Da inscrição à primeira atividade
O voluntário entra no registo numerado com os dados de contacto. Para ele celebra-se o contrato de voluntariado, com a ficha de tarefas; se for menor, é necessário o consentimento do tutor. Só quando o contrato está ativo é que o coordenador o pode atribuir a uma atividade e introduzir horas — o sistema recusa a atribuição e as horas de um voluntário sem contrato ativo, e um alerta na aplicação avisa se houver um caso assim. Nada disto depende já de quem guarda a lista boa no telemóvel pessoal.
As horas: introduzidas pela organização, validadas
As horas de voluntariado são introduzidas pela organização, não pelo voluntário — o 4ong não tem portal do voluntário e os voluntários não registam sozinhos as suas horas. Cada registo é depois validado, e só as horas validadas contam para o total e para o certificado. Para os relatórios aos financiadores, um registo mantido em dia, com horas validadas por voluntário, é muito mais credível do que um número redondo estimado no fim. O número de voluntários ativos que pode gerir em simultâneo depende do plano.
Contratos e certificados
O contrato fica registado na ficha do voluntário, juntamente com a ficha de tarefas. O certificado de voluntariado é numerado e gera-se a partir das horas validadas, a pedido do voluntário — pelo que já não é preciso reconstituí-lo de memória quando um estudante o pede para um processo. A emissão é uma ação sua: nada segue sozinho. Os documentos imprimíveis seguem as regras romenas e estão em romeno.
Os voluntários, na mesma base de contactos
Muito frequentemente a mesma pessoa é voluntária, doadora e associada. Em ficheiros separados, os três papéis nunca se veem em conjunto. No 4ong, as pessoas são contactos numa única base, com etiquetas e funções, e o consentimento RGPD é registado por canal, com histórico. As mensagens aos voluntários envia-as você, fora da plataforma: o 4ong não envia e-mails, SMS nem notificações aos voluntários.
