Het budget per regel, niet in totaal
Een financier vraagt niet hoeveel u hebt uitgegeven, maar hoeveel op elke goedgekeurde regel. In 4ong voert u het projectbudget in per kostenregel — bijvoorbeeld personeel, reizen, apparatuur, uitbesteding, indirecte kosten, zoals de financier ze heeft goedgekeurd — en elke geregistreerde uitgave wordt aan een regel toegewezen. Het verbruik is per regel zichtbaar, ten opzichte van het geplande bedrag, zodat overschrijdingen worden opgemerkt in de maand waarin ze ontstaan, niet bij de eindrapportage, wanneer ze nog maar moeilijk of niet meer te corrigeren zijn.
Rapportagetermijnen in zicht
Elke subsidieovereenkomst heeft een eigen kalender: een tussenrapport na zes maanden, een financieel rapport aan het einde, terugbetalingsverzoeken op vaste intervallen. Als de organisatie vijf projecten heeft bij vijf verschillende financiers, wordt de kalender de meest voorkomende bron van spoed. In 4ong staan de termijnen in de rapportagekalender van het project, en een melding in de applicatie waarschuwt u wanneer de vervaldatum van een rapport nadert. De meldingen staan in de applicatie — 4ong verstuurt geen e-mails of sms’jes.
De cijfers voor het rapport binnen handbereik
Voor het financiële rapport hebt u de cijfers al: de uitgaven toegewezen aan budgetregels, naast het goedgekeurde budget. Elke uitgave draagt een verwijzing naar het bewijsstuk — een tekst of een URL naar de plek waar u het bewaart — zodat u bij een controle of verificatie door de financier meteen weet waar het origineel ligt. 4ong heeft geen bestandsupload en genereert geen narratief of financieel rapport: de tekst schrijft u zelf, uitgaande van de cijfers in het paneel.
Wat bij de module hoort en wat erbuiten blijft
De projectmodule houdt de pipeline, het budget per regel, de uitgaven met documentverwijzing en de rapportagekalender bij, en het aantal open projecten hangt af van het abonnement. Ze houdt geen projectindicatoren bij, ontvangt geen geüploade bestanden, genereert geen rapporten voor de financier en vervangt de boekhouding niet: dubbel boekhouden blijft bij de boekhouder of diens boekhoudprogramma. Hebt u alleen een helder register van budget en termijnen nodig, dan is dit precies wat ze doet.
