Häufig gestellte Fragen

Sie starten in wenigen Minuten: Organisation anlegen, die benötigten Module aktivieren (Spender, Kampagnen, Freiwillige, Projekte) und Kolleginnen und Kollegen einladen. Die Einrichtung eines kleinen Vereins — Spender importieren, eine Kampagne eröffnen und die Freiwilligenliste anlegen — dauert in der Regel einen Arbeitstag.

Ja. Sie exportieren die Datei als CSV und laden sie in 4ong hoch, wo Sie die Spalten auf unsere Felder abbilden (Name, E-Mail, Telefon, Spendertyp, Betrag, Datum). Der Import erkennt Dubletten anhand von E-Mail und Steuer- bzw. Personenkennnummer, sodass dieselbe Person nicht dreifach in der Datenbank landet. Vor der Bestätigung können Sie einen Testimport mit wenigen Zeilen durchführen.

Statt Quittungsbuch, Freiwilligentabelle und Vertragsordner haben Sie eine Datenbank, in der jeder Spender, jedes Mitglied und jede freiwillige Person eine vollständige Historie hat. Google-Formulare bleiben für schnelle Anmeldungen nützlich — Sie importieren die Antworten in 4ong und stellen dort Quittungen aus, verfolgen Mitgliedsbeiträge und melden Freiwilligenstunden, ohne etwas von Hand zu übertragen.

Jeder Spender hat einen Datensatz mit Kontaktdaten, Spendenhistorie, unterstützten Kampagnen und den ausgestellten Belegen. Sie sehen sofort die Gesamtsumme, das Datum der letzten Spende und ob eine Dauerspende aktiv ist. Spender lassen sich segmentieren — Privatpersonen, Unternehmen, Dauerspender, inaktive Spender — und als Listen bearbeiten.

Sie erfassen eine wiederkehrende Zusage (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) mit Betrag und Startdatum, und 4ong verfolgt jede Fälligkeit und zeigt, was eingegangen und was offen ist. Endet eine Dauerspende, erscheint der Spender auf der Rückgewinnungsliste, damit Sie wissen, wen Sie ansprechen sollten.

Ja. Für Spenden von Privatpersonen erzeugen Sie nummerierte Quittungen, für Unternehmensunterstützung verwalten Sie die Sponsoringverträge nach dem rumänischen Gesetz 32/1994. Unternehmen benötigen diese Unterlagen für den Abzug nach dem Steuergesetzbuch (Gesetz 227/2015, Art. 25 Abs. (4) Buchst. i)), und Sie haben sie nach Spender und Steuerjahr gruppiert.

Ja. Sie erfassen die eingegangenen Formulare 230 — auf Papier oder online gesammelt — gruppiert nach Steuerjahr und nach der Person, die sie gebracht hat, und verfolgen, wie viele eingereicht wurden und welche Beträge tatsächlich eingegangen sind. Die Beträge werden nur überwiesen, wenn die Organisation im Register der Einrichtungen/Kultuseinheiten eingetragen ist (Eintragung mit Formular 163); 4ong hält die Daten für diese Akte und für den Vorstandsbericht bereit.

Sie legen die Kampagne mit einem Sammelziel, einem Zeitraum und einem klaren Zweck an und verknüpfen anschließend Spenden, Veranstaltungen und beteiligte Freiwillige damit. Die Kampagnenseite zeigt in Echtzeit, wie viel vom Ziel erreicht ist, wie viele Spender beigetragen haben und wie hoch die durchschnittliche Spende ausfällt.

Ja. Jede Kampagne hat ihr eigenes Ziel, ihr eigenes Kostenbudget und eigene Berichte, und Spenden werden bereits bei der Erfassung einer Kampagne zugeordnet. Sie vergleichen, was funktioniert hat — der Weihnachtsaufruf, eine Nothilfesammlung oder die Kampagne zur Weiterleitung der 3,5 % — und entscheiden, wofür sich der Einsatz des Teams im nächsten Jahr lohnt.

Einen Kampagnenbericht mit dem gesammelten Gesamtbetrag im Vergleich zum Ziel, der Zahl neuer und wiederkehrender Spender, der Herkunft der Spenden und den Kampagnenkosten. Sie können ihn für den Vorstand oder für den Jahresbericht des Vereins exportieren.

Jede freiwillige Person hat einen Datensatz mit Kontaktdaten, Verfügbarkeit, Fähigkeiten und den Aktivitäten, an denen sie teilgenommen hat. Sie können nach Team oder Projekt gruppieren und sehen auf einen Blick, wer aktiv ist, wer seit Monaten nicht mehr da war und wessen Freiwilligenvertrag abgelaufen ist.

Ja. Für jede freiwillige Person erfassen Sie den Freiwilligenvertrag und das Tätigkeitsblatt, die das rumänische Gesetz 78/2014 verlangt, mit Startdatum, Dauer und Tätigkeit. Endet die Zusammenarbeit, haben Sie alles für das Freiwilligenzertifikat und den beigefügten Tätigkeitsbericht zur Hand.

