Donor management for NGOs

Management donatori pentru ONG-uri

O fișă unică pentru fiecare susținător, cu istoricul donațiilor înregistrate de echipă, evidența angajamentelor recurente și chitanțe numerotate din panou — nu dintr-un fișier Excel ținut de o singură persoană.

Într-o asociație sau fundație, informația despre donatori se împrăștie: un tabel cu sumele din bancă, altul cu cei care au bifat Formularul 230, un al treilea cu sponsorii, plus o mapă cu chitanțele scrise de mână. Când pleacă persoana care ținea fișierele, organizația își pierde memoria. 4ong strânge totul în panou: fișa de contact (persoană sau organizație) cu consimțământul GDPR pe fiecare canal, donațiile pe care le înregistrează echipa, evidența angajamentelor recurente, chitanțele numerotate și registrul Formularului 230. Sumele se introduc manual — 4ong nu procesează plăți și nu încasează nimic în locul tău — iar chitanțele și adeverința anuală de donație se generează din fișa donației, la planul Plus și peste.

Fișă de contact pentru persoane și organizații — date, etichete și roluri, consimțământ GDPR pe canal (e-mail, SMS, telefon, poștă) cu istoric.
Donații introduse manual — donație, cotizație, sponsorizare; o donație nu se șterge, ci doar se anulează. 4ong nu procesează plăți.
Angajamente recurente ca evidență — sumă, frecvență, următoarea scadență, cu restanțele marcate; nimic nu se încasează automat (de la planul Plus).
Chitanțe numerotate (de tip CH-2026-000001, fără goluri) și adeverință anuală de donație per donator, generate din fișa donației (de la planul Plus).
Registrul Formularului 230 — persoanele care redirecționează 3,5% din impozitul pe venit, cu CNP validat și criptat, mascat în liste, și export CSV.
Contracte de sponsorizare numerotate, cu tranșe, beneficii și lista anuală a sponsorilor (Legea 32/1994).
Import CSV al contactelor, cu simulare înainte de salvare și detectarea duplicatelor (același e-mail sau același CUI).
Acces pe roluri, pe secțiuni, și anonimizare GDPR la cerere.

Cum arată o fișă de donator

Fișa de contact adună într-un singur loc datele persoanei sau ale organizației, etichetele și rolurile ei și consimțământul GDPR pentru fiecare canal — e-mail, SMS, telefon, poștă — cu istoricul modificărilor. Alături stau donațiile înregistrate, cu data și tipul lor: donație, cotizație sau sponsorizare. Pentru că o donație nu se șterge niciodată, ci doar se anulează, istoricul rămâne verificabil. Raportul de venituri și topul donatorilor se calculează din aceleași date, deci când pregătiți campania de sfârșit de an știți cine donează de ani de zile și cine a dat o singură dată.

Angajamente recurente: evidență, nu încasare

Donațiile recurente sunt cea mai stabilă sursă de venit a unui ONG și, paradoxal, cea mai prost urmărită: un ordin de plată se oprește, iar organizația află după șase luni. În 4ong fiecare angajament recurent are suma, frecvența și data scadentă următoare, iar când o plată așteptată nu a fost înregistrată, angajamentul apare cu restanță și în alertele din aplicație. Atenție la ce înseamnă asta: 4ong nu încasează nimic automat — nu există debit direct și nu se trage nimic de pe card. Plata o înregistrezi tu când ajunge în cont, iar registrul îți arată la timp cine a rămas în urmă. Evidența angajamentelor este disponibilă de la planul Plus.

Chitanțe numerotate, adeverințe și Formular 230

Din fișa donației se generează chitanța, într-o serie numerotată continuu, fără goluri (de exemplu CH-2026-000001), iar pentru fiecare donator se poate genera adeverința anuală de donație — de la planul Plus. Documentele tipărite sunt documente conforme legislației românești, deci în limba română. Separat, registrul Formularului 230 ține persoanele care redirecționează 3,5% din impozitul pe venit: CNP-ul este validat prin cifra de control și păstrat criptat, apare mascat în liste, iar o numărătoare inversă arată câte zile mai sunt până la 25 mai. Din registru poți scoate un export CSV pentru situația centralizată a organizației. 4ong nu depune nimic la ANAF — depunerea o faci tu sau contabilul.

