Upisnik volontera, ugovor s popisom zadataka, sati koje upisuje i potvrđuje organizacija te numerirana potvrda o volontiranju.
Volonteri su mnogim udrugama najvrjedniji resurs, a obično najslabije dokumentiran: popis brojeva u grupi za razmjenu poruka, papirnata lista prisutnosti i potvrda napisana u žurbi kad je nekome zatreba za natječaj ili stipendiju. 4ong vodi numeriran upisnik volontera s ugovorima o volontiranju i popisima zadataka, bilježi odrađene sate (upisuje ih organizacija, ne volonter), omogućuje njihovo potvrđivanje i iz potvrđenih sati izrađuje numeriranu potvrdu. Pravila provodi sustav: maloljetnik treba suglasnost skrbnika, a bez važećeg ugovora ne mogu se dodijeliti zadaci ni upisati sati.
Volonter ulazi u numeriran upisnik sa svojim podacima. Za njega se sklapa ugovor o volontiranju s popisom zadataka; ako je maloljetan, potrebna je suglasnost skrbnika. Tek kad je ugovor na snazi, koordinator ga može rasporediti na zadatak i upisati sate – sustav odbija raspored i sate za volontera bez važećeg ugovora, a upozorenje u aplikaciji javlja takav slučaj. Ništa od toga više ne ovisi o tome tko u udruzi ima dobar popis na privatnom mobitelu.
Volonterske sate upisuje organizacija, a ne volonter – u 4ongu nema portala za volontere i oni sami ne evidentiraju svoje sate. Svaki se upis potvrđuje zasebno, a u zbroj i u potvrdu ulaze samo potvrđeni sati. Pred financijerom je uredno vođena evidencija s potvrđenim satima po volonteru mnogo uvjerljivija od okruglog broja procijenjenog na kraju godine. Koliko volontera smije biti aktivno istodobno, ovisi o paketu.
Pisani ugovor o volontiranju i potvrda o obavljenom radu dio su urednog dokumentiranja. U 4ongu se ugovor bilježi na kartici volontera zajedno s popisom zadataka. Potvrda je numerirana i izrađuje se iz potvrđenih sati na zahtjev volontera – ne treba je dakle rekonstruirati iz sjećanja kad je netko traži za prijavu. Dokumenti za ispis za sada su sastavljeni prema rumunjskom pravu i na rumunjskom jeziku.
Vrlo često je ista osoba istodobno volonter, donator i član. U odvojenim datotekama ta se tri svojstva nikada ne vide zajedno. U 4ongu su ljudi kontakti u jednoj bazi s oznakama i ulogama, a privola se bilježi po kanalu s poviješću. Poruke volonterima šaljete sami, izvan platforme: 4ong volonterima ne šalje e-poštu, SMS ni obavijesti.
Organizacija. Volonteri nemaju portal i sami ne upisuju sate: tim upisuje sate i potvrđuje ih, a zbroj potvrđenih sati po volonteru temelj je potvrde.
Ugovor se bilježi na kartici volontera zajedno s popisom zadataka. Bez važećeg ugovora ne može se dodijeliti zadatak ni upisati sate.
Iz potvrđenih sati volontera. Potvrda je numerirana, u nizu nema rupa, a izdavanje je Vaša radnja – ništa ne odlazi volonteru samo od sebe. Dokumenti za ispis za sada su sastavljeni prema rumunjskom pravu i na rumunjskom jeziku.
Postoji, ovisno o paketu: Start dopušta 10 aktivnih volontera, Plus 50, Pro 200, a Premium 800.
Za maloljetnika je potrebna suglasnost skrbnika, zabilježena na kartici prije nego što ga se rasporedi na zadatak. Pravilo provodi sustav, a ne ovisi o pamćenju koordinatora.
Da. Ljudi su kontakti u jednoj bazi s oznakama i ulogama, pa istu osobu ne morate dvaput upisivati u odvojene popise.
Numeriran upisnik, ugovori s popisom zadataka, potvrđeni sati i numerirane potvrde – u jednoj evidenciji.
