Nuo užsiregistravimo iki pirmos užduoties
Savanoris įrašomas į sunumeruotą registrą su kontaktiniais duomenimis. Jam sudaroma savanorystės sutartis su užduočių sąrašu; jei jis nepilnametis, reikalingas globėjo sutikimas. Tik sutarčiai įsigaliojus koordinatorius gali skirti jam užduotį ir įvesti valandas – sistema atmeta užduoties skyrimą ir valandų įvedimą savanoriui be galiojančios sutarties, o įspėjimas programoje apie tokį atvejį praneša. Niekas iš to nebepriklauso nuo to, kas privačiame telefone laiko tvarkingą sąrašą.
Valandos: organizacijos įvestos ir patvirtintos
Savanorių valandas įveda organizacija, o ne savanoris – 4ong nėra savanorių portalo, ir savanoriai savo valandų patys neįveda. Kiekvienas įrašas tvirtinamas atskirai, o į sumą ir pažymėjimą įtraukiamos tik patvirtintos valandos. Ataskaitose finansuotojams nuolat atnaujinamas registras su kiekvieno savanorio patvirtintomis valandomis yra kur kas patikimesnis už pabaigoje nuspėtą apvalų skaičių. Kiek savanorių vienu metu gali būti aktyvių, priklauso nuo plano.
Sutartys ir pažymėjimai
Rašytinė savanorystės sutartis ir pažymėjimas apie atliktą darbą priklauso tvarkingai dokumentacijai. 4ong sutartis fiksuojama savanorio kortelėje kartu su užduočių sąrašu. Pažymėjimas yra sunumeruotas ir sudaromas iš patvirtintų valandų savanorio prašymu – todėl jo nereikia atkurti iš atminties, kai kam nors prireikia paraiškai. Spausdinami dokumentai kol kas rengiami pagal Rumunijos teisę ir rumunų kalba.
Savanoriai toje pačioje kontaktų bazėje
Labai dažnai tas pats žmogus yra ir savanoris, ir donoras, ir narys. Atskiruose failuose šie trys vaidmenys niekada nesusijungia. 4ong žmonės yra kontaktai vienoje bazėje su žymomis ir vaidmenimis, o GDPR sutikimas fiksuojamas pagal kanalus su istorija. Žinutes savanoriams siunčiate patys už platformos ribų: 4ong savanoriams nesiunčia nei el. laiškų, nei SMS, nei pranešimų.
