Vabatahtlike haldus ja tundide arvestus

Vabatahtlike register, leping ülesannete loeteluga, organisatsiooni sisestatud ja kinnitatud tunnid ning nummerdatud vabatahtliku tõend.

Vabatahtlikud on paljudele organisatsioonidele kõige väärtuslikum ressurss ja tavaliselt kõige halvemini dokumenteeritud: telefoninumbrid sõnumigrupis, paberil kohalolekuleht ja kiirustades kirjutatud tõend, kui keegi seda taotluse jaoks vajab. 4ong peab vabatahtlike nummerdatud registrit koos vabatahtliku lepingute ja ülesannete loeteludega, registreerib tehtud tunnid (organisatsioon, mitte vabatahtlik), laseb need kinnitada ning koostab kinnitatud tundidest nummerdatud tõendi. Süsteem valvab reegleid: alaealine vajab seadusliku esindaja nõusolekut ning kehtiva lepinguta ei saa ülesandeid määrata ega tunde registreerida.

Nummerdatud vabatahtlike register koos kontaktandmetega.
Vabatahtliku leping koos ülesannete loeteluga, salvestatud vabatahtliku kaardile.
Alaealised vajavad seadusliku esindaja nõusolekut; kehtiva lepinguta ei saa ülesandeid määrata ega tunde registreerida.
Tunnid registreerib organisatsioon – vabatahtlikud ise tunde ei sisesta – ning seejärel need kinnitatakse.
Kinnitatud tundide summa vabatahtliku kohta, mille põhjal tõend koostatakse.
Nummerdatud vabatahtliku tõend, koostatud kinnitatud tundidest, numeratsioonis lünkadeta.
Aktiivsete vabatahtlike piir paketi järgi: 10 paketis Start, 50 paketis Plus, 200 paketis Pro, 800 paketis Premium.
Hoiatus rakenduses, kui vabatahtlik on registreeritud ilma kehtiva lepinguta.

Registreerumisest esimese ülesandeni

Vabatahtlik kantakse kontaktandmetega nummerdatud registrisse. Talle vormistatakse leping ülesannete loeteluga; kui ta on alaealine, on vaja seadusliku esindaja nõusolekut. Alles kehtiva lepingu korral saab koordinaator ta ülesandele määrata ja tunde registreerida – süsteem lükkab määramise ja tunnid tagasi, kui vabatahtlikul pole kehtivat lepingut, ning hoiatus rakenduses annab sellisest juhtumist teada. Midagi sellest ei sõltu enam sellest, kellel on kellegi eratelefonis hea nimekiri.

Tunnid: organisatsiooni registreeritud ja kinnitatud

Vabatahtlike tunnid registreerib organisatsioon, mitte vabatahtlik – 4ongis pole vabatahtlike portaali ning vabatahtlikud ei sisesta oma tunde ise. Iga kanne kinnitatakse eraldi ning summasse ja tõendisse läheb vaid kinnitatud aeg. Rahastajatele esitatavates aruannetes on pidevalt ajakohastatav register koos kinnitatud tundidega vabatahtliku kohta palju usutavam kui lõpus hinnatud ümmargune arv. Mitu vabatahtlikku võib korraga aktiivne olla, sõltub paketist.

Lepingud ja tõendid

Kirjalik leping vabatahtlikuga ja tõend tehtud töö kohta kuuluvad korraliku dokumenteerimise juurde. 4ongis kantakse leping vabatahtliku kaardile koos ülesannete loeteluga. Tõend on nummerdatud ja koostatakse kinnitatud tundidest vabatahtliku soovil – seda pole vaja mälu järgi taastada, kui keegi seda taotluse jaoks vajab. Prinditavad dokumendid on praegu koostatud Rumeenia õiguse alusel ja rumeenia keeles.

Vabatahtlikud samas kontaktibaasis

Väga sageli on üks ja sama inimene korraga vabatahtlik, annetaja ja liige. Eraldi failides need kolm rolli kunagi koos ei paista. 4ongis on inimesed kontaktid ühes baasis siltide ja rollidega ning GDPR-nõusolek märgitakse kanalite kaupa koos ajalooga. Sõnumid vabatahtlikele saadate ise väljaspool platvormi: 4ong ei saada vabatahtlikele e-kirju, SMS-e ega teavitusi.

Korduma kippuvad küsimused

Kes registreerib vabatahtlike tunnid?

Organisatsioon. Vabatahtlikel pole portaali ega sisesta nad oma tunde ise: meeskond registreerib tunnid ja kinnitab need ning kinnitatud tundide summa vabatahtliku kohta on tõendi aluseks.

Kuidas vabatahtliku lepingut registreeritakse?

Leping kantakse vabatahtliku kaardile koos ülesannete loeteluga. Kehtiva lepinguta ei saa ülesannet määrata ega tunde registreerida.

Kuidas vabatahtliku tõend väljastatakse?

Vabatahtliku kinnitatud tundide põhjal. Tõend on nummerdatud, seerias pole lünki ning väljastamine on Teie tegevus – midagi ei lähe vabatahtlikule iseenesest. Prinditavad dokumendid on praegu koostatud Rumeenia õiguse alusel ja rumeenia keeles.

Kas aktiivsete vabatahtlike arvul on piir?

On, paketi järgi: 10 aktiivset vabatahtlikku paketis Start, 50 paketis Plus, 200 paketis Pro ja 800 paketis Premium.

Kuidas arvestatakse alaealisi vabatahtlikke?

Alaealisele on vaja seadusliku esindaja nõusolekut, mis märgitakse kaardile enne, kui teda saab ülesandele määrata. Reeglit jälgib süsteem, see ei jää koordinaatori mälu hooleks.

Kas vabatahtlik võib olla ühtlasi annetaja või liige?

Jah. Inimesed on kontaktid ühes baasis siltide ja rollidega, seega ei pea sama isikut eraldi nimekirjadesse topelt sisestama.

Seotud artiklid

Projektid ja toetused →Jälgige oma projektide eelarvet, kulusid ja aruandluse tähtaegu.Rahakogumiskampaaniad →Jälgige kampaaniate eesmärke ja tulemust, milles vabatahtlikud osalevad.Annetajate haldus →Samas kontaktibaasis on nii annetajad kui ka vabatahtlikud.

Viige vabatahtlike nimekiri sõnumigrupist välja

Nummerdatud register, lepingud ülesannete loeteludega, kinnitatud tunnid ja nummerdatud tõendid – ühest registrist.

Vaata pakette Võta meiega ühendust