Έργα και χρηματοδοτήσεις για ΜΚΟ

Η λίστα χρηματοδοτήσεων, ο προϋπολογισμός ανά κονδύλι, τα έξοδα με παραπομπή στο παραστατικό και το ημερολόγιο των προθεσμιών αναφοράς — σε ένα σημείο, από το πακέτο Plus.

Ένα χρηματοδοτούμενο έργο ζει ταυτόχρονα σε τρία σημεία: η σύμβαση σε έναν φάκελο, ο προϋπολογισμός σε ένα υπολογιστικό φύλλο και τα έξοδα στο λογιστήριο. Όταν πλησιάζει η προθεσμία αναφοράς, κάποιος περνά μια εβδομάδα ανασυνθέτοντας τα νούμερα. Η 4ong κρατά το έργο σε ένα σημείο: τη λίστα χρηματοδοτήσεων, τον προϋπολογισμό αναλυμένο ανά κονδύλι, τα έξοδα καταχωρισμένα στο σωστό κονδύλι με παραπομπή στο παραστατικό και το ημερολόγιο αναφορών με προθεσμίες. Είναι μητρώο, όχι γεννήτρια εκθέσεων: η 4ong δεν παρακολουθεί δείκτες έργου και δεν παράγει την έκθεση προς τον χρηματοδότη — σας δίνει τα νούμερα και τις προθεσμίες, την έκθεση τη γράφετε εσείς. Η ενότητα είναι διαθέσιμη από το πακέτο Plus.

Λίστα χρηματοδοτήσεων, για να βλέπετε ποιες αιτήσεις και ποια έργα έχετε σε εξέλιξη.
Προϋπολογισμός ανά κονδύλι δαπάνης, με το προγραμματισμένο και το καταναλωμένο ποσό.
Έξοδα καταχωρισμένα στο κονδύλι του προϋπολογισμού, με παραπομπή στο παραστατικό (κείμενο ή URL) — χωρίς μεταφόρτωση αρχείων.
Ημερολόγιο αναφορών, με την προθεσμία κάθε έκθεσης προς τον χρηματοδότη.
Ειδοποιήσεις στην εφαρμογή όταν πλησιάζει μια προθεσμία αναφοράς.
Όριο ανοιχτών έργων ανάλογα με το πακέτο: 5 στο Start, 20 στο Plus, 80 στο Pro, 300 στο Premium.
Ενότητα παρακολούθησης έργων και επιχορηγήσεων, διαθέσιμη από το πακέτο Plus.
Χωρίς δείκτες έργου και χωρίς παραγόμενες εκθέσεις: την έκθεση προς τον χρηματοδότη τη γράφετε εσείς, με τα νούμερα της 4ong.

Ο προϋπολογισμός ανά κονδύλι, όχι συνολικά

Ένας χρηματοδότης δεν ρωτά πόσα ξοδέψατε, αλλά πόσα σε κάθε εγκεκριμένο κονδύλι. Στην 4ong ο προϋπολογισμός του έργου καταχωρίζεται ανά κονδύλι δαπάνης — για παράδειγμα προσωπικό, μετακινήσεις, εξοπλισμός, υπεργολαβίες, έμμεσο κόστος, όπως τα ενέκρινε ο χρηματοδότης — και κάθε καταχωρισμένο έξοδο αντιστοιχίζεται σε ένα κονδύλι. Η κατανάλωση φαίνεται ανά κονδύλι σε σχέση με το προγραμματισμένο ποσό, ώστε οι υπερβάσεις να εντοπίζονται τον μήνα που προκύπτουν και όχι στην τελική αναφορά, όταν διορθώνονται πια δύσκολα.

Οι προθεσμίες αναφοράς, σε κοινή θέα

Κάθε σύμβαση χρηματοδότησης έρχεται με το δικό της ημερολόγιο: ενδιάμεση έκθεση στους έξι μήνες, οικονομική έκθεση στο τέλος, αιτήματα εκταμίευσης σε σταθερά διαστήματα. Όταν ο οργανισμός έχει πέντε έργα με πέντε χρηματοδότες, το ημερολόγιο γίνεται η συχνότερη πηγή επειγουσών καταστάσεων. Στην 4ong οι προθεσμίες βρίσκονται στο ημερολόγιο αναφορών του έργου και μια ειδοποίηση στην εφαρμογή σας ενημερώνει όταν πλησιάζει η προθεσμία μιας έκθεσης. Οι ειδοποιήσεις είναι μέσα στην εφαρμογή — η 4ong δεν στέλνει email ή SMS.

