Fra påmelding til første oppdrag
Den frivillige kommer inn i det nummererte registeret med kontaktopplysningene sine. Hun får en frivilligavtale med oppgaveliste; er hun mindreårig, kreves samtykke fra en foresatt. Først når avtalen er gyldig, kan koordinatoren sette henne på en oppgave og føre timer – systemet avviser tildeling og timer for en frivillig uten gyldig avtale, og et varsel i appen melder fra om slike tilfeller. Ingenting av dette avhenger lenger av hvem som har en god liste på sin private telefon.
Timer: ført av organisasjonen og godkjent
Timene til de frivillige føres av organisasjonen, ikke av de frivillige selv – 4ong har ingen frivilligportal, og de frivillige registrerer ikke egne timer. Hver føring godkjennes for seg, og bare godkjente timer teller med i summen og i attesten. I rapporter til tilskuddsgivere er et register som holdes oppdatert, med godkjente timer per frivillig, langt mer troverdig enn et rundt tall som anslås til slutt. Hvor mange frivillige som kan være aktive samtidig, avhenger av planen.
Avtaler og attester
En skriftlig frivilligavtale og en attest for utført innsats hører med til ryddig dokumentasjon. I 4ong registreres avtalen på kortet til den frivillige sammen med oppgavelisten. Attesten er nummerert og lages av de godkjente timene når den frivillige ber om det – du slipper å rekonstruere den fra hukommelsen når noen trenger den til en søknad. Utskriftsklare dokumenter er foreløpig utformet etter rumensk rett og på rumensk.
De frivillige i det samme kontaktregisteret
Ofte er samme person frivillig, giver og medlem på én gang. I separate filer kommer disse tre rollene aldri til syne sammen. I 4ong er folk kontakter i én felles database med merkelapper og roller, og GDPR-samtykket føres per kanal med historikk. Meldinger til de frivillige sender du selv utenfor plattformen: 4ong sender verken e-post, SMS eller varsler til frivillige.
