De la inscripción a la primera actividad
El voluntario entra en el registro numerado con sus datos de contacto. Se firma para él el acuerdo de voluntariado con la hoja de tareas; si es menor, hace falta la autorización del tutor. Solo cuando el acuerdo está activo puede el coordinador asignarlo a una actividad y registrar horas — el sistema rechaza la asignación y las horas de un voluntario sin acuerdo activo, y una alerta en la aplicación te avisa si tienes un caso así. Nada de esto depende ya de quién lleve la lista buena en su teléfono personal.
Las horas: registradas por la organización, validadas
Las horas de voluntariado las registra la organización, no el voluntario — 4ong no tiene portal de voluntarios y los voluntarios no fichan sus propias horas. Cada registro se valida después, y solo las horas validadas cuentan para el total y para el certificado. Para los informes a financiadores, un registro al día, con horas validadas por voluntario, es mucho más creíble que una cifra redonda estimada al final. El número de voluntarios activos simultáneos depende del plan.
Acuerdos y certificados
Un acuerdo de voluntariado por escrito y un certificado de la actividad realizada forman parte de una documentación correcta. En 4ong el acuerdo queda registrado en la ficha del voluntario, junto con la hoja de tareas. El certificado está numerado y se genera a partir de las horas validadas, a petición del voluntario — no hace falta reconstruirlo de memoria cuando alguien lo pide para una solicitud. Los documentos impresos están por ahora diseñados según el derecho rumano y redactados en rumano.
Los voluntarios, en la misma base de contactos
Muy a menudo la misma persona es voluntaria, donante y socia. Llevados en archivos separados, esos tres roles nunca se ven juntos. En 4ong las personas son contactos en una única base, con etiquetas y roles, y el consentimiento RGPD se registra por canal, con historial. Los mensajes a los voluntarios los envías tú, fuera de la plataforma: 4ong no envía correos, SMS ni notificaciones a los voluntarios.
