Viena kortelė kiekvienam rėmėjui: komandos įvestų aukų istorija, pasikartojančių įsipareigojimų registras ir sunumeruoti kvitai iš skydelio – o ne lentelė, kurią tvarko vienintelis žmogus.
Asociacijoje ar fonde donorų duomenys paprastai išsibarsto: vienoje lentelėje – banko sąskaitos įplaukos, kitoje – rėmėjai, aplanke – ranka rašyti kvitai. Išėjus žmogui, kuris tvarkė failus, organizacija netenka atminties. 4ong viską surenka į skydelį: kontakto kortelę (asmuo ar organizacija) su sutikimais pagal kanalus, komandos įvestas aukas, pasikartojančių įsipareigojimų registrą su artimiausia mokėjimo data ir praleistais mokėjimais bei sunumeruotus kvitus. Verta žinoti: 4ong nepriima mokėjimų ir nesiunčia žinučių – tai Jūsų lėšų pritraukimo registras ir skaičiuoklė.
Kontakto kortelėje vienoje vietoje sutelkti asmens ar organizacijos duomenys, žymos ir vaidmenys, o kiekvienam kanalui – el. paštui, SMS, telefonui, paštui – užfiksuotas sutikimas su pakeitimų istorija. Šalia matyti įvestos aukos su datomis ir rūšimis: auka, nario mokestis ar rėmimas. Kadangi auka niekada netrinama, o tik anuliuojama, istorija išlieka išsami. Sumas įveda Jūsų komanda, kai pinigai patenka į sąskaitą ar kasą; 4ong banko išrašų neskaito.
Pasikartojančios aukos – patikimiausias organizacijos pajamų šaltinis ir kartu prasčiausiai stebimas: nuolatinis pavedimas nutrūksta, o organizacija tai pastebi tik po kelių mėnesių. 4ong kiekvienas pasikartojantis įsipareigojimas turi sumą, periodiškumą ir artimiausią mokėjimo datą. Kai laukiamas mokėjimas neįvestas, įsipareigojimas rodomas kaip praleistas ir pasirodo programos įspėjimuose. 4ong nieko nenurašo automatiškai – nei tiesioginiu debetu, nei kortele – mokėjimą įvedate Jūs patys. Registras prieinamas nuo Plus plano.
Iš aukos kortelės sudarote kvitą nepertraukiamoje numeracijoje be spragų (pavyzdžiui, CH-2026-000001), o kiekvienam donorui – metinę aukų pažymą; tai galima nuo Plus plano. Dokumentą išduodate Jūs: donorui automatiškai nieko nesiunčiama. Spausdinami dokumentai kol kas rengiami pagal Rumunijos teisę ir rumunų kalba.
Donorų duomenys yra asmens duomenys, o daugelyje organizacijų jie vis dar keliauja el. laiškų priedais. 4ong laiko juos vienoje vietoje, o prieiga skiriama pagal vaidmenis ir skyrius: renginį rengiančiam žmogui nebūtina matyti sumų, o buhalterija mato tai, ko jai reikia. Sutikimas fiksuojamas pagal kanalus su istorija, o duomenis galima anonimizuoti asmens prašymu. 4ong pati donorams žinučių nesiunčia: užfiksuotas sutikimas yra registras, kurio laikotės bendraudami už platformos ribų.
Taip, kontaktų importu iš CSV: iki 1 000 eilučių per užklausą, su bandomuoju paleidimu prieš išsaugant ir dublikatų atpažinimu – tas pats el. pašto adresas arba tas pats identifikatorius. Importuojami kontaktai; aukas po to komanda įveda į kiekvieno donoro kortelę.
Kiekvienas pasikartojantis įsipareigojimas turi artimiausią mokėjimo datą. Jei iki jos mokėjimas neįvestas, įsipareigojimas pažymimas kaip praleistas ir rodomas programos įspėjimuose. 4ong nieko nenurašo automatiškai: mokėjimą įvedate Jūs, kai jis patenka į sąskaitą.
Taip, nuo Plus plano: kvitas sudaromas iš aukos kortelės sunumeruotoje serijoje be spragų, o kiekvienam donorui galima sudaryti metinę aukų pažymą. Išduodate Jūs, savaime donorui niekas nesiunčiama. Spausdinami dokumentai kol kas rengiami pagal Rumunijos teisę ir rumunų kalba.
Ne. 4ong nėra viešų aukojimo puslapių, aukojimo formų ar mokėjimų apdorojimo. Aukas, gautas į sąskaitą, kasoje ar renginyje, įveda Jūsų komanda.
Prieiga suteikiama pagal vaidmenis ir skyrius. Savanoris gali turėti prieigą tik prie kontaktų, o aukos ir finansiniai dokumentai matomi tik tiems vaidmenims, kuriems jų reikia.
Ne. 4ong tvarko operatyvinį donorų registrą; esami eksportai – registro eksportas į CSV ir spausdinami dokumentai, į apskaitos programas neeksportuojama. Dvigubą apskaitą toliau tvarko Jūsų buhalteris arba jo programa.
Kontaktus importuojate iš CSV, ir kiekvienas rėmėjas turi kortelę su sutikimais pagal kanalus; aukos ir sunumeruoti kvitai tvarkomi tame pačiame registre.
