Verwaltung Ehrenamtlicher und Stundenerfassung

Ihr Bestand an Ehrenamtlichen, ihre Verfügbarkeit, die Zuordnung zu Aktivitäten und die Stundenerfassung – mit Vereinbarungen und Bescheinigungen, die aus denselben Daten erstellt werden.

Ehrenamtliche sind für viele Organisationen die wertvollste Ressource und meist die am schlechtesten dokumentierte: eine Telefonliste in einer Messenger-Gruppe, ein Anwesenheitsblatt auf Papier und eine Bescheinigung, die in Eile geschrieben wird, wenn jemand sie für eine Hochschulbewerbung braucht. 4ong führt die Basis der Ehrenamtlichen mit der Verfügbarkeit und den Kompetenzen jeder Person, ordnet sie Aktivitäten zu, erfasst die geleisteten Stunden und stellt von derselben Stelle aus die Ehrenamtsvereinbarung und die Bescheinigung aus. Und die Gesamtstunden werden zu einem echten Wirkungsindikator im Jahresbericht statt zu einer Schätzung.

Ein Bestand an Ehrenamtlichen mit Kontaktdaten, Kompetenzen, Verfügbarkeit und dem Bereich, in dem sie tätig sein können.
Zuordnung zu Aktivitäten und Projekten, mit der Zahl der benötigten Plätze und der verantwortlichen Person.
Ehrenamtliche Stunden je Aktivität erfasst, mit Summen je Ehrenamtlichem, je Projekt und je Monat.
Ehrenamtsvereinbarungen werden erstellt und in der Akte des Ehrenamtlichen aufbewahrt.
Bescheinigungen für Ehrenamtliche, erstellt aus den angesammelten Stunden und den durchgeführten Aktivitäten.
Nachweis der absolvierten Schulungen und der unterzeichneten Einwilligungen (Datenschutz, Kinderschutz, Sicherheit).
Kommunikation an Gruppen von Ehrenamtlichen – eine Aktivität, eine Nachricht, ohne von Hand kopierte Listen.
Bericht über das Ehrenamt für Vorstand und Förderer, mit Stunden und beteiligten Personen.

Von der Anmeldung bis zur ersten Aktivität

Ehrenamtliche melden sich mit Kontaktdaten, Kompetenzen und den Zeitfenstern an, in denen sie verfügbar sind. Die Koordination legt die Aktivität an – einen Aufräumtag, eine Verteilung von Hilfsgütern, einen Workshop – mit Datum, Ort, der Zahl der benötigten Ehrenamtlichen und der verantwortlichen Person. Die Zuordnung erfolgt aus der Liste der Verfügbaren, und die Ehrenamtlichen erhalten ihre Bestätigung. Nichts davon hängt mehr davon ab, wer die gute Liste auf dem privaten Telefon führt.

Stunden erfassen – und warum das wichtig ist

Die Stunden werden je Aktivität erfasst, nicht global am Jahresende. So wissen Sie genau, welche Stundenzahl jede Person im Ehrenamt beigetragen hat, wie viele Stunden ein Projekt beansprucht hat und was die ehrenamtliche Arbeit in Ihrer Organisation als Beitrag wert ist. Für Berichte an Förderer wird die ehrenamtliche Mitarbeit häufig als Kofinanzierung anerkannt – und nur eine je Aktivität geführte Erfassung hält einer Prüfung stand, anders als eine runde, am Ende geschätzte Zahl.

Vereinbarungen und Bescheinigungen

Eine Ehrenamtsvereinbarung in schriftlicher Form und eine Bescheinigung, die die ausgeübte Tätigkeit belegt, gehören zur ordnungsgemäßen Dokumentation. In 4ong wird die Vereinbarung aus der Akte des Ehrenamtlichen erstellt und bleibt dort angehängt, zusammen mit dem Schulungsnachweis und den unterzeichneten Einwilligungen. Die Bescheinigung wird aus den bereits erfassten Stunden und den Aktivitäten erstellt, an denen die Person teilgenommen hat, sodass sie nicht mehr aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden muss, wenn ein Student sie für seine Bewerbungsunterlagen verlangt.

Ehrenamtliche im Gesamtbild der Organisation

Sehr oft ist dieselbe Person zugleich Ehrenamtlicher, Spender und Mitglied. In getrennten Dateien gehalten, werden diese drei Rollen nie gemeinsam gesehen, und die Organisation bittet womöglich um Geld von jemandem, der gerade vierzig Stunden geleistet hat. In der Plattform ist die Person eine einzige, mit ihren Rollen, und die Kommunikation kann dies berücksichtigen.

Häufige Fragen

Wie werden die ehrenamtlichen Stunden erfasst?

Je Aktivität, durch die verantwortliche Person. Die Stunden werden automatisch je Ehrenamtlichem, je Projekt und je Zeitraum summiert, und diese Summen fließen in die Bescheinigungen und Berichte ein.

Erstellt die Plattform die Ehrenamtsvereinbarung?

Ja. Die Vereinbarung wird aus den Daten der Ehrenamtsakte in schriftlicher Form erstellt und bleibt zusammen mit den anderen unterzeichneten Dokumenten an der Akte angehängt.

Wie wird eine Ehrenamtsbescheinigung ausgestellt?

Aus den bereits erfassten Stunden und den Aktivitäten, an denen der Ehrenamtliche teilgenommen hat. Die Bescheinigung nennt den Zeitraum und die Art der Aktivitäten.

Lassen sich Ehrenamtliche nach Projekten organisieren?

Ja. Eine Aktivität ist einem Projekt zugeordnet, sodass Stunden sowohl je Ehrenamtlichem als auch je gefördertem Projekt ausgewiesen werden – nützlich, wenn ein Förderer den Beitrag der ehrenamtlichen Arbeit verlangt.

Lassen sich verpflichtende Schulungen nachverfolgen?

Ja. Die Akte des Ehrenamtlichen führt die absolvierten Schulungen und die unterzeichneten Einwilligungen – Datenschutz, Kinderschutz, Sicherheitsunterweisung – mit dem Datum ihrer Durchführung.

Kann ein Ehrenamtlicher zugleich Spender oder Mitglied sein?

Ja. Es ist dieselbe Person mit verschiedenen Rollen, und das Team sieht alle Rollen an einem Ort, bevor es ihr eine Anfrage schickt.

Holen Sie die Liste der Ehrenamtlichen aus der Messenger-Gruppe

Verfügbarkeit, Zuordnung zu Aktivitäten, erfasste Stunden und Bescheinigungen – aus einer einzigen Akte.

Preise ansehen Berater kontaktieren