Protecția datelor susținătorilor

Datele de donator sunt date cu caracter personal, iar în multe organizații ele circulă astăzi ca fișiere atașate pe e-mail. 4ong le ține într-un singur loc, cu acces pe roluri, pe secțiuni: voluntarul care pregătește un eveniment nu trebuie să vadă sumele, iar contabilul vede ce are nevoie. Consimțământul pentru comunicări se înregistrează pe fiecare canal, cu istoric, CNP-ul din Formularul 230 se păstrează criptat, iar la cererea persoanei datele se pot anonimiza. 4ong nu trimite singur mesaje către donatori: consimțământul înregistrat este un registru pe care îl respecți când comunici din afara platformei.

Riferimenti normativi

OG 26/2000 cu privire la asociații și fundații
Legea 32/1994 privind sponsorizarea
Formular 230 — redirecționarea a 3,5% din impozitul pe venit
Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR)

Domande frequenti

Pot importa lista de contacte din Excel?

Da, ca import CSV al contactelor: până la 1.000 de rânduri la o cerere, cu o simulare înainte de salvare și cu detectarea duplicatelor — același e-mail sau același CUI. Importul acoperă contactele; donațiile se înregistrează apoi de echipă, în fișa fiecărui donator.

Cum știu dacă un angajament recurent a rămas neplătit?

Fiecare angajament recurent are o dată scadentă următoare. Dacă plata nu a fost înregistrată până la scadență, angajamentul este marcat cu restanță și apare în alertele din aplicație. 4ong nu încasează nimic automat: plata o înregistrezi tu când intră în cont.

Emite platforma chitanțe de donație?

Da, de la planul Plus: chitanța se generează din fișa donației, într-o serie numerotată fără goluri, iar adeverința anuală de donație se generează per donator. Emiterea este o acțiune a ta, nu pleacă nimic singur către donator. Documentele tipărite sunt cele prevăzute de legislația românească.

Cum ajută la campania de redirecționare a 3,5%?

Registrul Formularului 230 ține persoanele care redirecționează 3,5% din impozit, cu CNP validat și criptat, mascat în liste, statusul fiecărei cereri (primită, depusă) și numărătoarea inversă până la 25 mai. Poți exporta lista în CSV pentru situația centralizată a organizației. 4ong nu depune nimic la ANAF; depunerea o faci tu sau contabilul.

Se pot înregistra și sponsorizările de la firme?

Da. Contractele de sponsorizare sunt numerotate și au tranșe, beneficii asumate și statusul din Registrul entităților la semnare, conform Legii 32/1994. Lista anuală a sponsorilor îl ajută pe sponsor la declarația D107, pe care o depune el — 4ong nu depune D107.

Cine din organizație vede sumele donate?

Accesul se dă pe roluri, pe secțiuni. Un voluntar poate avea acces doar la datele de contact, în timp ce donațiile și documentele financiare rămân vizibile doar pentru rolurile care au nevoie de ele.

Înlocuiește modulul de donatori programul de contabilitate?

Nu. 4ong ține evidența operațională a donatorilor, iar exporturile existente sunt exportul CSV al Formularului 230 și documentele tipărite — nu exportă în programe de contabilitate. Partida dublă rămâne la contabilul organizației sau la programul lui de contabilitate.

Risorse correlate

Campanii de strângere de fonduri →Leagă donațiile înregistrate de o campanie cu țintă și termen.Proiecte și finanțări →Ține evidența bugetului, a cheltuielilor și a termenelor de raportare.Management voluntari →Aceeași bază de contacte ține și donatorii, și voluntarii.

Adu toți donatorii într-o singură evidență

Imporți contactele din CSV, iar fiecare susținător are o fișă cu consimțământ pe canal; donațiile și chitanțele numerotate se țin în aceeași evidență.

Vedi i piani Parla con un consulente