Van aanmelding tot eerste activiteit
De vrijwilliger komt met contactgegevens in het genummerde register. Voor hem of haar wordt de vrijwilligersovereenkomst gesloten, met takenlijst; is de persoon minderjarig, dan is toestemming van een voogd nodig. Pas als de overeenkomst actief is, kan de coördinator de vrijwilliger aan een activiteit toewijzen en uren invoeren — het systeem weigert toewijzing en uren voor een vrijwilliger zonder actieve overeenkomst, en een melding in de applicatie waarschuwt u als zo’n geval bestaat. Niets daarvan hangt nog af van wie de goede lijst op een privételefoon bewaart.
De uren: ingevoerd door de organisatie, goedgekeurd
De vrijwilligersuren worden door de organisatie ingevoerd, niet door de vrijwilliger — 4ong heeft geen vrijwilligersportaal en vrijwilligers registreren hun uren niet zelf. Elke registratie wordt daarna goedgekeurd, en alleen goedgekeurde uren tellen mee voor het totaal en het certificaat. Voor verantwoording aan financiers is een bijgehouden registratie met goedgekeurde uren per vrijwilliger veel geloofwaardiger dan een afgerond cijfer dat achteraf is geschat. Het aantal actieve vrijwilligers dat u tegelijk kunt beheren hangt af van het abonnement.
Overeenkomsten en certificaten
De overeenkomst wordt vastgelegd in het dossier van de vrijwilliger, samen met de takenlijst. Het vrijwilligerscertificaat is genummerd en wordt gegenereerd uit de goedgekeurde uren, op verzoek van de vrijwilliger — het hoeft dus niet meer uit het geheugen te worden gereconstrueerd wanneer een student het voor een dossier nodig heeft. Uitgeven is een handeling van uzelf: er gaat niets uit zichzelf weg. De afdrukbare documenten volgen de Roemeense regels en zijn in het Roemeens.
Vrijwilligers in hetzelfde contactenbestand
Heel vaak is dezelfde persoon vrijwilliger, donateur en lid. In aparte bestanden zie je die drie rollen nooit samen. In 4ong zijn personen contacten in één bestand, met labels en rollen, en de AVG-toestemming wordt per kanaal vastgelegd, met geschiedenis. De berichten aan vrijwilligers stuurt u zelf, buiten het platform: 4ong verstuurt geen e-mails, sms’jes of meldingen aan vrijwilligers.
