От записването до първата задача
Доброволецът влиза в номерирания регистър със своите данни за контакт. Към него се оформя договор с доброволец със списък на задачите; ако е непълнолетен, е нужно съгласие от настойник. Едва когато договорът е действащ, координаторът може да му възложи задача и да отчете часове – системата отхвърля възлагане и часове за доброволец без действащ договор, а сигнал в приложението отбелязва всеки такъв случай. Нищо от това вече не зависи от това кой пази добрия списък в личния си телефон.
Часове: въведени от организацията и потвърдени
Часовете на доброволците ги въвежда организацията, а не доброволецът – в 4ong няма портал за доброволци и те не отчитат часовете си сами. Всеки запис се потвърждава отделно и само потвърдените часове влизат в сбора и в удостоверението. При отчети пред финансиращи институции поддържаният текущо регистър с потвърдени часове за всеки доброволец е много по-убедителен от кръгла цифра, оценена накрая. Колко доброволци могат да са активни едновременно, зависи от плана.
Договори и удостоверения
Писменият договор с доброволеца и удостоверението за свършената работа са част от добрата документация. В 4ong договорът се записва в картата на доброволеца заедно със списъка на задачите. Удостоверението е номерирано и се изготвя от потвърдените часове по искане на доброволеца – така не се налага да го възстановявате по памет, когато на някого му е нужно за кандидатстване. Документите за печат засега са изготвени по румънското право и на румънски език.
Доброволците в една и съща база с контакти
Твърде често един и същи човек е едновременно доброволец, дарител и член. В отделни файлове тези три роли никога не се виждат заедно. В 4ong хората са контакти в една база с етикети и роли, а съгласието по GDPR се записва по канали с история. Съобщенията до доброволците изпращате сами, извън платформата: 4ong не изпраща на доброволците имейли, SMS-и или известия.
