Donorbeheer voor ngo’s

Eén dossier per donateur met de giften die uw team heeft ingevoerd, een register van terugkerende toezeggingen en genummerde ontvangstbewijzen uit het paneel — geen spreadsheet die door één persoon wordt bijgehouden.

In een vereniging of stichting raakt donorinformatie verspreid: één blad met de bedragen op de bank, een ander met bedrijfssponsors, plus een map met handgeschreven ontvangstbewijzen. Wanneer degene die de bestanden bijhield vertrekt, verliest de organisatie haar geheugen. 4ong brengt alles samen in het paneel: het contactdossier (persoon of organisatie) met AVG-toestemming per kanaal, de giften die het team registreert, het register van terugkerende toezeggingen en de genummerde ontvangstbewijzen. Bedragen voert u handmatig in — 4ong verwerkt geen betalingen en int niets voor u — en het ontvangstbewijs en de jaarlijkse giftenverklaring worden gegenereerd vanuit het giftdossier, vanaf het Plus-abonnement.

Contactdossier voor personen en organisaties — gegevens, labels en rollen, AVG-toestemming per kanaal (e-mail, sms, telefoon, post) met geschiedenis.
Handmatig ingevoerde giften — gift, contributie, sponsoring; een gift wordt nooit verwijderd, alleen geannuleerd. 4ong verwerkt geen betalingen.
Terugkerende toezeggingen als register — bedrag, frequentie, volgende vervaldatum, achterstanden gemarkeerd; er wordt niets automatisch geïnd (vanaf Plus).
Genummerde ontvangstbewijzen (zoals CH-2026-000001, zonder hiaten) en een jaarlijkse giftenverklaring per donateur, gegenereerd vanuit het giftdossier (vanaf Plus).
Genummerde sponsorovereenkomsten, met termijnen en tegenprestaties, en een jaarlijkse sponsorlijst.
CSV-import van contacten, met proefrun vóór het opslaan en detectie van dubbele records (hetzelfde e-mailadres of hetzelfde bedrijfsnummer).
Toegang per rol, per onderdeel, en AVG-anonimisering op verzoek.

Hoe een donordossier eruitziet

Het contactdossier verzamelt op één plek de gegevens van de persoon of organisatie, de labels en rollen en de AVG-toestemming per kanaal, met de geschiedenis van wijzigingen. Ernaast staan de geregistreerde giften, met datum en type: gift, contributie of sponsoring. Omdat een gift nooit wordt verwijderd, maar alleen geannuleerd, blijft de geschiedenis controleerbaar. Het inkomstenrapport en de lijst met topdonateurs worden uit dezelfde gegevens berekend, dus als u de eindejaarscampagne voorbereidt weet u wie al jaren geeft en wie slechts één keer.

Terugkerende toezeggingen: een register, geen incasso

Terugkerende giften zijn de stabielste inkomstenbron van een ngo en, paradoxaal, de slechtst opgevolgde: een doorlopende opdracht stopt en de organisatie merkt het pas na zes maanden. In 4ong heeft elke terugkerende toezegging een bedrag, een frequentie en een volgende vervaldatum; als een verwachte betaling niet is geregistreerd, verschijnt de toezegging met achterstand en ook in de meldingen in de applicatie. Let op wat dit betekent: 4ong int niets automatisch — er is geen automatische incasso en er wordt niets van een kaart afgeschreven. De betaling registreert u zelf wanneer die op de rekening staat, en het register toont u tijdig wie achterloopt. Het register is beschikbaar vanaf het Plus-abonnement.

Genummerde ontvangstbewijzen en jaarverklaringen

Uit het giftdossier wordt het ontvangstbewijs gegenereerd, in een doorlopend genummerde reeks zonder hiaten (bijvoorbeeld CH-2026-000001), en per donateur kan de jaarlijkse giftenverklaring worden gegenereerd — vanaf het Plus-abonnement. Uitgeven is een handeling van uzelf: er gaat niets uit zichzelf naar de donateur. De afdrukbare documenten volgen de Roemeense regels en zijn in het Roemeens.

Bescherming van donorgegevens

Donorgegevens zijn persoonsgegevens en reizen in veel organisaties nog als e-mailbijlagen rond. 4ong bewaart ze op één plek, met toegang per rol, per onderdeel: de vrijwilliger die een evenement voorbereidt hoeft de bedragen niet te zien. Toestemming wordt per kanaal vastgelegd, met geschiedenis, en op verzoek van de persoon kunnen de gegevens worden geanonimiseerd. 4ong stuurt zelf geen berichten naar donateurs: de vastgelegde toestemming is een register dat u respecteert wanneer u buiten het platform communiceert.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn contactenlijst uit een spreadsheet importeren?

Ja, als CSV-import van contacten: tot 1.000 rijen per verzoek, met een proefrun vóór het opslaan en detectie van dubbele records — hetzelfde e-mailadres of hetzelfde bedrijfsnummer. De import betreft contacten; de giften registreert het team daarna in het dossier van elke donateur.

Hoe weet ik of een terugkerende toezegging achterloopt?

Elke terugkerende toezegging heeft een volgende vervaldatum. Is de betaling daarvoor niet geregistreerd, dan wordt de toezegging gemarkeerd met achterstand en verschijnt ze in de meldingen in de applicatie. 4ong int niets automatisch: de betaling registreert u zelf wanneer die op de rekening staat.

Geeft het platform ontvangstbewijzen voor giften uit?

Ja, vanaf het Plus-abonnement: het ontvangstbewijs wordt gegenereerd uit het giftdossier, in een genummerde reeks zonder hiaten, en de jaarlijkse verklaring wordt per donateur gegenereerd. Uitgeven is een handeling van uzelf, er gaat niets uit zichzelf naar de donateur. De afgedrukte documenten volgen de Roemeense regels.

Kunnen ook bedrijfssponsoringen worden geregistreerd?

Ja. Sponsorovereenkomsten zijn genummerd en hebben termijnen en tegenprestaties; aan het einde van het jaar haalt u de jaarlijkse sponsorlijst op.

Wie in de organisatie ziet de geschonken bedragen?

Toegang wordt per rol, per onderdeel toegekend. Een vrijwilliger kan alleen toegang hebben tot contactgegevens, terwijl giften en financiële documenten alleen zichtbaar blijven voor de rollen die ze nodig hebben.

Vervangt de donormodule de boekhoudsoftware?

Nee. 4ong houdt de operationele donorgegevens bij en exporteert niet naar boekhoudprogramma’s. Dubbel boekhouden blijft bij de boekhouder van de organisatie of diens boekhoudprogramma.

Gerelateerde artikelen

Fondsenwervingscampagnes voor ngo’s →Koppel de geregistreerde giften aan een campagne met doel en einddatum.Projecten en subsidies voor ngo’s →Houd budget, uitgaven en rapportagetermijnen bij.Vrijwilligersbeheer en vrijwilligersuren →Hetzelfde contactenbestand bevat zowel donateurs als vrijwilligers.

Breng al uw donateurs samen in één register

Importeer de contacten uit CSV en elke steunverlener heeft een dossier met toestemming per kanaal; giften en genummerde ontvangstbewijzen houdt u in hetzelfde register bij.

Bekijk de abonnementen Neem contact met ons op