Od zgłoszenia do pierwszej aktywności
Wolontariusz trafia do numerowanego rejestru z danymi kontaktowymi. Dla niego zawiera się umowę wolontariacką z kartą zadań; jeśli jest małoletni, potrzebna jest zgoda opiekuna. Dopiero gdy umowa jest aktywna, koordynator może przypisać go do działania i wpisać godziny — system odmawia przypisania i godzin dla wolontariusza bez aktywnej umowy, a alert w aplikacji informuje o takim przypadku. Nic z tego nie zależy już od tego, kto trzyma „właściwą” listę w prywatnym telefonie.
Godziny: wpisuje organizacja, potem zatwierdzane
Godziny wolontariatu wpisuje organizacja, nie wolontariusz — 4ong nie ma portalu dla wolontariuszy i wolontariusze nie rejestrują samodzielnie swoich godzin. Każdy wpis jest następnie zatwierdzany, a do sumy i zaświadczenia liczą się tylko zatwierdzone godziny. W sprawozdaniach dla grantodawców ewidencja prowadzona na bieżąco, z zatwierdzonymi godzinami na wolontariusza, jest znacznie wiarygodniejsza niż okrągła liczba oszacowana na końcu. Liczba aktywnych wolontariuszy, których można prowadzić jednocześnie, zależy od planu.
Umowy i zaświadczenia
Umowa jest zapisana na karcie wolontariusza, razem z kartą zadań. Zaświadczenie o wolontariacie jest numerowane i generuje się z zatwierdzonych godzin, na prośbę wolontariusza — nie trzeba go więc odtwarzać z pamięci, gdy student potrzebuje go do dokumentów. Wystawienie jest Państwa czynnością: nic nie wychodzi samo. Dokumenty do wydruku są zgodne z przepisami rumuńskimi i sporządzone po rumuńsku.
Wolontariusze w tej samej bazie kontaktów
Bardzo często ta sama osoba jest wolontariuszem, darczyńcą i członkiem. Prowadzone w osobnych plikach, te trzy role nigdy nie są widoczne razem. W 4ong osoby są kontaktami w jednej bazie, z etykietami i rolami, a zgoda RODO jest rejestrowana osobno dla każdego kanału, z historią. Wiadomości do wolontariuszy wysyłają Państwo sami, poza platformą: 4ong nie wysyła wolontariuszom e-maili, SMS-ów ani powiadomień.
