Jedna kartica po podupiratelju: povijest donacija koje je upisao Vaš tim, evidencija ponavljajućih obveza i numerirane potvrde iz upravljačke ploče – umjesto tablice koju održava samo jedna osoba.
U manjoj udruzi podaci o donatorima obično završe na tri mjesta: u Excelu tajnika, u bilježnici blagajnice i u e-mailovima voditelja programa. Kad netko od njih ode, organizacija ostaje bez pamćenja. 4ong sve to drži u upravljačkoj ploči: kartica kontakta (fizička ili pravna osoba) s privolom po kanalu, donacije koje upisuje Vaš tim, evidencija ponavljajućih obveza s idućim rokom i kašnjenjima te numerirane potvrde. Važno je znati: 4ong ne obrađuje uplate i ne šalje poruke – to je evidencija i kalkulator koji podupire Vaše prikupljanje sredstava.
Na kartici kontakta nalaze se podaci osobe ili organizacije, oznake, uloge i privola za svaki kanal – e-poštu, SMS, telefon, poštu – zajedno s poviješću promjena. Uz nju stoje upisane donacije s datumom i vrstom: donacija, članarina ili sponzorstvo. Budući da se donacija nikad ne briše nego samo stornira, povijest ostaje potpuna. Iznose upisuje Vaš tim kad sredstva stignu na račun ili u blagajnu; 4ong ne čita bankovne izvode.
Redoviti darovatelji su najstabilniji izvor prihoda udruge, a istodobno najslabije praćeni: trajni nalog se ugasi, a organizacija to primijeti tek nakon nekoliko mjeseci. U 4ongu svaka ponavljajuća obveza ima iznos, učestalost i idući rok. Ako očekivana uplata nije upisana, obveza se prikazuje kao zakašnjela i javlja se u upozorenjima u aplikaciji. 4ong ništa ne naplaćuje samostalno – ni izravno terećenje ni karticu –, uplatu upisujete Vi. Ta je evidencija dostupna od paketa Plus.
Iz kartice donacije izrađujete potvrdu u neprekinutom nizu bez rupa (na primjer CH-2026-000001), a za svakog donatora i godišnju potvrdu o donacijama – od paketa Plus. Izdavanje je Vaša radnja: donatoru se ništa ne šalje automatski. Dokumenti za ispis za sada su sastavljeni prema rumunjskom pravu i na rumunjskom jeziku.
Podaci o donatorima su osobni podaci, a u mnogim se udrugama još prosljeđuju e-poštom kao privitci. 4ong ih drži na jednom mjestu, uz ovlasti po ulogama i po odjeljcima: tko priprema događanje ne mora vidjeti iznose, a računovodstvo vidi ono što mu treba. Privola se bilježi po kanalu s poviješću, a podaci se mogu anonimizirati na zahtjev osobe. Poruke donatorima 4ong ne šalje sam: zabilježena privola je evidencija koje se pridržavate kad komunicirate izvan platforme.
Da, uvozom kontakata iz CSV datoteke: najviše 1000 redaka po zahtjevu, uz probni prolaz prije spremanja i otkrivanje duplikata – ista e-adresa ili isti identifikator. Uvoz obuhvaća kontakte; donacije Vaš tim potom upisuje na karticu svakog donatora.
Svaka ponavljajuća obveza ima idući rok. Ako do tog dana uplata nije upisana, obveza se označava kao zakašnjela i pojavljuje se u upozorenjima u aplikaciji. 4ong ništa ne naplaćuje automatski: uplatu upisujete kad stigne na račun.
Da, od paketa Plus: potvrda se izrađuje iz kartice donacije u numeriranom nizu bez rupa, uz godišnju potvrdu o donacijama za svakog donatora. Izdavanje je Vaša radnja i ništa ne odlazi donatoru samo od sebe. Dokumenti za ispis za sada su sastavljeni prema rumunjskom pravu i na rumunjskom jeziku.
Ne. 4ong nema javne stranice za donacije, obrasce za doniranje ni obradu plaćanja. Donacije primljene na račun, u blagajnu ili na događanju upisuje Vaš tim u evidenciju.
Ovlasti se dodjeljuju po ulogama i po odjeljcima. Volonter može imati pristup samo kontaktima, dok donacije i financijske dokumente vide samo uloge kojima su potrebni.
Ne. 4ong vodi operativnu evidenciju donatora; postojeći izvozi su CSV izvoz i dokumenti za ispis – u računovodstvene programe se ne izvozi. Dvojno knjigovodstvo ostaje kod Vašeg računovođe ili njegova programa.
Kontakte uvozite iz CSV datoteke, a svaki podupiratelj dobiva karticu s privolom po kanalu; donacije i numerirane potvrde vode se u istoj evidenciji.
