Költségvetés soronként, nem összesítve
A támogató nem azt kérdezi, mennyit költöttek, hanem hogy az egyes jóváhagyott soron mennyit. A 4ong-ban a projekt költségvetését kiadási soronként adja meg — például humán erőforrás, kiküldetés, eszközök, alvállalkozás, közvetett költségek, ahogy a támogató jóváhagyta —, és minden rögzített kiadást egy sorhoz rendel. A felhasználás soronként látszik a tervezett összeghez képest, így a túllépést abban a hónapban észreveszi, amikor keletkezik, nem a záró beszámolónál, amikor már alig vagy egyáltalán nem javítható.
A beszámolási határidők szem előtt
Minden finanszírozási szerződéshez saját naptár tartozik: féléves köztes jelentés, záró pénzügyi jelentés, rögzített időközönkénti visszatérítési kérelmek. Ha a szervezetnek öt projektje van öt támogatóval, a naptár a sürgős teendők leggyakoribb forrása. A 4ong-ban a határidők a projekt beszámolási naptárában állnak, alkalmazáson belüli riasztás pedig jelzi, ha közeleg egy jelentés esedékessége. A riasztások az alkalmazásban jelennek meg — a 4ong nem küld e-mailt vagy SMS-t.
A jelentés számai kéznél
A pénzügyi jelentéshez már megvannak a számok: a költségvetési sorokra rendelt kiadások a jóváhagyott költségvetéshez képest. Minden kiadás hordoz egy hivatkozást az igazoló dokumentumra — szöveget vagy URL-t arra a helyre, ahol megőrzi —, így ellenőrzéskor vagy a támogató felülvizsgálatakor azonnal tudja, hol van az eredeti. A 4ong-ban nincs fájlfeltöltés, és nem generál szöveges vagy pénzügyi jelentést: a szöveget Ön írja meg a panel számaiból kiindulva.
Mi tartozik a modulhoz, és mi marad kívül
A projektmodul a pipeline-t, a soronkénti költségvetést, a dokumentumhivatkozásos kiadásokat és a beszámolási naptárt tartja nyilván, a nyitott projektek száma pedig a csomagtól függ. Nem tart projektmutatókat, nem fogad feltöltött fájlokat, nem generál jelentést a támogatónak, és nem helyettesíti a könyvelést: a kettős könyvelés a könyvelőnél vagy annak könyvelőprogramjában marad. Ha csak a költségvetés és a határidők világos nyilvántartására van szüksége, pontosan ezt nyújtja.