Stunden werden auf eine Aktivität, ein Projekt oder eine Veranstaltung gebucht — entweder durch die Koordination oder durch die freiwillige Person mit anschließender Freigabe. Die Summen kumulieren automatisch pro Person, pro Projekt und pro Zeitraum, was sowohl den Zertifikaten als auch der Meldung der Sachleistung an Geldgeber dient.

Jedes Projekt enthält den Geldgeber, den Fördervertrag, den Umsetzungszeitraum, das Budget nach Positionen und die geplanten Aktivitäten. Ausgaben werden einer Budgetposition zugeordnet, sodass Sie jederzeit sehen, wie viel je Position verbraucht ist und was bis zum Projektende bleibt.

Sie erhalten die Budgetausführung nach Positionen, die Ausgabenliste mit angehängten Belegen, die auf das Projekt gebuchten Freiwilligenstunden und die Ergebnisindikatoren. Daraus entstehen der Finanz- und der Sachbericht, statt sie wenige Tage vor der Frist aus Kontoauszügen und Ordnern zu rekonstruieren.

Ja. Fördermittel, Sponsoring, Spenden und Mitgliedsbeiträge werden getrennt geführt, jeweils mit eigener Zweckbindung, sodass Sie belegen können, dass zweckgebundene Mittel vertragsgemäß verwendet wurden. Zusätzlich sehen Sie die konsolidierte Lage der Organisation über alle Einnahmequellen.

Sie haben das Mitgliederregister mit Eintrittsdatum, Art der Mitgliedschaft (Gründungsmitglied, Mitglied, Ehrenmitglied), aktuellem Status und der Historie der Beschlüsse der Mitgliederversammlung. Die Struktur folgt den Aufzeichnungspflichten eines nach der rumänischen Regierungsverordnung 26/2000 gegründeten Vereins.

Sie definieren den Beitrag je Mitgliederkategorie und Zeitraum, und 4ong zeigt, wer gezahlt hat, wer im Rückstand ist und seit wann. Sie können vor Fälligkeit erinnern und die Liste der stimmberechtigten Mitglieder für die Mitgliederversammlung ziehen, ohne Kontoauszüge von Hand zu prüfen.

Weil in einer gemeinnützigen Organisation die Zahl der Beteiligten von Monat zu Monat schwankt und ein Preis pro Nutzer dazu führen würde, Freiwillige und Koordinierende außerhalb des Systems zu lassen. Bei 4ong zahlen Sie ein Abonnement mit allen Modulen und fügen so viele Kolleginnen, Kollegen und Freiwillige hinzu, wie Sie brauchen — ohne Zusatzkosten. Zahlung per Karte oder Überweisung, monatlich oder jährlich mit Rabatt.

Ja, Sie starten mit einer Testphase ohne Karte, in der Sie echte Daten importieren und die ersten Kampagnen einrichten können. Entscheiden Sie sich fortzufahren, bleiben die Daten genau dort, wo Sie sie abgelegt haben — Sie richten nichts erneut ein.

Ja. Wenn Sie einen Verein und eine Stiftung oder lokale Zweigstellen führen, verwalten Sie sie über ein Konto und wechseln zwischen ihnen, jeweils mit eigenen Spendern, Kampagnen, Freiwilligen und Projekten. Sie definieren Rollen und Berechtigungen je Nutzer — die Freiwilligenkoordination muss zum Beispiel keine Spendenbeträge sehen.

Sie erhalten In-App-Support und Unterstützung bei der Datenmigration. 4ong ist Teil des 4b2b-Ökosystems neben 4invoices (Rechnungsstellung), 4notify (SMS und WhatsApp), 4appointments (Terminplanung) und 4hosting — so verschicken Sie Dankesnachrichten an Spender über 4notify oder stellen Rechnungen für Leistungen der Organisation über 4invoices aus.

Die Daten werden in der Europäischen Union gehostet und lassen sich jederzeit exportieren, ohne Vendor-Lock-in. Zu jeder Person sind Einwilligung und Kommunikationspräferenzen hinterlegt, sodass Auskunfts- oder Löschanfragen direkt aus dem Datensatz beantwortet werden, mit Protokoll der Vorgänge. Der Zugriff wird über Rollen vergeben, damit sensible Daten von Spendern und Begünstigten nur sieht, wer sie braucht.

Sie exportieren Spender, Mitglieder, Freiwillige, Spenden und Projekte jederzeit in einem offenen Format, um sie mitzunehmen oder nach eigener Aufbewahrungsrichtlinie zu archivieren. Wir blockieren den Export nicht und verstecken ihn nicht hinter einem höheren Tarif. Backups laufen täglich und die Organisation behält die Kontrolle über ihre Daten.