Plan po stavkama, a ne jedan ukupni iznos
Financijera ne zanima koliko ste ukupno potrošili, nego koliko po svakoj odobrenoj stavci. U 4ongu se financijski plan projekta unosi po vrstama troška – primjerice osoblje, putovanja, oprema, vanjske usluge, neizravni troškovi, onako kako ih je financijer odobrio – a svaki upisani trošak pridružuje se jednoj stavci. Potrošnja se vidi po stavkama u odnosu na planirani iznos, pa se prekoračenja uoče u mjesecu u kojem nastanu, a ne tek u završnom izvještaju, kad ih je teško ispraviti.
Rokovi izvještavanja pred očima
Svaki ugovor o financiranju ima svoj kalendar: međuizvještaj nakon šest mjeseci, financijski izvještaj na kraju, zahtjevi za isplatu u dogovorenim razmacima. Kad udruga vodi pet projekata kod pet financijera, kalendar postaje glavni izvor stresa. U 4ongu su rokovi u kalendaru izvještavanja projekta, a upozorenje u aplikaciji javlja kad se približi dan predaje. Upozorenja su unutar aplikacije – 4ong ne šalje e-poštu ni SMS.
Brojke za izvještaj pri ruci
Za financijski izvještaj brojke su već spremne: troškovi pridruženi stavkama plana, uz odobreni iznos za usporedbu. Uz svaki trošak stoji referenca na dokument – tekst ili poveznica na mjesto gdje ga čuvate – pa pri kontroli financijera odmah znate gdje je izvornik. 4ong ne prima datoteke i ne sastavlja ni sadržajni ni financijski izvještaj: tekst pišete sami na temelju brojki iz upravljačke ploče.
Što modul obuhvaća, a što ne
Modul vodi pregled financiranja, financijski plan po stavkama, troškove s referencom na dokument i kalendar izvještavanja; broj otvorenih projekata ovisi o paketu. Ne prati pokazatelje projekta, ne prima datoteke, ne piše izvještaje za financijere i ne zamjenjuje knjigovodstvo: dvojno knjigovodstvo ostaje kod računovođe ili njegova programa. Ako Vam je prije svega potreban pregledan upisnik plana i rokova, upravo je to.
