Budżet według pozycji, a nie w sumie
Grantodawca nie pyta, ile wydano, lecz ile na każdą zatwierdzoną pozycję. W 4ong budżet projektu wprowadza się według pozycji kosztów — na przykład zasoby ludzkie, wyjazdy, sprzęt, podwykonawcy, koszty pośrednie, tak jak zatwierdził je grantodawca — a każdy zarejestrowany wydatek przypisuje się do pozycji. Zużycie widać dla każdej pozycji, na tle kwoty planowanej, więc przekroczenia zauważa się w miesiącu, w którym powstają, a nie przy sprawozdaniu końcowym, kiedy trudno je jeszcze poprawić lub nie da się wcale.
Terminy sprawozdawcze na widoku
Każda umowa o finansowanie ma własny kalendarz: sprawozdanie przejściowe po sześciu miesiącach, sprawozdanie finansowe na koniec, wnioski o zwrot w stałych odstępach. Gdy organizacja ma pięć projektów u pięciu różnych grantodawców, kalendarz staje się najczęstszym źródłem pilnych spraw. W 4ong terminy znajdują się w kalendarzu sprawozdawczym projektu, a alert w aplikacji informuje o zbliżaniu się terminu sprawozdania. Alerty są w aplikacji — 4ong nie wysyła e-maili ani SMS-ów.
Liczby do sprawozdania pod ręką
Do sprawozdania finansowego mają Państwo już liczby: wydatki przypisane do pozycji budżetu na tle zatwierdzonego budżetu. Każdy wydatek ma odniesienie do dokumentu źródłowego — tekst lub URL wskazujący miejsce, w którym go Państwo przechowują — więc przy kontroli lub weryfikacji grantodawcy od razu wiadomo, gdzie jest oryginał. 4ong nie ma wgrywania plików i nie generuje sprawozdania opisowego ani finansowego: tekst piszą Państwo sami, wychodząc od liczb z panelu.
Co wchodzi w zakres modułu, a co zostaje poza nim
Moduł projektów prowadzi pipeline, budżet według pozycji, wydatki z odniesieniem do dokumentu i kalendarz sprawozdawczy, a liczba otwartych projektów zależy od planu. Nie prowadzi wskaźników projektu, nie przyjmuje wgrywanych plików, nie generuje sprawozdań dla grantodawcy i nie zastępuje księgowości: księgowość pełna pozostaje u księgowego lub w jego programie księgowym. Jeśli potrzebna jest tylko przejrzysta ewidencja budżetu i terminów, robi dokładnie to.
