De la înscriere la prima activitate
Voluntarul intră în registrul numerotat cu datele de contact. Pentru el se încheie contractul de voluntariat, cu fișa de sarcini; dacă este minor, este nevoie de acordul tutorelui. Abia când contractul este activ coordonatorul poate aloca voluntarul unei activități și poate introduce ore — sistemul refuză alocarea și orele pe un voluntar fără contract activ, iar o alertă în aplicație te anunță dacă ai un astfel de caz. Nimic din asta nu mai depinde de cine ține lista cea bună pe telefonul personal.
Orele: introduse de organizație, validate
Orele de voluntariat sunt introduse de organizație, nu de voluntar — 4ong nu are portal de voluntar și voluntarii nu își pontează singuri orele. Fiecare înregistrare este apoi validată, iar numai orele validate contează la total și la certificat. Pentru rapoartele către finanțatori, o evidență ținută la zi, cu ore validate pe voluntar, este mult mai credibilă decât o cifră rotundă estimată la final. Numărul de voluntari activi pe care îl poți ține în același timp depinde de plan.
Contracte și certificate conform Legii 78/2014
Legea voluntariatului cere contract de voluntariat încheiat în formă scrisă și dă voluntarului dreptul la un certificat care atestă activitatea desfășurată. În 4ong contractul este înregistrat la fișa voluntarului, împreună cu fișa de sarcini. Certificatul de voluntariat este numerotat și se generează din orele validate, la cererea voluntarului — deci nu mai trebuie reconstituit din memorie atunci când un student îl cere pentru dosar. Documentele tipărite sunt cele prevăzute de legislația românească, în limba română.
Voluntarii, în aceeași bază de contacte
Foarte des aceeași persoană este și voluntar, și donator, și membru. Ținute în fișiere separate, cele trei roluri nu se văd niciodată împreună. În 4ong persoanele sunt contacte într-o singură bază, cu etichete și roluri, iar consimțământul GDPR este înregistrat pe canal, cu istoric. Mesajele către voluntari le trimiți tu, din afara platformei: 4ong nu trimite e-mailuri, SMS-uri sau notificări voluntarilor.
