Budjetti erittäin, ei kokonaissummana
Rahoittaja ei kysy, paljonko olette käyttäneet, vaan paljonko kullakin hyväksytyllä erällä. 4ongissa hankkeen budjetti kirjataan kululajeittain – esimerkiksi henkilöstö, matkat, laitteet, alihankinta, yleiskustannukset, kuten rahoittaja on ne hyväksynyt – ja jokainen kirjattu meno kohdistetaan erälle. Käyttö näkyy erittäin suunniteltuun summaan verrattuna, joten ylitykset huomataan siinä kuussa, jona ne syntyvät, eikä vasta loppuraportoinnissa, jolloin niitä on vaikea enää korjata.
Raportointipäivät näkyvillä
Jokaisella rahoitussopimuksella on oma kalenterinsa: väliraportti kuuden kuukauden kohdalla, talousraportti lopussa, maksatushakemukset kiinteinä väleinä. Kun organisaatiolla on viisi hanketta viidellä rahoittajalla, kalenterista tulee yleisin kiireiden lähde. 4ongissa määräajat ovat hankkeen raportointikalenterissa, ja sovelluksen hälytys ilmoittaa, kun raportin eräpäivä lähestyy. Hälytykset ovat sovelluksessa – 4ong ei lähetä sähköposteja eikä tekstiviestejä.
Raportin luvut käden ulottuvilla
Talousraporttiin luvut ovat jo valmiina: budjettieriin kohdistetut menot hyväksyttyyn budjettiin verrattuna. Jokaisella menolla on viite tositteeseen – teksti tai URL paikkaan, jossa säilytät sen –, joten rahoittajan tarkastuksessa tiedät heti, missä alkuperäinen on. 4ongissa ei ole tiedostojen latausta, eikä se laadi sisällöllistä eikä talousraporttia: tekstin kirjoitat itse paneelin lukujen pohjalta.
Mitä moduuliin kuuluu ja mitä ei
Hankemoduuli pitää rahoitusputken, budjetin erittäin, menot tositeviitteineen ja raportointikalenterin; avointen hankkeiden määrä riippuu paketista. Se ei seuraa hankeindikaattoreita, ei ota vastaan ladattuja tiedostoja, ei laadi raportteja rahoittajille eikä korvaa kirjanpitoa: kahdenkertainen kirjanpito jää kirjanpitäjälle tai hänen ohjelmalleen. Jos tarvitset ennen kaikkea selkeän rekisterin budjetista ja määräajoista, juuri sitä se on.
