Vapaaehtoisten hallinta ja tuntikirjaus

Vapaaehtoisten rekisteri, sopimus tehtävälistoineen, organisaation kirjaamat ja hyväksymät tunnit sekä numeroitu vapaaehtoistodistus.

Vapaaehtoiset ovat monelle organisaatiolle arvokkain voimavara ja yleensä huonoimmin dokumentoitu: puhelinluettelo viestiryhmässä, paperinen läsnäololista ja kiireessä kirjoitettu todistus, kun joku tarvitsee sen hakemukseensa. 4ong pitää numeroitua rekisteriä vapaaehtoisista vapaaehtoissopimuksineen ja tehtävälistoineen, kirjaa tehdyt tunnit (organisaatio, ei vapaaehtoinen), antaa niiden tulla hyväksytyiksi ja muodostaa hyväksytyistä tunneista numeroidun todistuksen. Järjestelmä valvoo sääntöjä: alaikäinen tarvitsee huoltajan suostumuksen, eikä ilman voimassa olevaa sopimusta voi määrätä tehtäviä eikä kirjata tunteja.

Numeroitu rekisteri vapaaehtoisista yhteystietoineen.
Vapaaehtoissopimus tehtävälistoineen, tallennettuna vapaaehtoisen kortille.
Alaikäiset tarvitsevat huoltajan suostumuksen; ilman voimassa olevaa sopimusta ei voi määrätä tehtäviä eikä kirjata tunteja.
Tunnit kirjaa organisaatio – vapaaehtoiset eivät kirjaa tunteja itse – ja ne hyväksytään sen jälkeen.
Hyväksyttyjen tuntien summa vapaaehtoista kohden, jonka pohjalta todistus muodostetaan.
Numeroitu vapaaehtoistodistus, muodostettuna hyväksytyistä tunneista, ilman aukkoja numeroinnissa.
Aktiivisten vapaaehtoisten raja paketin mukaan: 10 Startissa, 50 Plussassa, 200 Prossa, 800 Premiumissa.
Hälytys sovelluksessa, kun vapaaehtoinen on kirjattu ilman voimassa olevaa sopimusta.

Ilmoittautumisesta ensimmäiseen tehtävään

Vapaaehtoinen tulee numeroituun rekisteriin yhteystietoineen. Hänelle tehdään vapaaehtoissopimus tehtävälistoineen; jos hän on alaikäinen, tarvitaan huoltajan suostumus. Vasta kun sopimus on voimassa, koordinaattori voi määrätä hänet tehtävään ja kirjata tunteja – järjestelmä hylkää määräyksen ja tunnit vapaaehtoiselta, jolla ei ole voimassa olevaa sopimusta, ja hälytys sovelluksessa ilmoittaa tällaisesta tapauksesta. Mikään tästä ei enää riipu siitä, kuka pitää hyvää listaa yksityisessä puhelimessaan.

Tunnit: organisaation kirjaamat, hyväksytyt

Vapaaehtoistunnit kirjaa organisaatio, ei vapaaehtoinen – 4ongissa ei ole vapaaehtoisten portaalia, eivätkä vapaaehtoiset kirjaa tuntejaan itse. Jokainen kirjaus hyväksytään erikseen, ja vain hyväksytyt tunnit lasketaan summaan ja todistukseen. Rahoittajille tehtävissä raporteissa ajan tasalla pidetty rekisteri hyväksytyin tunnein vapaaehtoista kohden on paljon uskottavampi kuin lopussa arvioitu pyöreä luku. Kuinka monta vapaaehtoista voi olla aktiivisena yhtä aikaa, riippuu paketista.

Sopimukset ja todistukset

Kirjallinen vapaaehtoissopimus ja todistus tehdystä työstä kuuluvat asianmukaiseen dokumentointiin. 4ongissa sopimus kirjataan vapaaehtoisen kortille tehtävälistan kanssa. Todistus on numeroitu ja muodostetaan hyväksytyistä tunneista vapaaehtoisen pyynnöstä – sitä ei siis tarvitse muistinvaraisesti rekonstruoida, kun joku tarvitsee sen hakemukseen. Tulostettavat asiakirjat on toistaiseksi laadittu Romanian lain mukaan ja romaniankielisinä.

Vapaaehtoiset samassa yhteystietokannassa

Hyvin usein sama henkilö on yhtä aikaa vapaaehtoinen, lahjoittaja ja jäsen. Erillisissä tiedostoissa nämä kolme roolia eivät koskaan näy yhdessä. 4ongissa ihmiset ovat yhteystietoja yhdessä kannassa tunnisteineen ja rooleineen, ja GDPR-suostumus kirjataan kanavittain historian kanssa. Viestit vapaaehtoisille lähetät itse alustan ulkopuolella: 4ong ei lähetä vapaaehtoisille sähköposteja, tekstiviestejä eikä ilmoituksia.

Usein kysytyt kysymykset

Kuka kirjaa vapaaehtoistunnit?

Organisaatio. Vapaaehtoisilla ei ole portaalia, eivätkä he kirjaa tuntejaan itse: tiimi kirjaa tunnit ja hyväksyy ne, ja hyväksyttyjen tuntien summa vapaaehtoista kohden on todistuksen pohjana.

Miten vapaaehtoissopimus kirjataan?

Sopimus kirjataan vapaaehtoisen kortille tehtävälistan kanssa. Ilman voimassa olevaa sopimusta ei voi määrätä tehtävää eikä kirjata tunteja.

Miten vapaaehtoistodistus annetaan?

Vapaaehtoisen hyväksytyistä tunneista. Todistus on numeroitu, sarjassa ei ole aukkoja, ja antaminen on sinun toimenpiteesi – mikään ei lähde itsestään vapaaehtoiselle. Tulostettavat asiakirjat on toistaiseksi laadittu Romanian lain mukaan ja romaniankielisinä.

Onko aktiivisten vapaaehtoisten määrälle rajaa?

On, paketin mukaan: 10 aktiivista vapaaehtoista Startissa, 50 Plussassa, 200 Prossa ja 800 Premiumissa.

Miten alaikäiset vapaaehtoiset huomioidaan?

Alaikäiselle tarvitaan huoltajan suostumus, kirjattuna kortille ennen kuin hänet voi määrätä tehtävään. Säännön valvoo järjestelmä, sitä ei jätetä koordinaattorin muistin varaan.

Voiko vapaaehtoinen olla samalla lahjoittaja tai jäsen?

Kyllä. Ihmiset ovat yhteystietoja yhdessä kannassa tunnisteineen ja rooleineen, joten samaa henkilöä ei tarvitse kaksoiskirjata erillisille listoille.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Projektit ja avustukset →Seuraa hankkeidesi budjettia, menoja ja raportointipäiviä.Varainkeruukampanjat →Seuraa kampanjoiden tavoitteita ja tulosta, joissa vapaaehtoiset ovat mukana.Lahjoittajien hallinta →Sama yhteystietokanta sisältää sekä lahjoittajat että vapaaehtoiset.

Siirtäkää vapaaehtoislista pois viestiryhmästä

Numeroitu rekisteri, sopimukset tehtävälistoineen, hyväksytyt tunnit ja numeroidut todistukset – yhdestä rekisteristä.

Katso tilaukset Ota yhteyttä