Das Budget nach Positionen, nicht als Gesamtsumme
Ein Förderer fragt nicht, wie viel Sie ausgegeben haben, sondern wie viel Sie auf jeder genehmigten Position ausgegeben haben. In 4ong wird das Projektbudget nach förderfähigen Ausgabenpositionen erfasst – Personalkosten, Reisekosten, Ausstattung, Fremdleistungen, Gemeinkosten – und jede erfasste Ausgabe wird einer Position zugeordnet. Der Verbrauch ist in Echtzeit sichtbar, mit dem Restbetrag auf jeder Position, sodass Überschreitungen in dem Monat auffallen, in dem sie entstehen, und nicht erst bei der Schlussabrechnung, wenn sie nur schwer oder gar nicht mehr korrigierbar sind.
Berichtsfristen mit Verantwortlichem
Jede Förderungsvereinbarung kommt mit eigenem Kalender: ein Zwischenbericht nach sechs Monaten, ein Finanzbericht am Ende, Abrechnungsanträge in festen Abständen. Wenn die Organisation fünf Projekte mit fünf verschiedenen Förderern führt, wird dieser Kalender zur häufigsten Quelle von Notfällen. In der Plattform liegen die Fristen beim Projekt, mit Verantwortlichem und einer Erinnerung vor dem Fälligkeitstermin, und das Dashboard zeigt, welcher Bericht als Nächstes ansteht.
Berichte für Förderer, aus Daten erstellt
Der Finanzbericht entsteht aus den bereits den Budgetpositionen zugeordneten Ausgaben, der Sachbericht startet bei den durchgeführten Aktivitäten und den zugesagten Indikatoren samt deren Stand. Weil beide aus derselben Quelle stammen, widersprechen sich die Zahl im Sachbericht und die im Finanzbericht nicht mehr. Die Belege bleiben an den Ausgaben angehängt, sodass sich das Dossier bei einer Prüfung oder einer Kontrolle durch den Förderer in Minuten zusammenstellen lässt.
Kofinanzierung und ehrenamtliche Arbeit
Viele Förderungen verlangen einen Eigenanteil, und ein Teil davon kann durch ehrenamtliche Arbeit abgedeckt werden, die als Sachbeitrag anerkannt wird. Weil die Ehrenamtsstunden auf Aktivitäten des Projekts erfasst werden, wird der Beitrag aus realen Daten berechnet und nicht am Ende geschätzt. Der Rest der Kofinanzierung – für das Projekt bestimmte Spenden, Sponsoring, eigene Einnahmen – wird getrennt erfasst, damit Sie jederzeit wissen, wie viel noch zu decken ist.
