Ét kort for hver støtte med historikken over de donationer, teamet har registreret, et register over tilbagevendende tilsagn og nummererede kvitteringer fra panelet – ikke et regneark, som kun én person vedligeholder.
I en forening eller fond spredes oplysningerne om donorer: et ark med beløbene fra banken, et andet med sponsorerne og en mappe med håndskrevne kvitteringer. Når den, der førte filerne, forlader organisationen, mister den sin hukommelse. 4ong samler alt i panelet: kontaktkortet (person eller organisation) med samtykke pr. kanal, de donationer, teamet har registreret, et register over tilbagevendende tilsagn med næste forfaldsdato og restancer samt nummererede kvitteringer. Godt at vide: 4ong behandler ikke betalinger og sender ingen beskeder – det er et register og en beregner til jeres indsamlingsarbejde.
Kontaktkortet samler på ét sted oplysningerne om personen eller organisationen, dens mærkater og roller og samtykket for hver kanal – e-mail, sms, telefon, post – med ændringshistorik. Ved siden af står de registrerede donationer med dato og type: donation, kontingent eller sponsorat. Fordi en donation aldrig slettes, kun annulleres, er historikken altid komplet. Beløbene indtaster jeres team, når de lander på kontoen eller i kassen; 4ong læser ikke kontoudtog.
Tilbagevendende donationer er en forenings mest stabile indtægtskilde og paradoksalt nok den dårligst fulgte: en fast overførsel stopper, og organisationen opdager det måneder senere. I 4ong har hvert tilbagevendende tilsagn et beløb, en hyppighed og en næste forfaldsdato. Når en forventet betaling ikke er registreret, vises tilsagnet med restance og i advarslerne i programmet. 4ong trækker ikke noget automatisk – hverken betalingsservice eller kort –, betalingen registrerer I selv. Registret er tilgængeligt fra Plus-planen.
Fra donationskortet opretter I kvitteringen i en løbende nummereret serie uden huller (for eksempel CH-2026-000001) og for hver donor den årlige donationsattest – fra Plus-planen. Udstedelsen er en handling, I selv foretager: intet sendes automatisk til donoren. De udskrevne dokumenter er indtil videre udformet efter rumænsk ret og på rumænsk.
Donoroplysninger er personoplysninger, og i mange organisationer cirkulerer de stadig som vedhæftede filer i e-mails. 4ong opbevarer dem ét sted med adgang efter roller og sektioner: den, der forbereder et arrangement, behøver ikke se beløbene, og bogholderiet ser det, det skal bruge. Samtykket registreres pr. kanal med historik, og oplysningerne kan anonymiseres efter personens anmodning. 4ong sender ikke selv beskeder til donorer: det registrerede samtykke er et register, I respekterer, når I kommunikerer uden for platformen.
Ja, som CSV-import af kontakter: op til 1.000 rækker pr. anmodning med en prøvekørsel før lagring og registrering af dubletter – samme e-mail eller samme id-nummer. Importen omfatter kontakterne; donationerne registrerer teamet bagefter på hver donors kort.
Hvert tilbagevendende tilsagn har en næste forfaldsdato. Er betalingen ikke registreret til den dato, markeres tilsagnet med restance og vises i advarslerne i programmet. 4ong trækker intet automatisk: I registrerer betalingen, når den lander på kontoen.
Ja, fra Plus-planen: kvitteringen oprettes fra donationskortet i en nummereret serie uden huller, og den årlige donationsattest pr. donor. Udstedelsen er jeres handling, intet sendes af sig selv til donoren. De udskrevne dokumenter er indtil videre udformet efter rumænsk ret og på rumænsk.
Nej. 4ong har ingen offentlige donationssider, ingen donationsformularer og ingen betalingsbehandling. Donationer, der kommer ind på kontoen, i kassen eller til et arrangement, registrerer jeres team i registret.
Adgangen tildeles efter roller og sektioner. En frivillig kan nøjes med adgang til kontaktoplysninger, mens donationer og økonomiske dokumenter kun er synlige for de roller, der har brug for dem.
Nej. 4ong fører den operative registrering af donorer; de eksisterende eksporter er CSV-eksporten fra registret og de udskrivelige dokumenter – der eksporteres ikke til regnskabsprogrammer. Dobbelt bogholderi bliver hos jeres bogholder eller dennes program.
Importér kontakterne fra CSV, og hver støtte får et kort med samtykke pr. kanal; donationer og nummererede kvitteringer føres i det samme register.
