Proračun po postavkah, ne kot ena vsota
Financer ne vpraša, koliko ste skupaj porabili, ampak koliko na posamezni odobreni postavki. V 4ong se projektni proračun vpiše po vrstah stroškov – na primer plače, potovanja, oprema, podizvajalci, splošni stroški, kot jih je odobril financer – vsak vpisani strošek pa se dodeli postavki. Poraba je prikazana po postavkah v primerjavi z načrtovanim zneskom, tako da preseganja opazite v mesecu, ko nastanejo, ne šele pri končnem poročilu, ko jih je težko popraviti.
Roki poročanja pred očmi
Vsaka pogodba o financiranju ima svoj koledar: vmesno poročilo po šestih mesecih, finančno poročilo na koncu, zahtevki za izplačilo v rednih razmikih. Ko ima organizacija pet projektov pri petih financerjih, koledar postane najpogostejši vir naglice. V 4ong so roki v koledarju poročanja projekta, opozorilo v aplikaciji pa javi, da se rok poročila bliža. Opozorila so v aplikaciji – 4ong ne pošilja e-pošte ali SMS-ov.
Številke za poročilo pri roki
Za finančno poročilo so številke že pripravljene: stroški, dodeljeni proračunskim postavkam, v primerjavi z odobrenim proračunom. Vsak strošek ima sklic na dokument – besedilo ali URL kraja, kjer ga hranite –, zato ob preverjanju pri financerju takoj veste, kje je izvirnik. 4ong nima nalaganja datotek in ne ustvarja vsebinskega ali finančnega poročila: besedilo napišete sami na podlagi številk iz plošče.
Kaj modul zajema in česa ne
Projektni modul vodi pregled financiranja, proračun po postavkah, stroške s sklicem na dokument in koledar poročanja; število odprtih projektov je odvisno od paketa. Ne spremlja kazalnikov projekta, ne sprejema naloženih datotek, ne piše poročil za financerje in ne nadomešča knjigovodstva: dvostavno knjigovodstvo ostane pri računovodji ali njegovem programu. Če predvsem potrebujete pregledno evidenco proračuna in rokov, je modul točno to.
