Întrebări frecvente

Pornești în câteva minute: creezi organizația, îți inviți colegii și le dai acces pe roluri. Cel mai mult durează introducerea datelor existente — contactele se importă din CSV, iar donațiile, cotizațiile, voluntarii și proiectele se înregistrează apoi în aplicație.

Parțial. Importul CSV acoperă contactele — persoane și organizații: exporți fișierul din Excel în CSV, mapezi coloanele pe câmpurile din 4ong, iar importul detectează duplicatele după e-mail sau cod fiscal (CUI). Poți rula întâi un import de probă, fără să salvezi nimic, și poți importa până la 1.000 de rânduri per import. Donațiile, cotizațiile și orele de voluntariat nu se importă; se înregistrează în aplicație.

În loc de un carnet de chitanțe, un tabel cu voluntari și un dosar cu contracte, ai o singură bază în care fiecare persoană are fișă și istoric. Formularele Google rămân utile pentru înscrieri rapide — exporți răspunsurile în CSV și imporți contactele în 4ong; apoi înregistrezi donațiile, generezi chitanțe numerotate (de la planul Plus), ții evidența cotizațiilor și validezi orele de voluntariat în aceeași aplicație.

Fiecare donator are o fișă cu date de contact, istoricul donațiilor și documentele emise pe numele lui; vezi cât a donat în total și dacă are un angajament recurent. Donațiile se introduc manual de echipa ta — 4ong nu procesează plăți — și nu se șterg, ci doar se anulează, ca istoricul să rămână complet. Contactele se pot grupa cu etichete și roluri și se lucrează pe liste.

În 4ong ele sunt un registru de angajamente, nu o încasare automată. Înregistrezi angajamentul (sumă, frecvență, prima scadență), iar aplicația calculează următoarea scadență și marchează restanțele când o plată așteptată nu a fost înregistrată. Nu se debitează niciun card sau cont: banii intră pe canalele tale obișnuite, iar tu înregistrezi plata. Registrul angajamentelor recurente este inclus de la planul Plus.

Da, în limitele planului. De la planul Plus generezi din fișa donației chitanțe numerotate fără goluri (serie de tipul CH-2026-000001) și adeverința anuală de donație pentru fiecare donator; documentele tipărite sunt documente românești, în limba română. Pentru sponsorizări ții contracte numerotate, încheiate în baza Legii 32/1994, cu tranșe, contraprestații și lista anuală a sponsorilor, care îi ajută pe sponsori la declarația D107 — pe care 4ong nu o depune. Companiile au nevoie de aceste documente pentru deducerea prevăzută de Codul fiscal (Legea 227/2015, art. 25 alin. (4) lit. i)).

Ții evidența formularelor 230: persoana care redirecționează, cu CNP-ul validat (cifra de control) și păstrat criptat, mascat în liste, starea fiecărui formular (primit, depus etc.) și un contor până la termenul de 25 mai. Poți exporta lista în CSV pentru declarația centralizatoare a organizației. 4ong nu depune nimic la ANAF — depunerea o faci tu sau contabilul. Sumele se virează doar dacă organizația este înscrisă în Registrul entităților/unităților de cult (înscriere cu formularul 163).

Creezi campania cu un obiectiv de strângere, un termen și un scop clar, apoi legi de ea donațiile pe măsură ce le înregistrezi. Pagina campaniei arată progresul față de obiectiv, repartizarea pe surse și rezultatul net. Campaniile nu au pagini publice de donație și nu primesc plăți online: strângerea propriu-zisă o faci pe canalele tale.

Da. Fiecare campanie are propriul obiectiv, termen și rezultat, iar donațiile se leagă de campanie la înregistrare. Compari ce a funcționat — campania de Crăciun, o strângere de urgență sau campania de redirecționare a 3,5% — și decizi unde merită efortul echipei anul următor. Numărul de campanii pe lună depinde de plan (2, 10, 40 sau 150 pe planurile Start, Plus, Pro și Premium).

Pagina campaniei îți arată totalul strâns față de obiectiv, repartizarea pe surse și rezultatul net. Sunt cifrele de care ai nevoie pentru consiliul director sau pentru raportul anual de activitate; textul raportului îl redactezi tu.

Fiecare voluntar are o fișă în registrul numerotat al voluntarilor, cu contractul de voluntariat și fișa sarcinilor. Vezi cine are contract activ, iar alertele din aplicație te avertizează când un voluntar nu are contract. Fără contract activ nu poți aloca activități sau ore, iar pentru minori este necesar acordul tutorelui.

