Adományozók kezelése civil szervezeteknek

Egy adatlap minden támogatóhoz, a csapat által rögzített adományokkal, az ismétlődő vállalások nyilvántartásával és a panelből kiállított, számozott nyugtákkal — nem egy táblázatból, amelyet egyetlen ember őriz.

Egy egyesületben vagy alapítványban az adományozókra vonatkozó információk szétszóródnak: egy táblázat a banki beérkezésekkel, egy másik a vállalati támogatókkal, plusz egy mappa kézzel írt nyugtákkal. Amikor elmegy az, aki a fájlokat vezette, a szervezet elveszíti a memóriáját. A 4ong mindezt a panelben gyűjti össze: névjegyadatlap (magánszemély vagy szervezet) csatornánkénti GDPR-hozzájárulással, a csapat által rögzített adományok, az ismétlődő vállalások nyilvántartása és a számozott nyugták. Az összegeket kézzel rögzítik — a 4ong nem dolgoz fel fizetéseket, és nem szed be semmit Ön helyett —, a nyugtát és az éves adományigazolást pedig az adomány adatlapjából állítja elő a rendszer, a Plus csomagtól kezdve.

Névjegyadatlap magánszemélyeknek és szervezeteknek — adatok, címkék és szerepkörök, csatornánkénti GDPR-hozzájárulás (e-mail, SMS, telefon, posta) előzményekkel.
Kézzel rögzített adományok — adomány, tagdíj, szponzoráció; az adományt nem törlik, csak érvénytelenítik. A 4ong nem dolgoz fel fizetéseket.
Ismétlődő vállalások nyilvántartásként — összeg, gyakoriság, következő esedékesség, a hátralékok megjelölve; semmit nem von le automatikusan (a Plus csomagtól).
Számozott nyugták (például CH-2026-000001, hézagok nélkül) és donoronkénti éves adományigazolás, az adomány adatlapjából állítva ki (a Plus csomagtól).
Számozott szponzorálási szerződések részletekkel és vállalt ellenszolgáltatásokkal, valamint éves szponzorlista.
A névjegyek CSV-importja próbafuttatással és duplikátumfelismeréssel (azonos e-mail-cím vagy azonos cégazonosító).
Szakaszonkénti, szerepkör szerinti hozzáférés és GDPR-anonimizálás kérésre.

Hogyan néz ki egy adományozói adatlap

A névjegyadatlap egy helyen gyűjti össze a személy vagy a szervezet adatait, címkéit és szerepköreit, valamint a csatornánkénti GDPR-hozzájárulást a módosítások előzményeivel. Mellette állnak a rögzített adományok dátummal és típussal: adomány, tagdíj vagy szponzoráció. Mivel az adományt soha nem törlik, csak érvénytelenítik, az előzmény ellenőrizhető marad. A bevételi riport és a legnagyobb adományozók listája ugyanezekből az adatokból számolódik, így az év végi kampány előkészítésekor tudja, ki ad évek óta, és ki adott csak egyszer.

Ismétlődő vállalások: nyilvántartás, nem beszedés

Az ismétlődő adományok a civil szervezetek legstabilabb bevételei, és paradox módon a legrosszabbul követettek: egy állandó megbízás leáll, a szervezet pedig fél év múlva veszi észre. A 4ong-ban minden ismétlődő vállaláshoz tartozik az összeg, a gyakoriság és a következő esedékesség dátuma; ha egy várt befizetést nem rögzítettek, a vállalás hátralékosként jelenik meg, és az alkalmazáson belüli riasztások között is. A 4ong semmit nem szed be automatikusan — nincs csoportos beszedési megbízás, és nem von le összeget kártyáról. A befizetést Ön rögzíti, amikor megérkezik a számlára, a nyilvántartás pedig időben megmutatja, ki maradt le. A Plus csomagtól elérhető.

Számozott nyugták és éves igazolások

Az adomány adatlapjából állítható ki a nyugta egy folyamatosan, hézag nélkül számozott sorozatban (például CH-2026-000001), minden donorhoz pedig az éves adományigazolás — a Plus csomagtól. A kiállítás az Ön művelete: semmi nem megy ki magától az adományozónak. A nyomtatható dokumentumok a román előírásokhoz igazodnak, román nyelvűek.

A támogatói adatok védelme

Az adományozói adatok személyes adatok, és sok szervezetnél ma e-mail mellékletekben utaznak. A 4ong egyetlen helyen tartja őket, szakaszonkénti, szerepkör szerinti hozzáféréssel: az eseményt szervező önkéntesnek nem kell látnia az összegeket. A hozzájárulást csatornánként, előzményekkel rögzítik, kérésre pedig az adatok anonimizálhatók. A 4ong nem küld üzeneteket az adományozóknak: a rögzített hozzájárulás egy nyilvántartás, amelyet a platformon kívüli kommunikációnál Önnek kell betartania.

Gyakran ismételt kérdések

Importálhatom a kapcsolatlistát táblázatból?

Igen, a névjegyek CSV-importjaként: kérésenként legfeljebb 1000 sor, mentés előtti próbafuttatással és duplikátumfelismeréssel — azonos e-mail-cím vagy azonos cégazonosító. Az import a névjegyekre vonatkozik; az adományokat utána a csapat rögzíti az egyes adományozók adatlapján.

Honnan tudom, hogy egy ismétlődő vállalás elmaradt?

Minden ismétlődő vállalásnak van következő esedékességi dátuma. Ha a befizetést addig nem rögzítették, a vállalás hátralékosként van megjelölve, és megjelenik az alkalmazáson belüli riasztásokban. A 4ong semmit nem szed be automatikusan: a befizetést Ön rögzíti, amikor megérkezik a számlára.

Állít ki a platform adománynyugtát?

Igen, a Plus csomagtól: a nyugta az adomány adatlapjából készül, hézag nélkül számozott sorozatban, az éves igazolás pedig donoronként állítható ki. A kiállítás az Ön művelete, semmi nem megy ki magától az adományozóhoz. A nyomtatott dokumentumok a román előírásokhoz igazodnak.

Rögzíthetek vállalati szponzorációkat is?

Igen. A szponzorálási szerződések számozottak, részleteket és vállalt ellenszolgáltatásokat tartalmaznak, az év végén pedig kinyerhető az éves szponzorlista.

Ki látja a szervezeten belül az adományozott összegeket?

A hozzáférés szerepkör szerint, szakaszonként adható meg. Egy önkéntes csak az elérhetőségeket láthatja, az adományok és a pénzügyi dokumentumok pedig csak azoknak a szerepköröknek látszanak, akiknek szükségük van rájuk.

Helyettesíti az adományozói modul a könyvelőprogramot?

Nem. A 4ong a működési adományozói nyilvántartást vezeti, és nem exportál könyvelőprogramokba. A kettős könyvelés a szervezet könyvelőjénél vagy annak könyvelőprogramjánál marad.

Kapcsolódó cikkek

Adománygyűjtő kampányok →Egy céllal és határidővel rendelkező kampányhoz köti a rögzített adományokat.Projektek és támogatások →Nyilvántartja a költségvetést, a kiadásokat és a beszámolási határidőket.Önkéntesek kezelése →Ugyanaz a névjegybázis tartja nyilván az adományozókat és az önkénteseket.

Vigye minden adományozóját egyetlen nyilvántartásba

Importálja a névjegyeket CSV-ből, és minden támogatónak lesz adatlapja csatornánkénti hozzájárulással; az adományokat és a számozott nyugtákat ugyanabban a nyilvántartásban vezeti.

Csomagok megtekintése Lépjen kapcsolatba velünk