehrenamtlicher ohne aktive Vereinbarung erfasst ist.

Von der Anmeldung zum ersten Einsatz

Der Ehrenamtliche kommt mit seinen Kontaktdaten ins nummerierte Register. Für ihn wird die Ehrenamtsvereinbarung mit Aufgabenblatt abgeschlossen; ist er minderjährig, braucht es die Einwilligung des Erziehungsberechtigten. Erst wenn die Vereinbarung aktiv ist, kann die Koordination ihn einem Einsatz zuordnen und Stunden erfassen – das System verweigert Zuordnung und Stunden für einen Ehrenamtlichen ohne aktive Vereinbarung, und ein Hinweis im Programm meldet solche Fälle. Nichts davon hängt mehr davon ab, wer die gute Liste auf dem privaten Telefon führt.

Stunden: von der Organisation erfasst, bestätigt

Die ehrenamtlichen Stunden werden von der Organisation erfasst, nicht vom Ehrenamtlichen – 4ong hat kein Portal für Ehrenamtliche, und sie tragen ihre Stunden nicht selbst ein. Jeder Eintrag wird anschließend bestätigt, und nur bestätigte Stunden zählen für die Summe und die Bescheinigung. Für Berichte an Förderer ist ein zeitnah geführtes Register mit bestätigten Stunden je Ehrenamtlichem deutlich glaubwürdiger als eine am Ende geschätzte runde Zahl. Wie viele Ehrenamtliche gleichzeitig aktiv sein können, hängt vom Tarif ab.

Vereinbarungen und Bescheinigungen

Eine schriftliche Ehrenamtsvereinbarung und eine Bescheinigung über die geleistete Tätigkeit gehören zur ordentlichen Dokumentation. In 4ong ist die Vereinbarung mit dem Aufgabenblatt in der Akte des Ehrenamtlichen erfasst. Die Bescheinigung ist nummeriert und wird auf Wunsch des Ehrenamtlichen aus den bestätigten Stunden erstellt – sie muss also nicht mehr aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden, wenn jemand sie für eine Bewerbung braucht. Die gedruckten Dokumente sind derzeit nach rumänischem Recht gestaltet und in rumänischer Sprache.

Ehrenamtliche in derselben Kontaktbasis

Sehr oft ist dieselbe Person zugleich Ehrenamtlicher, Spender und Mitglied. In getrennten Dateien sieht man diese Rollen nie gemeinsam. In 4ong sind Personen Kontakte in einer einzigen Basis mit Schlagwörtern und Rollen, und die DSGVO-Einwilligung wird je Kanal mit Historie erfasst. Nachrichten an Ehrenamtliche versenden Sie selbst, außerhalb der Plattform: 4ong sendet keine E-Mails, SMS oder Benachrichtigungen an Ehrenamtliche.

Häufige Fragen

Wer erfasst die ehrenamtlichen Stunden?

Die Organisation. Ehrenamtliche haben kein Portal und tragen ihre Stunden nicht selbst ein: Das Team erfasst die Stunden und bestätigt sie, und die Summe der bestätigten Stunden je Ehrenamtlichem speist die Bescheinigung.

Wie wird die Ehrenamtsvereinbarung erfasst?

Die Vereinbarung wird in der Akte des Ehrenamtlichen zusammen mit dem Aufgabenblatt erfasst. Ohne aktive Vereinbarung kann kein Einsatz zugeordnet und keine Stunde erfasst werden.

Wie wird die Ehrenamtsbescheinigung ausgestellt?

Aus den bestätigten Stunden des Ehrenamtlichen. Die Bescheinigung ist nummeriert, ohne Lücken in der Serie, und das Ausstellen ist Ihre Handlung – es geht nichts von selbst an den Ehrenamtlichen. Die gedruckten Dokumente sind derzeit nach rumänischem Recht gestaltet und auf Rumänisch.

Gibt es eine Grenze aktiver Ehrenamtlicher?

Ja, je nach Tarif: 10 aktive Ehrenamtliche bei Start, 50 bei Plus, 200 bei Pro und 800 bei Premium.

Was gilt für minderjährige Ehrenamtliche?

Für Minderjährige ist die Einwilligung des Erziehungsberechtigten nötig, in der Akte erfasst, bevor sie einem Einsatz zugeordnet werden können. Die Regel setzt das System durch, sie bleibt nicht dem Gedächtnis der Koordination überlassen.

Kann ein Ehrenamtlicher zugleich Spender oder Mitglied sein?

Ja. Personen sind Kontakte in einer einzigen Basis mit Schlagwörtern und Rollen, dieselbe Person muss also nicht in getrennten Listen doppelt geführt werden.

Holen Sie die Liste der Ehrenamtlichen aus der Messenger-Gruppe

Nummeriertes Register, Vereinbarungen mit Aufgabenblatt, bestätigte Stunden und nummerierte Bescheinigungen – aus einem einzigen Register.

Preise ansehen Berater kontaktieren