Volontärhantering och volontärtimmar

Volontärregistret, avtalet med uppgiftsblad, de timmar som organisationen matar in och godkänner, samt det numrerade volontärintyget — allt på ett ställe.

Volontärer är många organisationers mest värdefulla resurs och oftast den sämst dokumenterade: en telefonlista i en meddelandegrupp, en närvarolista på papper och ett hastigt skrivet intyg när någon behöver det till en ansökan. 4ong för ett numrerat volontärregister, med volontäravtal och uppgiftsblad, matar in de arbetade timmarna (av organisationen, inte av volontären), godkänner dem och skapar av de godkända timmarna det numrerade volontärintyget. Reglerna tillämpas av systemet: en minderårig behöver vårdnadshavares samtycke, och utan aktivt avtal går det inte att tilldela aktiviteter eller mata in timmar.

Numrerat volontärregister, med kontaktuppgifter.
Volontäravtal med uppgiftsblad, förvarat på volontärens post.
Minderåriga behöver vårdnadshavares samtycke, och utan aktivt avtal går det inte att tilldela aktiviteter eller mata in timmar.
Timmarna matas in av organisationen — volontärerna registrerar inte själva sina timmar — och godkänns därefter.
Summa godkända timmar per volontär, som intyget bygger på.
Numrerat volontärintyg, skapat av de godkända timmarna, utan luckor i numreringen.
Gräns för antal aktiva volontärer beroende på plan: 10 i Start, 50 i Plus, 200 i Pro, 800 i Premium.
Avisering i appen när en volontär är registrerad utan aktivt avtal.

Från anmälan till första aktiviteten

Volontären förs in i det numrerade registret med kontaktuppgifter. För hen sluts volontäravtalet med uppgiftsbladet; är hen minderårig krävs vårdnadshavares samtycke. Först när avtalet är aktivt kan koordinatorn tilldela hen en aktivitet och mata in timmar — systemet nekar tilldelning och timmar för en volontär utan aktivt avtal, och en avisering i appen varnar om ett sådant fall finns. Inget av detta hänger längre på vem som har den rätta listan i sin privata telefon.

Timmarna: inmatade av organisationen, godkända

Volontärtimmarna matas in av organisationen, inte av volontären — 4ong har ingen volontärportal och volontärerna registrerar inte själva sina timmar. Varje registrering godkänns därefter, och bara godkända timmar räknas i summan och i intyget. För redovisning till finansiärer är ett löpande förd register med godkända timmar per volontär betydligt mer trovärdigt än en avrundad siffra som uppskattats i efterhand. Hur många aktiva volontärer ni kan hantera samtidigt beror på planen.

Avtal och intyg

Avtalet registreras på volontärens post, tillsammans med uppgiftsbladet. Volontärintyget är numrerat och skapas av de godkända timmarna, på volontärens begäran — det behöver alltså inte längre rekonstrueras ur minnet när en student ber om det till en ansökan. Utfärdandet är en åtgärd ni själva gör: ingenting skickas av sig självt. De utskrivbara dokumenten följer rumänska regler och är på rumänska.

Volontärerna, i samma kontaktbas

Mycket ofta är samma person både volontär, givare och medlem. I separata filer syns aldrig de tre rollerna tillsammans. I 4ong är personer kontakter i en enda bas, med etiketter och roller, och GDPR-samtycket registreras per kanal, med historik. Meddelanden till volontärer skickar ni själva, utanför plattformen: 4ong skickar inga e-postmeddelanden, SMS eller aviseringar till volontärer.

Vanliga frågor

Vem matar in volontärtimmarna?

Organisationen. Volontärerna har ingen portal och registrerar inte själva sina timmar: teamet matar in timmarna och godkänner dem, och summan av godkända timmar per volontär ligger till grund för intyget.

Hur registreras volontäravtalet?

Volontäravtalet sluts skriftligt och registreras på volontärens post, tillsammans med uppgiftsbladet. Utan aktivt avtal går det inte att tilldela aktiviteter eller mata in timmar.

Hur utfärdas volontärintyget?

Av volontärens godkända timmar. Intyget är numrerat, utan luckor i serien, och utfärdandet är en åtgärd ni själva gör — ingenting skickas av sig självt till volontären. De utskrivna dokumenten följer rumänska regler.

Finns det en gräns för antalet aktiva volontärer?

Ja, beroende på plan: 10 aktiva volontärer i Start, 50 i Plus, 200 i Pro och 800 i Premium.

Hur går det med minderåriga volontärer?

För en minderårig krävs vårdnadshavares samtycke, registrerat på posten innan hen kan tilldelas en aktivitet. Regeln tillämpas av systemet och lämnas inte åt koordinatorns minne.

Kan en volontär samtidigt vara givare eller medlem?

Ja. Personer är kontakter i en enda bas, med etiketter och roller, så samma person behöver inte dupliceras i separata listor.

Relaterade artiklar

Projekt och finansiering →Budget, utgifter och rapporteringsfrister för era projekt.Insamlingskampanjer →Mål och resultat för de kampanjer som volontärerna deltar i.Givarhantering →Samma kontaktbas rymmer både givare och volontärer.

Ta volontärlistan ur meddelandegruppen

Numrerat register, avtal med uppgiftsblad, godkända timmar och numrerade intyg — från ett enda register.

Se prisplanerna Kontakta oss