O orçamento por rubricas, não pelo total
Um financiador não pergunta quanto gastou, mas quanto gastou em cada rubrica aprovada. No 4ong, o orçamento do projeto introduz-se por rubricas de despesa — por exemplo recursos humanos, deslocações, equipamento, subcontratação, custos indiretos, tal como o financiador as aprovou — e cada despesa registada é atribuída a uma rubrica. O consumo vê-se em cada rubrica, face ao montante planeado, de modo que os desvios se notam no mês em que surgem, e não no relatório final, quando já só com dificuldade ou de todo não se corrigem.
Os prazos de relatório, à vista
Cada contrato de financiamento traz o seu calendário: relatório intercalar aos seis meses, relatório financeiro no final, pedidos de reembolso a intervalos fixos. Quando a organização tem cinco projetos com cinco financiadores diferentes, o calendário passa a ser a fonte mais frequente de urgências. No 4ong, os prazos ficam no calendário de relatórios do projeto, e um alerta na aplicação avisa quando se aproxima o vencimento de um relatório. Os alertas estão na aplicação — o 4ong não envia e-mails nem SMS.
Os números do relatório, à mão
Para o relatório financeiro já tem os números: as despesas atribuídas às rubricas do orçamento, face ao orçamento aprovado. Cada despesa traz uma referência ao documento justificativo — um texto ou um URL para o local onde o guarda — pelo que, numa auditoria ou verificação do financiador, sabe logo onde está o original. O 4ong não tem carregamento de ficheiros e não gera o relatório narrativo nem o financeiro: o texto redige-o você, a partir dos números do painel.
O que entra no módulo e o que fica de fora
O módulo de projetos mantém o pipeline, o orçamento por rubricas, as despesas com referência ao documento e o calendário de relatórios, e o número de projetos abertos depende do plano. Não guarda indicadores de projeto, não recebe ficheiros carregados, não gera relatórios para o financiador e não substitui a contabilidade: as partidas dobradas ficam com o contabilista ou com o seu programa. Se só precisa de um registo claro do orçamento e dos prazos, é exatamente isso que faz.
