Lahjoittajien hallinta yhdistyksille ja säätiöille

Yksi kortti jokaista tukijaa kohden: tiimin kirjaamien lahjoitusten historia, toistuvien sitoumusten rekisteri ja numeroidut kuitit paneelista – ei taulukko, jota ylläpitää vain yksi ihminen.

Yhdistyksessä tai säätiössä lahjoittajatiedot hajaantuvat: yksi taulukko pankkitilin summista, toinen sponsoreista ja kansio käsin kirjoitetuista kuiteista. Kun tiedostoja ylläpitänyt henkilö lähtee, organisaatio menettää muistinsa. 4ong kokoaa kaiken paneeliin: yhteystietokortin (henkilö tai organisaatio) kanavakohtaisine suostumuksineen, tiimin kirjaamat lahjoitukset, toistuvien sitoumusten rekisterin seuraavine eräpäivineen ja jälkeenjääneine maksuineen sekä numeroidut kuitit. Hyvä tietää: 4ong ei käsittele maksuja eikä lähetä viestejä – se on rekisteri ja laskin varainhankintasi tueksi.

Yhteystietokortti henkilöille ja organisaatioille – tiedot, tunnisteet ja roolit, suostumus kanavittain (sähköposti, tekstiviesti, puhelin, posti) historian kanssa.
Käsin kirjatut lahjoitukset – lahjoitus, jäsenmaksu, sponsorointi; lahjoitusta ei koskaan poisteta, se vain mitätöidään. 4ong ei käsittele maksuja.
Toistuvat sitoumukset rekisterinä – summa, toistuvuus, seuraava eräpäivä, jälkeenjääneet maksut merkittyinä; mitään ei veloiteta automaattisesti (Plus-paketista alkaen).
Numeroidut kuitit (muotoa CH-2026-000001, ilman aukkoja) ja vuosittainen lahjoitustodistus lahjoittajaa kohden, muodostettuna lahjoituskortista (Plus-paketista alkaen).
Numeroidut sponsorisopimukset, maksuerät ja sovitut vastikkeet sekä vuosittainen sponsorilista.
Yhteystietojen CSV-tuonti, jossa on kokeiluajo ennen tallennusta ja kaksoiskappaleiden tunnistus (sama sähköposti tai sama tunnus).
Käyttöoikeudet rooleittain ja osioittain sekä GDPR-anonymisointi pyynnöstä.

Miltä lahjoittajakortti näyttää

Yhteystietokortti kokoaa yhteen paikkaan henkilön tai organisaation tiedot, tunnisteet ja roolit sekä suostumuksen jokaiselle kanavalle – sähköposti, tekstiviesti, puhelin, posti – muutoshistorian kanssa. Vieressä ovat kirjatut lahjoitukset päivämäärineen ja tyyppeineen: lahjoitus, jäsenmaksu tai sponsorointi. Koska lahjoitusta ei koskaan poisteta vaan se vain mitätöidään, historia pysyy täydellisenä. Summat kirjaa tiimisi, kun ne saapuvat tilille tai kassaan; 4ong ei lue tiliotteita.

Toistuvat sitoumukset: rekisteri, ei perintää

Toistuvat lahjoitukset ovat järjestön vakain tulonlähde ja samalla huonoimmin seurattu: kestotilaus katkeaa, ja järjestö huomaa sen vasta kuukausien päästä. 4ongissa jokaisella toistuvalla sitoumuksella on summa, toistuvuus ja seuraava eräpäivä. Kun odotettua maksua ei ole kirjattu, sitoumus näkyy jälkeenjääneenä ja sovelluksen hälytyksissä. 4ong ei veloita mitään automaattisesti – ei suoraveloitusta eikä korttia –, maksun kirjaat itse. Rekisteri on käytettävissä Plus-paketista alkaen.

