Budsjett per post, ikke bare en totalsum
Tilskuddsgiveren spør ikke hvor mye dere har brukt til sammen, men hvor mye på hver enkelt godkjent post. I 4ong legges prosjektbudsjettet inn per kostnadsart – for eksempel personell, reiser, utstyr, innkjøpte tjenester og indirekte kostnader, slik tilskuddsgiveren har godkjent dem – og hver utgift som føres, knyttes til en post. Forbruket vises per post mot det som er planlagt, så overskridelser oppdages i måneden de oppstår og ikke først i sluttrapporten, når de er vanskelige å rette opp.
Rapporteringsfristene i sikte
Hver finansieringsavtale har sin egen kalender: en delrapport etter seks måneder, en økonomirapport ved slutten og utbetalingsanmodninger med faste mellomrom. Når organisasjonen har fem prosjekter hos fem ulike tilskuddsgivere, blir kalenderen den vanligste kilden til hastverk. I 4ong ligger fristene i rapporteringskalenderen til prosjektet, og et varsel i appen melder fra når en rapport nærmer seg forfall. Varslene finnes i appen – 4ong sender verken e-post eller SMS.
Tallene til rapporten ved hånden
Til økonomirapporten ligger tallene allerede klare: utgiftene fordelt på budsjettpostene, satt opp mot det godkjente budsjettet. Hver utgift har en henvisning til bilaget – en tekst eller en URL til stedet der du oppbevarer det –, så ved en kontroll fra tilskuddsgiveren vet du straks hvor originalen er. 4ong har ingen filopplasting og skriver verken faglig rapport eller økonomirapport: teksten skriver du selv, med tallene fra panelet som grunnlag.
Hva som hører med i modulen, og hva som ikke gjør det
Prosjektmodulen fører søknadsløpet, budsjettet per post, utgiftene med bilagshenvisning og rapporteringskalenderen; hvor mange prosjekter som kan være åpne, avhenger av planen. Den følger ikke opp prosjektindikatorer, tar ikke imot opplastede filer, skriver ingen rapporter til tilskuddsgivere og erstatter ikke regnskapet: dobbelt bokholderi blir hos regnskapsføreren eller programmet hennes. Trenger du først og fremst et ryddig register over budsjett og frister, er det akkurat det du får.
