Rozpočet po položkách, ne v souhrnu
Poskytovatel se neptá, kolik jste utratili, ale kolik na každé schválené položce. V 4ong se rozpočet projektu zadává po nákladových položkách — například osobní náklady, cestovné, vybavení, subdodávky, nepřímé náklady, tak jak je schválil poskytovatel — a každý zaznamenaný výdaj se přiřadí k položce. Čerpání je vidět u každé položky proti plánované částce, takže překročení zjistíte v měsíci, kdy vznikne, a ne při závěrečném vykazování, kdy už lze jen stěží napravit.
Termíny vykazování na očích
Každá smlouva o financování přináší vlastní kalendář: průběžná zpráva po šesti měsících, finanční zpráva na konci, žádosti o proplacení v pevných intervalech. Když má organizace pět projektů s pěti poskytovateli, stává se kalendář nejčastějším zdrojem naléhavých situací. V 4ong jsou termíny v kalendáři vykazování projektu a upozornění v aplikaci vás upozorní, když se blíží termín zprávy. Upozornění jsou v aplikaci — 4ong neposílá e-maily ani SMS.
Čísla pro zprávu po ruce
Pro finanční zprávu už čísla máte: výdaje přiřazené k rozpočtovým položkám proti schválenému rozpočtu. Každý výdaj nese odkaz na dokládající dokument — text nebo URL místa, kde ho uchováváte —, takže při kontrole poskytovatele okamžitě víte, kde je originál. 4ong nemá nahrávání souborů a nevytváří slovní ani finanční zprávu: text napíšete sami z čísel v panelu.
Co do modulu patří a co ne
Modul projektů vede přehled financování, rozpočet po položkách, výdaje s odkazem na doklad a kalendář vykazování; počet otevřených projektů závisí na tarifu. Nesleduje indikátory projektu, nepřijímá nahrané soubory, nevytváří zprávy pro poskytovatele a nenahrazuje účetnictví: podvojné účetnictví zůstává u účetního nebo v jeho programu. Pokud potřebujete hlavně přehlednou evidenci rozpočtu a termínů, přesně to dělá.