Τα νούμερα για την έκθεση, πρόχειρα

Για την οικονομική έκθεση έχετε ήδη τα νούμερα: τα έξοδα που αντιστοιχίστηκαν στα κονδύλια του προϋπολογισμού σε σχέση με τον εγκεκριμένο προϋπολογισμό. Κάθε έξοδο φέρει παραπομπή στο παραστατικό — ένα κείμενο ή ένα URL προς το μέρος όπου το φυλάσσετε —, οπότε σε έλεγχο του χρηματοδότη ξέρετε αμέσως πού βρίσκεται το πρωτότυπο. Η 4ong δεν έχει μεταφόρτωση αρχείων και δεν παράγει ούτε αφηγηματική ούτε οικονομική έκθεση: το κείμενο το γράφετε εσείς, με βάση τα νούμερα του πίνακα ελέγχου.

Τι περιλαμβάνει η ενότητα και τι μένει εκτός

Η ενότητα έργων κρατά τη λίστα χρηματοδοτήσεων, τον προϋπολογισμό ανά κονδύλι, τα έξοδα με παραπομπή στο παραστατικό και το ημερολόγιο αναφορών· ο αριθμός των ανοιχτών έργων εξαρτάται από το πακέτο. Δεν παρακολουθεί δείκτες έργου, δεν δέχεται αρχεία προς μεταφόρτωση, δεν παράγει εκθέσεις προς χρηματοδότες και δεν αντικαθιστά τη λογιστική: η διπλογραφική παραμένει στον λογιστή ή στο πρόγραμμά του. Αν χρειάζεστε κυρίως μια καθαρή καταγραφή του προϋπολογισμού και των προθεσμιών, αυτό ακριβώς κάνει.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να παρακολουθώ πολλά έργα με διαφορετικούς χρηματοδότες;

Ναι. Κάθε έργο έχει δικό του προϋπολογισμό και δικό του ημερολόγιο αναφορών. Ο αριθμός των ανοιχτών έργων εξαρτάται από το πακέτο: 5 στο Start, 20 στο Plus, 80 στο Pro και 300 στο Premium.

Πώς παρακολουθείται ο προϋπολογισμός ανά κονδύλι δαπάνης;

Ο προϋπολογισμός καταχωρίζεται στα κονδύλια που ενέκρινε ο χρηματοδότης και κάθε έξοδο αντιστοιχίζεται σε ένα κονδύλι. Βλέπετε το καταναλωμένο ποσό σε κάθε κονδύλι σε σχέση με το προγραμματισμένο.

Επισυνάπτονται τα παραστατικά;

Στην 4ong δεν μεταφορτώνονται αρχεία. Κάθε έξοδο φέρει παραπομπή στο παραστατικό — ένα κείμενο ή ένα URL — και τα πρωτότυπα παραμένουν στο αρχείο του οργανισμού, όπου τα βρίσκετε αμέσως σε έλεγχο.

Παράγει η 4ong την έκθεση προς τον χρηματοδότη;

Όχι. Η 4ong κρατά τα νούμερα (προϋπολογισμός ανά κονδύλι, έξοδα) και τις προθεσμίες αναφοράς, αλλά δεν παράγει αφηγηματική ή οικονομική έκθεση και δεν παρακολουθεί δείκτες έργου. Την έκθεση τη γράφετε εσείς, με τα δεδομένα του πίνακα ελέγχου.

Μου υπενθυμίζει η πλατφόρμα τις προθεσμίες αναφοράς;

Ναι, με ειδοποιήσεις στην εφαρμογή, υπολογισμένες από το ημερολόγιο αναφορών του έργου. Δεν αποστέλλονται email ή SMS.

Αντικαθιστά η ενότητα τη λογιστική;

Όχι. Η ενότητα τηρεί τη λειτουργική καταγραφή του έργου· η διπλογραφική λογιστική παραμένει στον λογιστή σας ή στο πρόγραμμά του.

Από ποιο πακέτο είναι διαθέσιμη η ενότητα έργων;

Από το πακέτο Plus, μαζί με την παρακολούθηση επιχορηγήσεων. Το όριο ανοιχτών έργων αυξάνεται με το πακέτο: 5, 20, 80 και 300.

Σχετικά άρθρα

Διαχείριση εθελοντών →Μητρώο εθελοντών, των εγκεκριμένων ωρών τους και των βεβαιώσεών τους.Εκστρατείες συγκέντρωσης κεφαλαίων →Παρακολουθήστε τους στόχους και το αποτέλεσμα των εκστρατειών συγκέντρωσης κεφαλαίων.Διαχείριση δωρητών →Μητρώο δωρητών, δωρεών και αριθμημένων αποδείξεων.

Κρατήστε τα χρηματοδοτούμενα έργα σε ένα μέρος

Προϋπολογισμός ανά κονδύλι, έξοδα με παραπομπή στο παραστατικό και προθεσμίες αναφοράς με ειδοποιήσεις στην εφαρμογή — καθαρό μητρώο, από το πακέτο Plus.

Δείτε τα πακέτα Επικοινωνήστε μαζί μας