Správa dobrovolníků a dobrovolnických hodin

Evidence dobrovolníků, smlouva s přehledem úkolů, hodiny zadané organizací a schválené a číslované potvrzení o dobrovolnické činnosti.

Dobrovolníci jsou pro mnoho organizací nejcennějším zdrojem a obvykle nejhůře zdokumentovaným: seznam telefonů ve skupině na komunikátoru, papírová prezenční listina a potvrzení napsané ve spěchu, když ho někdo potřebuje k přihlášce. 4ong vede číslovanou evidenci dobrovolníků se smlouvou o dobrovolnické činnosti a přehledem úkolů, zaznamenává odpracované hodiny (organizace, ne dobrovolník), nechává je schválit a ze schválených hodin vytváří číslované potvrzení. Systém vynucuje pravidla: nezletilý potřebuje souhlas zákonného zástupce a bez aktivní smlouvy nelze přidělovat činnosti ani zadávat hodiny.

Číslovaná evidence dobrovolníků s kontaktními údaji.
Smlouva o dobrovolnické činnosti s přehledem úkolů, uložená u dobrovolníka.
Nezletilí potřebují souhlas zákonného zástupce; bez aktivní smlouvy nelze přidělovat činnosti ani zadávat hodiny.
Hodiny zadává organizace — dobrovolníci si hodiny nevykazují sami — a poté se schvalují.
Součet schválených hodin na dobrovolníka jako základ potvrzení.
Číslované potvrzení o dobrovolnické činnosti vytvořené ze schválených hodin, bez mezer v číslování.
Limit aktivních dobrovolníků podle tarifu: 10 u Start, 50 u Plus, 200 u Pro, 800 u Premium.
Upozornění v aplikaci, když je dobrovolník evidován bez aktivní smlouvy.

Od přihlášení k první činnosti

Dobrovolník vstoupí do číslované evidence s kontaktními údaji. Uzavře se s ním smlouva o dobrovolnické činnosti s přehledem úkolů; je-li nezletilý, je třeba souhlas zákonného zástupce. Teprve když je smlouva aktivní, může koordinátor dobrovolníka přidělit k činnosti a zadat hodiny — systém přidělení i hodiny u dobrovolníka bez aktivní smlouvy odmítne a upozornění v aplikaci vás na takový případ upozorní. Nic z toho už nezávisí na tom, kdo drží ten správný seznam v soukromém telefonu.

Hodiny: zadává organizace, schvalují se

Hodiny dobrovolnictví zadává organizace, ne dobrovolník — 4ong nemá portál pro dobrovolníky a dobrovolníci si hodiny sami nevykazují. Každý záznam se poté schvaluje a do součtu i potvrzení se počítají jen schválené hodiny. Pro zprávy poskytovatelům je průběžně vedená evidence se schválenými hodinami na dobrovolníka mnohem věrohodnější než kulaté číslo odhadnuté na konci. Počet současně aktivních dobrovolníků závisí na tarifu.

Smlouvy a potvrzení

Písemná smlouva o dobrovolnické činnosti a potvrzení o vykonané činnosti patří k řádné dokumentaci. V 4ong je smlouva zaznamenána v kartě dobrovolníka spolu s přehledem úkolů. Potvrzení je číslované a vytváří se ze schválených hodin na žádost dobrovolníka — není tedy třeba je zpětně skládat z paměti, když ho někdo potřebuje k přihlášce. Tištěné dokumenty jsou zatím vytvořené podle rumunského práva a v rumunštině.

Dobrovolníci ve stejné databázi kontaktů

Velmi často je tatáž osoba dobrovolníkem, dárcem i členem. Vedeny v oddělených souborech se tyto tři role nikdy nesejdou. V 4ong jsou lidé kontakty v jedné databázi se štítky a rolemi a souhlas podle GDPR se eviduje podle kanálů s historií. Zprávy dobrovolníkům odesíláte sami, mimo platformu: 4ong dobrovolníkům neposílá e-maily, SMS ani oznámení.

Často kladené otázky

Kdo zadává hodiny dobrovolníků?

Organizace. Dobrovolníci nemají portál a hodiny si nevykazují sami: tým hodiny zadá a poté schválí a součet schválených hodin na dobrovolníka je podkladem potvrzení.

Jak se eviduje smlouva o dobrovolnické činnosti?

Smlouva se zaznamená v kartě dobrovolníka spolu s přehledem úkolů. Bez aktivní smlouvy nelze přidělit činnost ani zadat hodiny.

Jak se vystavuje potvrzení o dobrovolnické činnosti?

Ze schválených hodin dobrovolníka. Potvrzení je číslované, bez mezer v řadě, a vystavení je vaše akce — nic samo neodchází k dobrovolníkovi. Tištěné dokumenty jsou zatím vytvořené podle rumunského práva a v rumunštině.

Existuje limit aktivních dobrovolníků?

Ano, podle tarifu: 10 aktivních dobrovolníků u Start, 50 u Plus, 200 u Pro a 800 u Premium.

Co platí pro nezletilé dobrovolníky?

Pro nezletilého je nutný souhlas zákonného zástupce, zaznamenaný v kartě dřív, než ho lze přidělit k činnosti. Pravidlo vynucuje systém, není ponecháno na paměti koordinátora.

Může být dobrovolník současně dárcem nebo členem?

Ano. Lidé jsou kontakty v jedné databázi se štítky a rolemi, takže tatáž osoba nemusí být duplikována v oddělených seznamech.

Související články

Projekty a financování →Veďte rozpočet, výdaje a termíny vykazování svých projektů.Kampaně na sběr prostředků →Sledujte cíle a výsledky kampaní, do kterých se dobrovolníci zapojují.Správa dárců →Stejná databáze kontaktů vede dárce i dobrovolníky.

Přesuňte seznam dobrovolníků ze skupiny pro zprávy

Číslovaná evidence, smlouvy s přehledem úkolů, schválené hodiny a číslovaná potvrzení — z jedné evidence.

Zobrazit tarify Kontaktujte nás