Spenderverwaltung für Vereine und Stiftungen

Eine Akte je Unterstützer mit der vollständigen Spendenhistorie, wiederkehrende Spenden werden automatisch verfolgt und Quittungen direkt aus der Plattform ausgestellt – nicht aus einer Tabelle, die nur eine Person pflegt.

In einem Verein oder einer Stiftung verteilen sich die Spenderdaten: eine Tabelle für die Beträge, die auf dem Bankkonto eingegangen sind, eine zweite für Unternehmenssponsoren und dazu ein Ordner mit handschriftlichen Quittungen. Wenn die Person, die die Unterlagen geführt hat, das Team verlässt, verliert die Organisation ihr Gedächtnis. 4ong führt alles in einer Spenderakte zusammen: wer die Person ist, wie sie zu Ihnen gefunden hat, wie viel sie wann gegeben hat, ob sie regelmäßig spendet, welche Quittungen sie erhalten hat und welchen Bericht Sie ihr geschickt haben. Von dort aus werden Spendenquittungen und Bescheinigungen in Sekunden erstellt, und die Segmente für die nächste Kampagne stammen aus denselben Daten.

Eine einzige Spenderakte – Kontaktdaten, Herkunft sowie die vollständige Spenden- und Kommunikationshistorie an einem Ort.
Einmalige und wiederkehrende Spenden – Betrag, Rhythmus und nächster erwarteter Termin, mit automatischem Hinweis, wenn eine wiederkehrende Spende ausbleibt.
Spendenquittungen und Bescheinigungen, direkt aus der Akte erstellt, mit fortlaufender Nummerierung und einem herunterladbaren Archiv.
Unternehmenssponsoring, mit Vereinbarung und Betrag, der dem Firmenspender zugeordnet ist.
Segmentierung nach Spendenhöhe, Zugehörigkeitsdauer, unterstütztem Anliegen oder Kanal für gezielte Kommunikation.
Import aus Ihren bestehenden Tabellen, mit Dubletten-Bereinigung für Unterstützer, die in mehreren Listen vorkommen.
Rollenbasierter Zugriff – das operative Team, die Buchhaltung und der Vorstand sehen jeweils nur, was sie benötigen (DSGVO).

So sieht eine Spenderakte aus

Die Akte vereint auf einem einzigen Bildschirm die Kontaktdaten, die Einwilligung für Mitteilungen, die Quelle, über die der Unterstützer zur Organisation gefunden hat (Veranstaltung, Empfehlung, Online-Kampagne), und die vollständige Liste der eingegangenen Beträge mit Datum und Zahlungsart. Darunter steht der Kommunikationsverlauf: welchen Bericht Sie geschickt haben, zu welcher Veranstaltung die Person gekommen ist, welchen Dank sie erhalten hat. Wenn Sie die Jahreskampagne vorbereiten, senden Sie also nicht mehr allen dieselbe Nachricht – Sie wissen, wer seit fünf Jahren spendet, wer nur einmal gegeben hat und wer sich vor drei Monaten zurückgezogen hat.

Wiederkehrende Spenden werden automatisch verfolgt

Wiederkehrende Spenden sind die stabilste Einnahmequelle einer gemeinnützigen Organisation und zugleich die am schlechtesten verfolgte: Ein Dauerauftrag wird gestoppt, und die Organisation erfährt es erst nach sechs Monaten. In 4ong hat jede wiederkehrende Spende ihren Betrag, Rhythmus und den nächsten erwarteten Termin. Bleibt eine erwartete Zahlung aus, markiert die Plattform sie, sodass Sie den Unterstützer anrufen oder anschreiben können, bevor die Beziehung abkühlt. Der Monatsbericht zeigt, wie viele wiederkehrende Unterstützer Sie haben, welchen Anteil sie an den Gesamteinnahmen ausmachen und wie sich Ihre Bindungsrate entwickelt.

Spendenquittungen und Bescheinigungen

Aus der Spenderakte erstellen Sie die Spendenquittung und auf Anfrage die Jahresbescheinigung mit der Gesamtsumme der erhaltenen Beträge – das Dokument, das viele Unterstützer für ihre eigenen Unterlagen verlangen.

Schutz der Unterstützerdaten

Spenderdaten sind personenbezogene Daten, und in vielen Organisationen kursieren sie heute noch als E-Mail-Anhänge. 4ong bewahrt sie an einem einzigen Ort mit rollenbasiertem Zugriff: Der Ehrenamtliche, der eine Veranstaltung vorbereitet, sieht die Beträge nicht, die Buchhaltung sieht die Buchungen, und der Vorstand sieht die aggregierten Berichte. Die Daten werden in der Europäischen Union gehostet, und die Einwilligung zur Kommunikation wird mit Datum und Kanal auf der Akte festgehalten – genau das, was die DSGVO von Ihnen verlangt, belegen zu können.

Häufige Fragen

Kann ich meine Spenderliste aus einer Tabelle importieren?

Ja. Laden Sie die Dateien hoch, die Sie heute verwenden, ordnen Sie jede Spalte zu, und die Plattform legt die Spenderakten an. Unterstützer, die in mehreren Listen vorkommen, werden zur Bereinigung vorgeschlagen, damit dieselbe Person nicht dreimal in Ihrer Datenbank landet.

Wie erkenne ich, dass eine wiederkehrende Spende ausgesetzt wurde?

Jede wiederkehrende Spende hat einen erwarteten Termin für die nächste Zahlung. Trifft der Betrag innerhalb des festgelegten Zeitfensters nicht ein, wird die Spende als unterbrochen markiert und erscheint in der Nachverfolgungsliste, damit Sie den Unterstützer kontaktieren können.

Stellt die Plattform Spendenquittungen aus?

Ja. Die Quittung wird aus der Spenderakte mit fortlaufender Nummerierung erstellt und bleibt im herunterladbaren Archiv der Organisation. Von dort aus lässt sich auch die Jahresbescheinigung mit der Gesamtsumme der Spenden einer Person ausstellen.

Können auch Unternehmenssponsoring-Vereinbarungen erfasst werden?

Ja. Ein Spender kann eine Privatperson oder ein Unternehmen sein. Bei Unternehmen werden Sponsoringvereinbarung und Betrag verknüpft, und der Jahresbericht trennt die Einzelspenden von den Unternehmensspenden.

Wer in der Organisation kann die gespendeten Beträge sehen?

Der Zugriff wird nach Rollen vergeben. Ein Ehrenamtlicher sieht möglicherweise nur die Kontaktdaten, die er für eine Veranstaltung braucht, während Beträge und Finanzdokumente nur für die Rollen sichtbar bleiben, die sie benötigen.

Ersetzt das Spendermodul die Buchhaltungssoftware?

Nein. 4ong führt die operativen Spenderdaten und exportiert sie in die Buchhaltung. Die doppelte Buchführung bleibt bei Ihrem Steuerberater oder dessen Buchhaltungssoftware.

Alle Spender in einer einzigen Akte zusammenführen

Importieren Sie die Dateien, die Sie heute führen, und innerhalb weniger Minuten hat jeder Unterstützer eine Akte mit Historie, wiederkehrenden Spenden und Quittungen.

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