Budgettet pr. linje, ikke som totalsum
En bevillingsgiver spørger ikke, hvor meget I har brugt, men hvor meget på hver godkendt linje. I 4ong indtastes projektbudgettet pr. udgiftslinje – for eksempel personale, rejser, udstyr, underleverancer, indirekte omkostninger, som bevillingsgiveren har godkendt dem – og hver registreret udgift henføres til en linje. Forbruget ses pr. linje i forhold til det planlagte beløb, så overskridelser opdages i den måned, de opstår, og ikke ved den afsluttende rapportering, hvor de kun vanskeligt kan rettes.
Rapporteringsfrister, så de ses
Hver bevillingsaftale har sin egen kalender: midtvejsrapport efter seks måneder, regnskabsrapport til sidst, udbetalingsanmodninger med faste mellemrum. Når organisationen har fem projekter med fem bevillingsgivere, bliver kalenderen den hyppigste kilde til hastesager. I 4ong står fristerne i projektets rapporteringskalender, og en advarsel i programmet gør opmærksom på det, når fristen for en rapport nærmer sig. Advarslerne er i programmet – 4ong sender ingen e-mails eller sms.
Tallene til rapporten, lige ved hånden
Til regnskabsrapporten har I allerede tallene: udgifterne henført til budgetlinjerne i forhold til det godkendte budget. Hver udgift bærer en henvisning til bilaget – en tekst eller en URL til det sted, hvor I opbevarer det –, så I ved en kontrol fra bevillingsgiveren straks ved, hvor originalen ligger. 4ong har ingen filupload og opretter hverken faglig rapport eller regnskabsrapport: teksten skriver I selv ud fra tallene i panelet.
Hvad modulet omfatter, og hvad det ikke gør
Projektmodulet fører pipeline, budget pr. linje, udgifter med bilagshenvisning og rapporteringskalender; antallet af åbne projekter afhænger af planen. Det følger ikke projektindikatorer, modtager ikke uploadede filer, opretter ikke rapporter til bevillingsgivere og erstatter ikke regnskabet: dobbelt bogholderi bliver hos bogholderen eller dennes program. Har I mest brug for et klart overblik over budget og frister, er det præcis det, det gør.
