Διαχείριση εθελοντών και ωρών εθελοντισμού

Διαχείριση εθελοντών και ωρών εθελοντισμού

Το μητρώο εθελοντών, το συμφωνητικό με φύλλο καθηκόντων, οι ώρες που καταχωρίζει και εγκρίνει ο οργανισμός και η αριθμημένη βεβαίωση εθελοντισμού.

Οι εθελοντές είναι ο πολυτιμότερος πόρος πολλών οργανισμών και συνήθως ο χειρότερα τεκμηριωμένος: μια λίστα τηλεφώνων σε ομάδα μηνυμάτων, ένα φύλλο παρουσίας σε χαρτί και μια βεβαίωση γραμμένη βιαστικά όταν κάποιος τη ζητά για αίτηση. Η 4ong τηρεί αριθμημένο μητρώο εθελοντών με συμφωνητικό εθελοντισμού και φύλλο καθηκόντων, καταχωρίζει τις ώρες που πραγματοποιήθηκαν (από τον οργανισμό, όχι από τον εθελοντή), τις εγκρίνει και από τις εγκεκριμένες ώρες δημιουργεί την αριθμημένη βεβαίωση. Το σύστημα εφαρμόζει κανόνες: ένας ανήλικος χρειάζεται τη συναίνεση του κηδεμόνα του και χωρίς ενεργό συμφωνητικό δεν μπορούν να ανατεθούν δράσεις ούτε να καταχωριστούν ώρες.

  • Αριθμημένο μητρώο εθελοντών με στοιχεία επικοινωνίας.
  • Συμφωνητικό εθελοντισμού με φύλλο καθηκόντων, φυλάσσεται στην καρτέλα του εθελοντή.
  • Οι ανήλικοι χρειάζονται τη συναίνεση του κηδεμόνα· χωρίς ενεργό συμφωνητικό δεν μπορούν να ανατεθούν δράσεις ούτε να καταχωριστούν ώρες.
  • Τις ώρες τις καταχωρίζει ο οργανισμός — οι εθελοντές δεν δηλώνουν μόνοι τους τις ώρες τους — και στη συνέχεια εγκρίνονται.
  • Σύνολο εγκεκριμένων ωρών ανά εθελοντή, βάση για τη βεβαίωση.
  • Αριθμημένη βεβαίωση εθελοντισμού, που δημιουργείται από τις εγκεκριμένες ώρες, χωρίς κενά στην αρίθμηση.
  • Όριο ενεργών εθελοντών ανάλογα με το πακέτο: 10 στο Start, 50 στο Plus, 200 στο Pro, 800 στο Premium.
  • Ειδοποίηση στην εφαρμογή όταν ένας εθελοντής είναι καταχωρισμένος χωρίς ενεργό συμφωνητικό.

Από την εγγραφή στην πρώτη δράση

Ο εθελοντής μπαίνει στο αριθμημένο μητρώο με τα στοιχεία επικοινωνίας του. Συνάπτεται για αυτόν συμφωνητικό εθελοντισμού με φύλλο καθηκόντων· αν είναι ανήλικος, απαιτείται η συναίνεση του κηδεμόνα. Μόνο όταν το συμφωνητικό είναι ενεργό μπορεί ο συντονιστής να τον αναθέσει σε μια δράση και να καταχωρίσει ώρες — το σύστημα απορρίπτει την ανάθεση και τις ώρες για εθελοντή χωρίς ενεργό συμφωνητικό και μια ειδοποίηση στην εφαρμογή σας ενημερώνει για κάθε τέτοια περίπτωση. Τίποτα από αυτά δεν εξαρτάται πλέον από το ποιος κρατά την καλή λίστα στο προσωπικό του κινητό.

Οι ώρες: καταχωρίζονται από τον οργανισμό, εγκρίνονται

Τις ώρες εθελοντισμού τις καταχωρίζει ο οργανισμός, όχι ο εθελοντής — η 4ong δεν έχει πύλη εθελοντών και οι εθελοντές δεν δηλώνουν μόνοι τους τις ώρες τους. Κάθε καταχώριση εγκρίνεται στη συνέχεια και μόνο οι εγκεκριμένες ώρες μετρούν στο σύνολο και στη βεβαίωση. Για τις αναφορές προς χρηματοδότες, ένα ενημερωμένο μητρώο με εγκεκριμένες ώρες ανά εθελοντή είναι πολύ πιο αξιόπιστο από έναν στρογγυλό αριθμό που εκτιμήθηκε στο τέλος. Ο αριθμός των ταυτόχρονα ενεργών εθελοντών εξαρτάται από το πακέτο.

Συμφωνητικά και βεβαιώσεις

Ένα γραπτό συμφωνητικό εθελοντισμού και μια βεβαίωση της δραστηριότητας που ασκήθηκε αποτελούν μέρος της σωστής τεκμηρίωσης. Στην 4ong το συμφωνητικό καταχωρίζεται στην καρτέλα του εθελοντή, μαζί με το φύλλο καθηκόντων. Η βεβαίωση είναι αριθμημένη και δημιουργείται από τις εγκεκριμένες ώρες, κατόπιν αιτήματος του εθελοντή — δεν χρειάζεται λοιπόν να ανασυντεθεί από μνήμης όταν κάποιος τη ζητά για αίτηση. Τα εκτυπώσιμα έγγραφα είναι προς το παρόν διαμορφωμένα σύμφωνα με το ρουμανικό δίκαιο και στα ρουμανικά.

