Fra tilmelding til første aktivitet
Den frivillige kommer ind i det nummererede register med sine kontaktoplysninger. Der indgås en frivilligaftale med opgaveark; er vedkommende mindreårig, kræves værgens samtykke. Først når aftalen er aktiv, kan koordinatoren tildele den frivillige en aktivitet og registrere timer – systemet afviser tildeling og timer for en frivillig uden aktiv aftale, og en advarsel i programmet gør opmærksom på et sådant tilfælde. Intet af det afhænger længere af, hvem der har den gode liste på sin private telefon.
Timer: registreret af organisationen, godkendt
Frivilligtimerne registreres af organisationen, ikke af den frivillige – 4ong har ingen portal for frivillige, og de registrerer ikke selv deres timer. Hver registrering godkendes derefter, og kun godkendte timer tæller med i totalen og attesten. Til rapporter til bevillingsgivere er en løbende ført oversigt med godkendte timer pr. frivillig langt mere troværdig end et rundt tal, der er skønnet til sidst. Hvor mange frivillige der kan være aktive samtidig, afhænger af planen.
Aftaler og attester
En skriftlig frivilligaftale og en attest for det udførte arbejde hører til en ordentlig dokumentation. I 4ong er aftalen registreret på den frivilliges kort sammen med opgaveark. Attesten er nummereret og oprettes ud fra de godkendte timer efter den frivilliges anmodning – den behøver altså ikke rekonstrueres fra hukommelsen, når nogen beder om den til en ansøgning. De udskrevne dokumenter er indtil videre udformet efter rumænsk ret og på rumænsk.
Frivillige i den samme kontaktbase
Meget ofte er den samme person både frivillig, donor og medlem. Holdt i adskilte filer ses de tre roller aldrig sammen. I 4ong er personer kontakter i én base med mærkater og roller, og GDPR-samtykket registreres pr. kanal med historik. Beskeder til frivillige sender I selv uden for platformen: 4ong sender ingen e-mails, sms eller notifikationer til frivillige.