Numeroidut kuitit ja vuositodistus

Lahjoituskortista muodostat kuitin yhtäjaksoisesti numeroituun sarjaan ilman aukkoja (esimerkiksi CH-2026-000001) ja jokaiselle lahjoittajalle vuosittaisen lahjoitustodistuksen – Plus-paketista alkaen. Antaminen on sinun toimenpiteesi: lahjoittajalle ei lähde mitään automaattisesti. Tulostettavat asiakirjat on toistaiseksi laadittu Romanian lain mukaan ja romaniankielisinä.

Tukijoiden tietojen suojaus

Lahjoittajatiedot ovat henkilötietoja, ja monessa organisaatiossa ne kiertävät yhä sähköpostin liitteinä. 4ong pitää ne yhdessä paikassa käyttöoikeuksin rooleittain ja osioittain: tapahtumaa valmisteleva ei tarvitse nähdä summia, kirjanpito näkee tarvitsemansa. Suostumus kirjataan kanavittain historian kanssa, ja tiedot voi anonymisoida henkilön pyynnöstä. 4ong ei lähetä lahjoittajille viestejä itse: kirjattu suostumus on rekisteri, jota noudatat viestiessäsi alustan ulkopuolella.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko tuoda yhteystietolistani taulukosta?

Kyllä, yhteystietojen CSV-tuontina: enintään 1 000 riviä pyyntöä kohden, kokeiluajolla ennen tallennusta ja kaksoiskappaleiden tunnistuksella – sama sähköposti tai sama tunnus. Tuonti kattaa yhteystiedot; lahjoitukset tiimi kirjaa sen jälkeen kunkin lahjoittajan korttiin.

Mistä tiedän, että toistuva sitoumus on jäänyt maksamatta?

Jokaisella toistuvalla sitoumuksella on seuraava eräpäivä. Jos maksua ei ole kirjattu siihen mennessä, sitoumus merkitään jälkeenjääneeksi ja se näkyy sovelluksen hälytyksissä. 4ong ei veloita mitään automaattisesti: kirjaat maksun, kun se saapuu tilille.

Antaako alusta lahjoituskuitteja?

Kyllä, Plus-paketista alkaen: kuitti muodostetaan lahjoituskortista numeroituun sarjaan ilman aukkoja, ja vuosittainen lahjoitustodistus lahjoittajaa kohden. Antaminen on sinun toimenpiteesi, mikään ei lähde itsestään lahjoittajalle. Tulostettavat asiakirjat on toistaiseksi laadittu Romanian lain mukaan ja romaniankielisinä.

Voiko 4ong kerätä lahjoituksia verkossa?

Ei. 4ongissa ei ole julkisia lahjoitussivuja, lahjoituslomakkeita eikä maksunkäsittelyä. Tilille, kassaan tai tapahtumassa saapuneet lahjoitukset tiimisi kirjaa rekisteriin.

Kuka organisaatiossa näkee lahjoitetut summat?

Käyttöoikeudet annetaan rooleittain ja osioittain. Vapaaehtoisella voi olla pääsy vain yhteystietoihin, kun taas lahjoitukset ja talousasiakirjat näkyvät vain niille rooleille, jotka niitä tarvitsevat.

Korvaako lahjoittajamoduuli kirjanpito-ohjelman?

Ei. 4ong pitää lahjoittajien operatiivista rekisteriä; olemassa olevat viennit ovat rekisterin CSV-vienti ja tulostettavat asiakirjat – kirjanpito-ohjelmiin ei viedä. Kahdenkertainen kirjanpito jää kirjanpitäjällesi tai hänen ohjelmalleen.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Varainkeruukampanjat →Liitä kirjatut lahjoitukset kampanjaan, jolla on tavoite ja määräaika.Projektit ja avustukset →Seuraa hankkeidesi budjettia, menoja ja raportointipäiviä.Vapaaehtoisten hallinta →Sama yhteystietokanta sisältää sekä lahjoittajat että vapaaehtoiset.

Kootkaa kaikki lahjoittajat yhteen tietueeseen

Tuot yhteystiedot CSV:nä, ja jokaisella tukijalla on kortti kanavakohtaisine suostumuksineen; lahjoitukset ja numeroidut kuitit pidetään samassa rekisterissä.

Katso tilaukset Ota yhteyttä