Οι εθελοντές στην ίδια βάση επαφών

Πολύ συχνά το ίδιο άτομο είναι ταυτόχρονα εθελοντής, δωρητής και μέλος. Σε χωριστά αρχεία, οι τρεις ρόλοι δεν φαίνονται ποτέ μαζί. Στην 4ong τα άτομα είναι επαφές σε μία ενιαία βάση, με ετικέτες και ρόλους, και η συγκατάθεση GDPR καταγράφεται ανά κανάλι, με ιστορικό. Τα μηνύματα προς τους εθελοντές τα στέλνετε εσείς, εκτός πλατφόρμας: η 4ong δεν στέλνει email, SMS ή ειδοποιήσεις σε εθελοντές.

Συχνές ερωτήσεις

Ποιος καταχωρίζει τις ώρες εθελοντισμού;

Ο οργανισμός. Οι εθελοντές δεν έχουν πύλη και δεν δηλώνουν μόνοι τους τις ώρες τους: η ομάδα καταχωρίζει τις ώρες και στη συνέχεια τις εγκρίνει, και το σύνολο των εγκεκριμένων ωρών ανά εθελοντή τροφοδοτεί τη βεβαίωση.

Πώς καταχωρίζεται το συμφωνητικό εθελοντισμού;

Το συμφωνητικό καταχωρίζεται στην καρτέλα του εθελοντή, μαζί με το φύλλο καθηκόντων. Χωρίς ενεργό συμφωνητικό δεν μπορεί να ανατεθεί δράση ούτε να καταχωριστούν ώρες.

Πώς εκδίδεται η βεβαίωση εθελοντισμού;

Από τις εγκεκριμένες ώρες του εθελοντή. Η βεβαίωση είναι αριθμημένη, χωρίς κενά στη σειρά, και η έκδοση είναι δική σας ενέργεια — τίποτα δεν φεύγει μόνο του προς τον εθελοντή. Τα εκτυπώσιμα έγγραφα είναι προς το παρόν διαμορφωμένα σύμφωνα με το ρουμανικό δίκαιο και στα ρουμανικά.

Υπάρχει όριο ενεργών εθελοντών;

Ναι, ανάλογα με το πακέτο: 10 ενεργοί εθελοντές στο Start, 50 στο Plus, 200 στο Pro και 800 στο Premium.

Τι ισχύει για τους ανήλικους εθελοντές;

Για έναν ανήλικο απαιτείται η συναίνεση του κηδεμόνα, καταχωρισμένη στην καρτέλα πριν μπορεί να ανατεθεί σε δράση. Τον κανόνα τον εφαρμόζει το σύστημα, δεν αφήνεται στη μνήμη του συντονιστή.

Μπορεί ένας εθελοντής να είναι ταυτόχρονα δωρητής ή μέλος;

Ναι. Τα άτομα είναι επαφές σε μία ενιαία βάση, με ετικέτες και ρόλους, οπότε το ίδιο άτομο δεν χρειάζεται να διπλογράφεται σε χωριστές λίστες.

Σχετικά άρθρα

Βγάλτε τη λίστα εθελοντών από την ομάδα μηνυμάτων

Αριθμημένο μητρώο, συμφωνητικά με φύλλο καθηκόντων, εγκεκριμένες ώρες και αριθμημένες βεβαιώσεις — από ένα μόνο μητρώο.

4b2b.net
Επιχειρηματικό οικοσύστημα
4conta.ro
Λογιστική
4invoices.net
Εφαρμογή τιμολόγησης
4expenses.net
Διαχείριση εξόδων
4notify.net
Ειδοποιήσεις
4hosting.net
Φιλοξενία
4database.net
Βάσεις δεδομένων
4buildsite.net
Δημιουργία ιστοσελίδων
4myapp.net
Δημιουργία εφαρμογών
4avatars.net
AI άβαταρ
4chaty.net
Chatbot AI
4webagency.net
Λογισμικό για web agencies
4softedu.net
Ιστοσελίδες εκπαίδευσης
4ong.net
Διαχείριση ΜΚΟ
4softcrm.net
Πλατφόρμα CRM
4softerp.net
Σύστημα ERP
4softhr.net
Διαχείριση HR
4mystaff.net
Πύλη προσωπικού
4myprojects.net
Διαχείριση έργων
4mycontracts.net
Συμβόλαια
4docs.net
Διαχείριση εγγράφων
4appointments.net
Ραντεβού
4marketingonline.net
Μάρκετινγκ
4insurance.net
Ασφάλιση
4property.net
Ακίνητα
4lawyers.net
Νομικό λογισμικό
4mygarage.net
Συνεργείο αυτοκινήτων
4driving.net
Σχολές Οδηγών
4fleet.net
Διαχείριση στόλου
4myevents.net
Εκδηλώσεις
4therapy.net
Θεραπεία
4clinics.net
Κλινικές
4dental.net
Οδοντιατρεία
4restaurants.net
Εστιατόρια
4beautify.net
Σαλόνι ομορφιάς
4gym.net
Γυμναστήρια
4guards.net
Εταιρείες φύλαξης
4softvet.net
Κτηνιατρεία
4softauto.net
Λογισμικό για επιχειρήσεις αυτοκινήτων
4construct.net
Κατασκευαστικές εταιρείες
4marketplace.net
Αγορά
4shopy.net
Ηλεκτρονικό κατάστημα
4pricing.net
Σύγκριση τιμών
4salefood.net
Παράδοση φαγητού
4rentify.net
Ενοικιάσεις
4transports.net
Μεταφορές
4agencytravel.net
Ταξιδιωτικό γραφείο
4hotel.net
Διαχείριση ξενοδοχείων