Önkéntesek kezelése és önkéntes órák

Az önkéntesek nyilvántartása, a szerződés feladatlappal, a szervezet által rögzített és jóváhagyott órák, valamint a számozott önkéntes igazolás — mind egy helyen.

Az önkéntesek sok szervezet legértékesebb erőforrásai, és általában a legrosszabbul dokumentáltak: egy telefonszámlista egy csevegőcsoportban, egy papír jelenléti ív, és egy sietve megírt igazolás, amikor valakinek felvételi dossziéhoz kell. A 4ong számozott önkéntes-nyilvántartást vezet az önkéntes-szerződéssel és a feladatlappal, rögzíti a ledolgozott órákat (a szervezet, nem az önkéntes), jóváhagyja őket, a jóváhagyott órákból pedig számozott önkéntes igazolást állít elő. A rendszer érvényesíti a szabályokat: kiskorúhoz a gondviselő beleegyezése kell, aktív szerződés nélkül pedig nem lehet tevékenységet kijelölni, és órát rögzíteni sem.

Számozott önkéntes-nyilvántartás elérhetőségekkel.
Önkéntes-szerződés feladatlappal, az önkéntes adatlapján tárolva.
A kiskorúaknak a gondviselő beleegyezése kell, aktív szerződés nélkül pedig nem lehet tevékenységet kijelölni és órát rögzíteni.
Az órákat a szervezet rögzíti — az önkéntesek nem rögzítik maguk az óráikat —, majd jóváhagyják őket.
Önkéntesenkénti jóváhagyott óraösszeg, amelyből az igazolás készül.
Számozott önkéntes igazolás a jóváhagyott órákból, hézagmentes számozással.
Az aktív önkéntesek száma a csomagtól függően korlátozott: Start 10, Plus 50, Pro 200, Premium 800.
Alkalmazáson belüli riasztás, ha egy önkéntes aktív szerződés nélkül szerepel.

A jelentkezéstől az első tevékenységig

Az önkéntes elérhetőségeivel bekerül a számozott nyilvántartásba. Vele megkötik az önkéntes-szerződést a feladatlappal; kiskorú esetén a gondviselő beleegyezése is szükséges. Csak az aktív szerződés után jelölheti ki a koordinátor tevékenységre, és csak ekkor rögzíthet órát — a rendszer elutasítja a kijelölést és az órát aktív szerződés nélküli önkéntesnél, és alkalmazáson belüli riasztás jelzi, ha ilyen eset van. Mindez már nem függ attól, hogy ki őrzi a jó listát a magántelefonján.

Az órák: a szervezet rögzíti, majd jóváhagyják

Az önkéntes órákat a szervezet rögzíti, nem az önkéntes — a 4ong-nak nincs önkéntes-portálja, és az önkéntesek nem rögzítik maguk az óráikat. Minden bejegyzést jóváhagynak, és csak a jóváhagyott órák számítanak az összegbe és az igazolásba. A támogatóknak szóló jelentésekhez a naprakészen vezetett, önkéntesenként jóváhagyott órák sokkal hitelesebbek, mint a végén megbecsült kerek szám. Az egyszerre vezethető aktív önkéntesek száma a csomagtól függ.

Szerződések és igazolások

A szerződés az önkéntes adatlapjához van rögzítve a feladatlappal együtt. Az önkéntes igazolás számozott, és a jóváhagyott órákból állítható elő az önkéntes kérésére — így nem kell emlékezetből rekonstruálni, amikor egy diák a felvételijéhez kéri. A kiállítás az Ön művelete: semmi nem megy ki magától. A nyomtatható dokumentumok a román előírásokhoz igazodnak, román nyelvűek.

Az önkéntesek ugyanabban a névjegybázisban

Nagyon gyakori, hogy ugyanaz a személy önkéntes, adományozó és tag is. Külön fájlokban a három szerep sosem látszik együtt. A 4ong-ban a személyek egyetlen bázis névjegyei, címkékkel és szerepkörökkel, a GDPR-hozzájárulás pedig csatornánként, előzményekkel van rögzítve. Az önkénteseknek szóló üzeneteket Ön küldi a platformon kívül: a 4ong nem küld e-mailt, SMS-t vagy értesítést az önkénteseknek.

Gyakran ismételt kérdések

Ki rögzíti az önkéntes órákat?

A szervezet. Az önkénteseknek nincs portáljuk, és nem rögzítik maguk az óráikat: a csapat rögzíti, majd jóváhagyja az órákat, a jóváhagyott órák önkéntesenkénti összege pedig az igazolás alapja.

Hogyan rögzítik az önkéntes-szerződést?

Az önkéntes-szerződést írásban kötik meg, és az önkéntes adatlapjához rögzítik a feladatlappal együtt. Aktív szerződés nélkül nem lehet tevékenységet kijelölni és órát rögzíteni.

Hogyan állítják ki az önkéntes igazolást?

Az önkéntes jóváhagyott óráiból. Az igazolás számozott, a sorozatban nincs hézag, a kiállítás pedig az Ön művelete — semmi nem megy ki magától az önkéntesnek. A nyomtatott dokumentumok a román előírásokhoz igazodnak.

Van korlát az aktív önkéntesek számára?

Igen, a csomagtól függően: Start 10, Plus 50, Pro 200, Premium 800 aktív önkéntes.

Mi a helyzet a kiskorú önkéntesekkel?

Kiskorúhoz a gondviselő beleegyezése szükséges, amelyet az adatlapon rögzítenek, mielőtt tevékenységre kijelölnék. A szabályt a rendszer érvényesíti, nem a koordinátor emlékezetére van bízva.

Lehet egy önkéntes egyszerre adományozó vagy tag is?

Igen. A személyek egyetlen bázis névjegyei, címkékkel és szerepkörökkel, így ugyanazt a személyt nem kell külön listákon duplikálni.

Kapcsolódó cikkek

Projektek és támogatások →A projektek költségvetése, kiadásai és beszámolási határidői.Adománygyűjtő kampányok →Az önkéntesek által segített kampányok célja és eredménye.Adományozók kezelése →Ugyanaz a névjegybázis tartja nyilván az adományozókat és az önkénteseket.

Vigye az önkéntes-listát ki a csevegőcsoportból

Számozott nyilvántartás, szerződések feladatlappal, jóváhagyott órák és számozott igazolások — egyetlen nyilvántartásból.

Csomagok megtekintése Lépjen kapcsolatba velünk