Register prostovoljcev, dogovor z opisom nalog, ure, ki jih vpiše in potrdi organizacija, ter oštevilčeno potrdilo o prostovoljstvu.
Prostovoljci so pogosto najdragocenejši vir organizacije, a najslabše dokumentiran: telefonske številke v klepetalni skupini, papirnata lista prisotnosti in naglo napisano potrdilo, ko ga nekdo potrebuje za prijavo. 4ong vodi oštevilčen register prostovoljcev z dogovori in opisi nalog, beleži opravljene ure (vpiše jih organizacija, ne prostovoljec), omogoča njihovo potrditev in iz potrjenih ur ustvari oštevilčeno potrdilo. Sistem pazi na pravila: mladoletnik potrebuje soglasje skrbnika, brez veljavnega dogovora pa ni mogoče dodeliti nalog ali vpisati ur.
Prostovoljec pride v oštevilčen register s svojimi stiki. Zanj se sklene prostovoljski dogovor z opisom nalog; če je mladoleten, je potrebno soglasje skrbnika. Šele ko je dogovor veljaven, ga koordinator lahko razporedi na nalogo in vpiše ure – sistem zavrne razporeditev in ure za prostovoljca brez veljavnega dogovora, opozorilo v aplikaciji pa takšen primer označi. Nič od tega ne visi več na tem, kdo ima dober seznam v zasebnem telefonu.
Prostovoljske ure vpiše organizacija, ne prostovoljec – 4ong nima portala za prostovoljce in ti ur ne vpisujejo sami. Vsak vnos se potrdi posebej, v vsoto in potrdilo pa se štejejo samo potrjene ure. Pri poročilih za financerje je redno vodena evidenca s potrjenimi urami po prostovoljcih precej bolj prepričljiva kot zaokroženo število, ocenjeno ob koncu. Koliko prostovoljcev je lahko aktivnih hkrati, je odvisno od paketa.
Pisni prostovoljski dogovor in potrdilo o opravljenem delu spadata k urejeni dokumentaciji. V 4ong se dogovor zabeleži na kartici prostovoljca skupaj z opisom nalog. Potrdilo je oštevilčeno in nastane iz potrjenih ur na zahtevo prostovoljca – ni ga treba rekonstruirati po spominu, ko ga nekdo potrebuje za prijavo. Natisljivi dokumenti so zaenkrat pripravljeni po romunski zakonodaji in v romunščini.
Ista oseba je zelo pogosto hkrati prostovoljec, donator in član. V ločenih datotekah se te tri vloge nikoli ne srečajo. V 4ong so ljudje stiki v skupni bazi z oznakami in vlogami, privolitev pa je zabeležena po kanalih z zgodovino. Sporočila prostovoljcem pošljete sami zunaj platforme: 4ong prostovoljcem ne pošilja e-pošte, SMS-ov ali obvestil.
Organizacija. Prostovoljci nimajo portala in ur ne vpisujejo sami: ekipa ure vpiše in potrdi, vsota potrjenih ur na prostovoljca pa je podlaga za potrdilo.
Dogovor se zabeleži na kartici prostovoljca skupaj z opisom nalog. Brez veljavnega dogovora ni mogoče dodeliti naloge ali vpisati ur.
Iz potrjenih ur prostovoljca. Potrdilo je oštevilčeno, v zaporedju ni vrzeli, izdajo pa sprožite Vi – prostovoljcu samodejno ne gre nič. Natisljivi dokumenti so zaenkrat pripravljeni po romunski zakonodaji in v romunščini.
Je, glede na paket: 10 aktivnih prostovoljcev v paketu Start, 50 v Plus, 200 v Pro in 800 v Premium.
Za mladoletnika je potrebno soglasje skrbnika, zabeleženo na kartici, preden ga je mogoče razporediti na nalogo. Pravilo uveljavlja sistem, ne koordinatorjev spomin.
Da. Ljudje so stiki v skupni bazi z oznakami in vlogami, zato iste osebe ni treba dvakrat vnašati v ločene sezname.
Oštevilčen register, dogovori z opisom nalog, potrjene ure in oštevilčena potrdila – iz enega registra.