Da, ca evidență. Pentru fiecare voluntar înregistrezi contractul de voluntariat, cu fișa sarcinilor, data de început și durata. Pe baza orelor validate generezi certificatul de voluntariat numerotat. Documentele tipărite sunt documente românești, în limba română.

Orele sunt introduse de organizație — voluntarii nu se pontează singuri și nu au cont — și apoi validate. Totalul orelor validate se cumulează pe voluntar și stă la baza certificatului de voluntariat.

Modulul de proiecte cu finanțare (inclus de la planul Plus) ține pipeline-ul proiectelor, bugetul pe linii, cheltuielile și calendarul de raportare cu termene. Cheltuielile se înregistrează pe linie de buget, așa că vezi cât ai consumat din fiecare linie și cât a mai rămas.

Ai execuția bugetară pe linii, lista cheltuielilor — fiecare cu o referință la documentul justificativ (text sau link; 4ong nu stochează fișiere) — și calendarul cu termenele de raportare, plus alerte în aplicație când un termen se apropie. Rapoartele narative și financiare către finanțator le redactezi tu; 4ong nu le generează.

Da. Fiecare proiect are propriul buget și propriile cheltuieli, iar donațiile, sponsorizările și cotizațiile se înregistrează separat, pe tip. Rapoartele de venituri arată sumele încasate pe categorii. Numărul de proiecte deschise simultan depinde de plan.

Ai categorii de membri și fișa fiecărui membru, cu statutul curent și evidența cotizațiilor. Structura este gândită pentru o asociație constituită conform OG 26/2000, iar pentru adunarea generală poți scoate lista de vot.

Definești cotizația pe categorie de membru, iar în registrul de cotizații vezi cine a plătit și cine are restanțe, și de cât timp. Pentru adunarea generală scoți lista membrilor cu drept de vot. 4ong nu trimite remindere de cotizație și nu expediază convocatoare de AGA — le trimiți tu, pe canalele tale. Plata cotizației se înregistrează manual.

Prețul depinde de plan, nu de numărul de voluntari: voluntarii și donatorii sunt înregistrări în evidența ta, nu utilizatori cu cont. Planurile Start, Plus, Pro și Premium (1, 5, 10 și 20 € pe lună) diferă prin numărul de utilizatori cu cont (5, 25, 50 sau 100), de contacte, de campanii pe lună, de voluntari activi și de proiecte deschise, precum și prin funcții: chitanțele, adeverințele, registrul angajamentelor recurente și proiectele sunt de la Plus, iar rapoartele avansate (LYBUNT/SYBUNT, retenție) de la Pro. Prețurile și limitele exacte le vezi pe pagina Abonamente.

Da: primele 12 luni sunt gratuite, fără card, pe orice plan; în acest timp poți importa contactele reale și configura primele campanii. Dacă decizi să continui, datele rămân exact acolo unde le-ai pus — nu reiei configurarea de la zero.

Da. Accesul se dă pe roluri și pe secțiuni — de exemplu, un coordonator de voluntari poate lucra cu voluntarii fără să vadă donațiile. Numărul de utilizatori cu cont depinde de plan.

Nu se leagă prin date. 4ong este un produs separat, alături de 4invoices, 4notify, 4appointments și 4hosting, iar între ele nu există schimb automat: 4ong nu trimite mesaje prin 4notify și nu exportă date către 4conta sau 4invoices. Pentru facturi sau mesaje către donatori folosești aplicațiile respective separat.

Fiecare contact are consimțământul GDPR înregistrat separat pe canal — e-mail, SMS, telefon, poștă — cu istoric, iar la cerere îl poți anonimiza din fișă. CNP-ul din Formularul 230 se păstrează criptat și apare mascat în liste. Accesul se dă pe roluri, ca datele sensibile să fie văzute doar de cine are nevoie de ele.

Donațiile nu se șterg niciodată, doar se anulează, deci istoricul rămâne complet cât timp ai cont. Exporturile disponibile sunt exportul CSV al Formularului 230 și documentele tipărite (chitanțe, adeverințe, contracte, certificate); nu există un export general al întregii baze. Dacă păstrarea unei copii a datelor contează pentru tine, ia în calcul acest lucru înainte de a te hotărî.